Como o Agendamento de Voluntários É Organizado
O TimelyChurch organiza o agendamento de voluntários em torno do Evento — o espaço de trabalho datado onde tudo daquele dia vive. Este artigo percorre os cinco conceitos que compõem o modelo e mostra exatamente onde cada um fica no painel de administração.
Os Cinco Conceitos
O agendamento de voluntários do TimelyChurch se resume a apenas cinco coisas:
| Conceito | O Que É | Onde Fica |
|---|---|---|
| Event | Uma ocorrência única (por exemplo, «Sunday Worship — May 11»). O hub para tudo que acontece naquele dia. | Planning > Events > escolha um evento |
| Series | Um padrão recorrente que gera eventos (por exemplo, «Sunday Worship, every Sunday at 10 AM»). | Planning > Events, depois ⋮ Mais → Série de eventos (canto superior direito) |
| Team | Um grupo de pessoas que servem juntas (por exemplo, a Equipe de Adoração, a Equipe de Hospitalidade). | People > Groups (filtre por Type: Team) |
| Position | Um papel dentro de uma equipe (por exemplo, Sound Tech, Greeter, Lead Vocalist). | Dentro de cada equipe |
| Assignment | Uma pessoa específica agendada para preencher uma posição específica em um evento específico. | A aba Serving em cada evento |
Você lê da esquerda para a direita: uma Team tem Positions, um Event é gerado por uma Series, e você preenche as posições do evento criando Assignments na aba Serving do evento. Esse é o modelo inteiro.
Onde Encontrar Cada Peça
Um mapa completo dos locais no painel de administração:
- Events — Seção Planning na barra lateral > Events.
- Grade de escala (grade entre eventos de quem serve quando) — Planejamento > Grade de escala na barra lateral, ou o botão Grade de escala no topo da página Events.
- Event Series — na página Events, abra o menu ⋮ Mais e clique em Série de eventos. Dali você pode criar uma nova série, editar uma existente ou executar Preencher automaticamente todos os eventos em todas as ocorrências futuras de uma vez.
- Teams — Seção People na barra lateral > Groups, depois filtre por Type: Team.
- Team Schedule Templates — abra uma equipe e clique na aba Templates. É onde você configura listas de posições com aplicação automática para cada tipo de evento.
- Templates (modelos de dia, modelos de série, modelos de serviço) — na página Events, ⋮ Mais → Modelos.
- Configurações de escala — na aba Detalhes de uma equipe. É onde você ativa Selecionar automaticamente substituto quando alguém recusar, define lembretes e escolhe com quanta antecedência as pessoas são avisadas de que estão escaladas.
- Posições abertas — em qualquer evento, a aba Serving; entre eventos, as células abertas (·) na Grade de escala.
- Need Attention — item de nível superior na barra lateral do admin. Sua aba Escala reúne solicitações de evento, horários de turma sem professor, solicitações de substituto de professores e tarefas de preparação em todos os eventos.
Um Fluxo Típico
Uma semana normal agora se parece com isto:
- A série gera o evento. Sunday Worship é uma série, então o evento de 11 de maio já existe com o horário, sala e (se você tem um modelo de equipe) as posições de serviço certas pré-carregadas.
- Modelos de equipe pré-preenchem as posições. Se você tem um Team Schedule Template que se aplica automaticamente a tipos de evento Worship, 11 de maio já tem vagas para Som, Recepção, Vocais, etc. — você não precisou adicionar essas posições.
- O preenchimento automático escolhe os voluntários. Na aba Serving do evento, clique em Preencher tudo automaticamente (ou faça para a série inteira de uma vez com Preencher automaticamente todos os eventos na página da série).
- Voluntários ficam sabendo e respondem. Cada voluntário é avisado de que está escalado quando a data entra na janela de aviso da equipe (30 dias por padrão), por Telegram ou e-mail, e toca em aceitar ou recusar. Se alguém recusa, a configuração Selecionar automaticamente substituto da equipe pode convidar a próxima pessoa automaticamente.
- Os líderes cuidam do que sobra. Tudo o que continua aberto aparece na Grade de escala; preencha com Atribuir, com uma solicitação de preenchimento ou, pelo Telegram, com
/openslots.
Esse é o ciclo inteiro. Apenas o evento, as posições permanentes da equipe e alguns padrões inteligentes.
O Que Ler em Seguida
- Modelos de Agenda de Equipe — configure um modelo uma vez e cada novo evento daquele tipo chega pré-carregado. A maior economia de tempo no sistema de voluntários.
- Preenchimento Automático em Cascata, Convites de Substituto e Selos de Ausência — os três recursos de administração que lidam com recusas e ausências para você.
- Criando uma Série de Eventos com um Modelo — pule a adivinhação de padrões de repetição e comece de um formato conhecido.
- Agendando Voluntários para Eventos — a referência completa para adicionar posições e designar pessoas.
Dica: Se você só tem tempo para configurar uma coisa, configure um Team Schedule Template. É a única mudança que transforma «tenho que adicionar as mesmas cinco posições a cada evento de domingo» em «nunca mais preciso adicionar uma posição a um evento de domingo».