Reuniões de grupos, frequência e confirmações de presença (RSVPs)
Grupos privados e públicos podem registrar cada reunião com uma lista de frequência por membro e, quando um grupo solicita confirmações de presença (RSVPs), coletar a resposta de cada membro com antecedência. Veja como líderes e membros trabalham com ambos os recursos.
Como tudo se conecta
Este recurso tem três partes:
- Reuniões: um registro por reunião (data, tópico opcional, notas opcionais).
- Frequência: quem estava lá, marcado quando a reunião é registrada.
- Confirmações de presença (RSVPs): a resposta de cada membro antes da reunião: Vou, Talvez ou Não vou.
Uma reunião pode ter tanto confirmações de presença (coletadas antes da reunião) quanto frequência (registrada depois). Elas são independentes. Um membro pode responder "Vou" e ainda assim não ser marcado como presente.
Registrando uma reunião (Líder / Administrador)
Na página do grupo, abra a aba Reuniões. Em Registrar uma reunião, preencha:
| Campo | Obrigatório | Notas |
|---|---|---|
| Data | Sim | A data de hoje já vem preenchida para você |
| A lista de membros | Não | Toque em Presente ou Ausente para cada membro. Marcar todos como presentes e Marcar todos como ausentes definem todos de uma vez. A linha abaixo contabiliza quantos estão presentes, ausentes e não marcados. Com mais de 8 membros, uma caixa Buscar... aparece acima da lista |
| Tópico (opcional) | Não | Texto livre, ex.: "Discussão do Capítulo 5" |
| Notas (opcional) | Não | Texto livre |
Clique em Registrar reunião. Nada é salvo até que você faça isso. A contagem de frequência da reunião é o número de membros que você marcou como Presente. O horário e a sala da reunião são obtidos dos próprios detalhes de reunião do grupo.
Histórico de reuniões
As reuniões registradas são listadas em Histórico de reuniões, da mais recente para a mais antiga. Cada entrada mostra a data, quantos compareceram, o tópico e as notas e, quando as confirmações de presença estão ativadas, quantos responderam Sim, Não e Talvez.
Clique em Detalhes para ver o Detalhe de frequência daquela reunião: cada membro e se esteve presente.
Respostas de confirmação de presença (RSVP)
Quando o grupo está com a opção Solicitar confirmações de presença ativada (na aba Detalhes do grupo do grupo: "Membros serão solicitados a responder às próximas reuniões"), os membros podem responder para cada próxima reunião:
| Resposta | Mostrado aos líderes como |
|---|---|
| Vou | Sim |
| Talvez | Talvez |
| Não vou | Não |
Confirmação de presença pelo membro no portal
Os próprios membros confirmam presença na página do grupo no portal do membro. A aba Visão geral mostra um cartão Próximos encontros com as próximas reuniões de hoje em diante. Cada reunião tem os botões Vou, Talvez e Não vou, a resposta atual do membro e a contagem de cada resposta ("Vão: 4 · Talvez: 1 · Não vão: 2"). Sem Solicitar confirmações de presença, o cartão não aparece.
As próximas reuniões são as reuniões na aba Reuniões com data de hoje ou posterior. Para coletar confirmações de presença para uma reunião, registre-a com antecedência com sua data futura.
Resumo das confirmações de presença
No Histórico de reuniões, cada reunião mostra uma contagem de quantos membros responderam sim, não e talvez, para que você possa ver quantas pessoas se comprometeram a ir.
Frequência vs. confirmação de presença — Quando usar cada uma
| Pergunta | Usar |
|---|---|
| "Quantas pessoas virão na terça-feira?" | Resumo das confirmações de presença |
| "Quantas pessoas realmente compareceram?" | Frequência |
| "Quem faltou a 3 ou mais reuniões seguidas?" | Frequência (alimenta a lista de ausências consecutivas na aba Saúde) |
A aba Saúde usa a frequência (não as confirmações de presença) ao calcular as ausências consecutivas e a porcentagem média de frequência.
Frequência de turmas — Um caminho diferente
Uma turma não tem a aba Reuniões. Os professores registram a frequência na aba Frequência da turma, em Registrar presença, e uma criança que fez check-in pelo Check-in aparece lá com o selo Com check-in feito. Veja Registrando a frequência da turma e Relatórios de grupos e métricas de saúde para o relatório de frequência da turma.
Excluindo uma reunião
Clique no ícone de lixeira ao lado de uma reunião no Histórico de reuniões e depois em Excluir. Excluir uma reunião também remove seus registros de frequência e confirmação de presença. Sua função precisa de permissão para excluir em Grupos para fazer isso.
Dica: Marque a frequência toda vez que registrar uma reunião, mesmo quando a participação for baixa. A frequência por membro alimenta a lista de ausências consecutivas, a tendência de frequência e a pontuação de saúde.