Gerenciando beneficiários e fornecedores

O que são beneficiários?

Beneficiários (também chamados de fornecedores) são as pessoas e organizações às quais sua igreja paga. Isso inclui concessionárias de serviços públicos, fornecedores, prestadores autônomos, missionários, escritórios denominacionais e qualquer outra parte que receba pagamentos da igreja.

Manter um diretório de beneficiários no TimelyChurch ajuda você a:

• Selecionar beneficiários rapidamente ao registrar transações ou contas a pagar.
• Acompanhar o gasto total por fornecedor ao longo do tempo.
• Identificar fornecedores sujeitos ao formulário 1099 na época de impostos.
• Manter informações de contato e endereços em um só lugar.

Tipos de beneficiário

O TimelyChurch oferece vários tipos de beneficiário para organizar seu diretório de fornecedores:

Encontrando a página de beneficiários

A página Beneficiários e fornecedores fica dentro do módulo Contabilidade, no menu suspenso no final da barra de abas de Contabilidade:

• No modo Contabilidade completa, o menu é rotulado Configuração ▾.
• No modo Cheque simples, o mesmo menu é rotulado Mais ▾.

Abra Configuração ▾ (ou Mais ▾) e escolha Beneficiários. A entrada Beneficiários e fornecedores está disponível nos dois modos de contabilidade.

Adicionando um novo beneficiário

1. Abra o módulo Contabilidade e vá para Configuração ▾ (ou Mais ▾ no modo Cheque simples) > Beneficiários.
2. Clique em Novo beneficiário.
3. Preencha os detalhes:
   • Nome (obrigatório) — O nome do beneficiário como deve aparecer em cheques e relatórios.
   • Tipo — Selecione o tipo de beneficiário no menu suspenso.
   • E-mail de contato — Endereço de e-mail do beneficiário.
   • Telefone de contato — Número de telefone.
   • Endereço — Endereço postal (importante para fornecedores 1099).
   • ID fiscal / EIN — O EIN ou SSN do fornecedor (importante para fornecedores 1099).
   • Fornecedor 1099 — Marque esta caixa se este fornecedor precisar de um 1099 no fim do ano.
   • Notas — Quaisquer notas internas sobre este fornecedor.
4. Clique em Adicionar beneficiário.

Criação rápida de beneficiário no formulário

Ao registrar uma transação, você pode adicionar um beneficiário ausente sem sair do formulário. O campo de beneficiário é uma caixa de busca rotulada Buscar ou adicionar beneficiário.... Comece a digitar o nome — se não houver correspondência, aparece o botão Adicionar "..." como novo beneficiário no menu suspenso. Clique nele e o novo beneficiário é criado e selecionado imediatamente no formulário.

A criação rápida captura apenas o nome do beneficiário. O novo registro é salvo no diretório para você completar depois na página Beneficiários (tipo, endereço, ID fiscal, status 1099).

Editando um beneficiário

1. Encontre o beneficiário na lista, abra o menu de ações (botão ⋮ à direita da linha) e escolha Editar.
2. Atualize os campos necessários.
3. Clique em Salvar alterações.

Buscando e filtrando beneficiários

A página Beneficiários oferece:

• Busca — Digite nome, e-mail ou telefone para encontrar um beneficiário específico.
• Filtro por tipo — Filtre por tipo de beneficiário (Fornecedor, Prestador autônomo, Concessionária etc.).
• Mostrar arquivados — Alterne para incluir beneficiários arquivados na lista.

A lista é paginada (25 por página) e ordenada alfabeticamente por nome.

Arquivando um beneficiário

Se você não faz mais negócios com um fornecedor, mas quer preservar o histórico de transações:

1. Abra o menu de ações do beneficiário (botão ⋮) e escolha Arquivar.
2. O beneficiário deixa de aparecer em listas suspensas e no diretório ativo.
3. Todo o histórico de transações associado é preservado.

Para ver beneficiários arquivados, ative Mostrar arquivados na página Beneficiários. Você pode restaurar um beneficiário arquivado a qualquer momento.

Excluindo um beneficiário

Você só pode excluir um beneficiário sem transações. Se houver transações associadas, arquive-o em vez de excluir.

1. Abra o menu de ações do beneficiário (botão ⋮) e escolha Excluir.
2. Confirme a exclusão.

Mesclando beneficiários

Se houver registros duplicados de beneficiário (por exemplo, "City Electric" e "City Electric Co."), você pode mesclar os registros duplicados:

1. Abra o menu de ações (botão ⋮) do beneficiário que deseja remover (origem) e escolha Mesclar em....
2. Selecione o beneficiário que deseja manter (destino).
3. Clique em Mesclar beneficiário para confirmar.

Todas as transações do beneficiário de origem são reatribuídas ao destino, e o registro de origem é excluído.

Acompanhamento de fornecedores 1099

Igrejas precisam enviar o formulário IRS 1099-NEC para prestadores autônomos e certos fornecedores pagos US$ 600 ou mais em um ano civil. O TimelyChurch ajuda a acompanhar isso automaticamente.

Configurando um fornecedor 1099

1. Ao adicionar ou editar um beneficiário, marque a caixa Fornecedor 1099.
2. Informe o ID fiscal / EIN do fornecedor (EIN ou SSN). Isso é obrigatório para o envio do 1099.
3. Informe o Endereço do fornecedor (obrigatório nos formulários 1099).

Executando o relatório 1099

No fim do ano (ou a qualquer momento para acompanhar o progresso):

1. No módulo Contabilidade, abra a aba Relatórios e vá para o Relatório de fornecedores 1099.
2. Selecione o ano fiscal e clique em Atualizar.
3. O relatório mostra:
   • Todos os fornecedores marcados como 1099.
   • Total de pagamentos feitos a cada fornecedor no ano.
   • Se o fornecedor atingiu o limite de US$ 600 que exige 1099.
   • Um indicador para fornecedores sem ID fiscal.

Clique em Baixar PDF para salvar o relatório nos seus registros ou compartilhar com o contador.

Dica: Consulte o relatório 1099 periodicamente ao longo do ano, não só no fim. Se um prestador autônomo estiver se aproximando do limite de US$ 600, confirme que ID fiscal e endereço estão cadastrados antes de precisar enviar o 1099.

Importante: O TimelyChurch acompanha os dados necessários para relatórios 1099, mas não envia os formulários eletronicamente ao IRS. Você precisará usar os dados do relatório para enviar os 1099 por meio do contador, preparador fiscal ou serviço de envio eletrônico aprovado pelo IRS.