Reuniões, frequência e confirmações de presença do grupo
Além do fluxo simples de «registrar uma reunião com contagem de participantes», o TimelyChurch suporta registros de frequência por participante e confirmações de presença (RSVP) para cada reunião. Este artigo percorre como líderes e membros trabalham com ambos.
Como tudo se encaixa
Este recurso tem três partes:
- Reuniões — um registro por reunião (data, tema, notas, uma contagem geral de participantes e uma sala opcional).
- Frequência — um registro de presença/ausência para cada membro em uma reunião específica.
- Confirmações (RSVP) — a intenção de cada membro (sim / não / talvez / pendente) registrada antes da reunião.
Uma reunião pode ter tanto uma lista de RSVP (coletada antes da reunião) quanto uma lista de frequência (registrada durante/depois da reunião). São independentes — um membro pode confirmar «sim» e ainda ser marcado como ausente.
Registrando uma reunião (líder / administrador)
Na página de detalhes do grupo, líderes clicam em Registrar reunião e preenchem:
| Campo | Obrigatório | Notas |
|---|---|---|
| Data | Sim | A data da reunião |
| Hora | Não | A hora da reunião |
| Tema | Não | Texto livre |
| Notas | Não | Texto livre |
| Contagem de participantes | Não | Alternativa geral quando nenhuma frequência por membro é registrada |
| Sala | Não | Se definida, reserva a sala para a reunião |
Membros também podem registrar reuniões pelo portal Meu grupo quando são líderes daquele grupo.
Rastreamento de frequência por participante
Líderes podem marcar um único membro como presente ou ausente, ou marcar vários membros de uma vez. Ao registrar a frequência:
- O sistema verifica que cada membro realmente pertence ao grupo.
- Salva o registro de presença/ausência de cada membro.
- Atualiza a contagem de participantes da reunião para igualar o número de membros marcados como presentes.
A partir de uma reunião você pode ver quem compareceu, quem foi marcado como ausente e um resumo rápido de presentes/ausentes/total.
Respostas de RSVP
Cada membro pode indicar como planeja responder antes da reunião. As quatro opções:
| Valor | Rótulo |
|---|---|
| Sim | Vou |
| Não | Não vou |
| Talvez | Talvez |
| Pendente | Pendente (ainda sem resposta) |
Cada RSVP registra quando foi enviado e pode incluir uma nota opcional.
Atualização pelo lado do líder
Líderes podem registrar um RSVP em nome de um membro que respondeu por fora do sistema (mensagem, e-mail, etc.).
RSVP pelo membro no portal
Membros confirmam presença por conta própria na página Meu grupo do portal. O formulário aceita a resposta e uma nota opcional.
Resumo de RSVP
A reunião mostra a contagem de quantos membros escolheram sim, não, talvez e pendente — útil para mostrar aos líderes quantas pessoas se comprometeram.
Frequência vs. RSVP — quando usar qual
| Pergunta | Use |
|---|---|
| «Quantas pessoas vêm na terça?» | Resumo de RSVP |
| «Quantas pessoas de fato apareceram?» | Registros de frequência |
| «Quem ainda não respondeu?» | RSVPs ainda pendentes |
| «Quem perdeu 3+ reuniões seguidas?» | Registros de frequência (alimenta a lista de membros em risco na aba Saúde) |
A aba Saúde usa registros de frequência (não RSVPs) ao calcular ausências consecutivas e porcentagem média de frequência.
Frequência de turma — um caminho diferente
Para o tipo de motor Turma, a frequência é coletada pelo módulo Check-in em vez da frequência de reunião descrita acima. A aba Frequência em uma turma mostra taxas por estudante derivadas de registros de check-in, não da frequência de reunião. Consulte 09-group-reports.md para detalhes do relatório de frequência de turma.
Excluindo uma reunião
Ao excluir uma reunião, também são removidos seus registros de frequência e RSVP. A data da última reunião e o total de reuniões deste trimestre do grupo são recalculados a partir das reuniões restantes.
Dica: Incentive líderes a registrar frequência por membro (não apenas uma contagem geral) sempre que possível. Dados por membro alimentam a lista de membros em risco, o gráfico de tendência de frequência e o rastreamento de ausências consecutivas — recursos que desaparecem se você preencher apenas a contagem geral de participantes.