Como o Agendamento de Voluntários É Organizado
O TimelyChurch organiza o agendamento de voluntários em torno do Evento — o espaço de trabalho datado onde tudo daquele dia vive. Este artigo percorre os cinco conceitos que compõem o modelo e mostra exatamente onde cada um fica no painel de administração.
Os Cinco Conceitos
O agendamento de voluntários do TimelyChurch se resume a apenas cinco coisas:
| Conceito | O Que É | Onde Fica |
|---|---|---|
| Event | Uma ocorrência única (por exemplo, «Sunday Worship — May 11»). O hub para tudo que acontece naquele dia. | Planning > Events > escolha um evento |
| Series | Um padrão recorrente que gera eventos (por exemplo, «Sunday Worship, every Sunday at 10 AM»). | Planning > Events, depois botão Event Series (canto superior direito) |
| Team | Um grupo de pessoas que servem juntas (por exemplo, a Equipe de Adoração, a Equipe de Hospitalidade). | People > Groups (filtre por Type: Team) |
| Position | Um papel dentro de uma equipe (por exemplo, Sound Tech, Greeter, Lead Vocalist). | Dentro de cada equipe |
| Assignment | Uma pessoa específica agendada para preencher uma posição específica em um evento específico. | A aba Serving em cada evento |
Você lê da esquerda para a direita: uma Team tem Positions, um Event é gerado por uma Series, e você preenche as posições do evento criando Assignments na aba Serving do evento. Esse é o modelo inteiro.
Onde Encontrar Cada Peça
Um mapa completo dos locais no painel de administração:
- Events — Seção Planning na barra lateral > Events.
- Grade de escala (grade entre eventos de quem serve quando) — na página Events, clique no botão Grade de escala no canto superior direito.
- Event Series — na página Events, clique no botão Event Series no canto superior direito. Dali você pode criar uma nova série, editar uma existente ou executar Auto-Fill Series em todas as ocorrências futuras de uma vez.
- Teams — Seção People na barra lateral > Groups, depois filtre por Type: Team.
- Team Schedule Templates — abra uma equipe e clique na aba Templates. É onde você configura listas de posições com aplicação automática para cada tipo de evento.
- Interruptor cascade auto-fill — na aba Details de uma equipe, no card de configurações de agendamento. Ative para o sistema escolher substitutos automaticamente quando alguém recusa.
- Posições abertas / necessidades de serviço — em qualquer evento, a aba Serving.
- Need Attention — item de nível superior na barra lateral do admin. O painel único para posições não preenchidas, solicitações de substituto abertas e tarefas de preparação em todos os eventos.
- Sub Requests — visíveis na aba Serving de cada evento e agregadas no painel Need Attention.
Um Fluxo Típico
Uma semana normal agora se parece com isto:
- A série gera o evento. Sunday Worship é uma série, então o evento de 11 de maio já existe com o horário, sala e (se você tem um modelo de equipe) as posições de serviço certas pré-carregadas.
- Modelos de equipe pré-preenchem as posições. Se você tem um Team Schedule Template que se aplica automaticamente a tipos de evento Worship, 11 de maio já tem vagas para Som, Recepção, Vocais, etc. — você não precisou adicionar essas posições.
- Auto-Fill escolhe os voluntários. Na aba Serving do evento, clique em Auto-Fill All (ou faça para a série inteira de uma vez na página da série).
- Voluntários aceitam ou recusam. Eles recebem um e-mail; se alguém recusa, a configuração cascade auto-fill na equipe pode escolher um substituto automaticamente.
- Solicitações de substituto lidam com o que sobra. Qualquer coisa que não pode ser preenchida em cascata aparece em Need Attention para convite de substituto com um clique.
Esse é o ciclo inteiro. Apenas o evento, as posições permanentes da equipe e alguns padrões inteligentes.
O Que Ler em Seguida
- Modelos de Agenda de Equipe — configure um modelo uma vez e cada novo evento daquele tipo chega pré-carregado. A maior economia de tempo no sistema de voluntários.
- Preenchimento Automático em Cascata, Convites de Substituto e Selos de Ausência — os três recursos de administração que lidam com recusas e ausências para você.
- Criando uma Série de Eventos com Modelo — pule a adivinhação de regras de recorrência e comece de um formato conhecido.
- Agendando Voluntários para Eventos — a referência completa para adicionar necessidades de serviço e designar pessoas.
Dica: Se você só tem tempo para configurar uma coisa, configure um Team Schedule Template. É a única mudança que transforma «tenho que adicionar as mesmas cinco posições a cada evento de domingo» em «nunca mais preciso adicionar uma posição a um evento de domingo».