Transações recorrentes

Visão geral

Muitas despesas da igreja e algumas receitas acontecem em um cronograma regular — o aluguel, uma conta mensal de internet, o seguro trimestral, um apoio mensal a um missionário, uma receita fixa de locação. Em vez de inserir cada uma manualmente, você pode guardá-la uma única vez como uma transação recorrente: a conta, o valor, a frequência e a próxima data.

Cada transação recorrente é lançada sozinha na data de vencimento (Lançar transações automaticamente na data de vencimento) ou espera na lista até alguém clicar em Lançar agora. De qualquer forma, a transação que ela registra é uma transação comum nos seus livros.

Encontrando as transações recorrentes

1. Abra Contabilidade na área Finanças.
2. Na barra de abas, abra o menu suspenso no final — Configuração ▾ na Contabilidade completa, Mais ▾ no Livro-caixa simples.
3. Clique em Recorrente.

Isso abre a página Transações recorrentes ("Automatize receitas e despesas regulares"). A página faz parte do módulo Contabilidade, nos dois modos.

O que você pode fazer segue a linha Contabilidade da sua função:

A página Transações recorrentes

Dois cartões ficam no topo:

• Ativo — quantas transações recorrentes estão em andamento (as pausadas não são contadas).
• Vence esta semana — quantas das ativas têm a próxima data nos próximos sete dias. As atrasadas não entram aqui; procure o rótulo vermelho Em atraso na lista.

A lista é ordenada pela próxima data, da mais próxima para a mais distante. Cada linha mostra:

No celular, as mesmas informações aparecem como um cartão por transação recorrente.

Configurando uma transação recorrente

1. Clique em Adicionar recorrente (em uma página vazia, Crie sua primeira transação recorrente).
2. Na janela Criar transação recorrente, preencha:

1. Clique em Criar recorrente.

Configurar uma não lança nada ainda. A primeira transação é registrada na primeira ocorrência — automaticamente se o lançamento automático estiver ligado, ou quando você clicar em Lançar agora.

Nota: Uma transação recorrente guarda uma única Descrição. Ela não tem notas nem número de referência separados; esses pertencem às transações lançadas individualmente. Coloque na descrição qualquer contexto que você queira em toda ocorrência.

Como funciona o lançamento automático

Uma vez por dia, o TimelyChurch verifica todas as transações recorrentes ativas que têm o lançamento automático ligado e lança as que estão vencidas:

• Vencida significa hoje ou antes, no calendário da própria igreja. Uma transação com vencimento no dia 1 é registrada no dia 1 no fuso horário da sua igreja, nunca antes.
• A transação recebe a data programada, não o momento em que foi registrada.
• No máximo uma transação por transação recorrente por dia. Depois que ela é lançada, a próxima data avança um período.
• Nada é lançado duas vezes. Se alguém clicar em Lançar agora ao mesmo tempo, apenas uma transação é registrada.

As datas perdidas não são preenchidas depois

Se uma transação recorrente ficou para trás — por exemplo, foi pausada por seis meses e depois retomada — o lançamento automático registra apenas a data vencida mais recente e passa pelas mais antigas sem lançá-las. Um aluguel mensal retomado depois de seis meses lança o aluguel deste mês, não sete. Se quiser as perdidas nos seus livros, registre-as como transações comuns.

Para evitar isso, clique em Editar antes de retomar uma que ficou pausada por um tempo e defina Próxima ocorrência para a próxima data que você realmente quer lançar.

Quando uma data não pode ser lançada

O lançamento automático deixa uma data de lado e segue para a próxima quando:

• a data cai em um ano fiscal encerrado;
• a data cai dentro de uma conciliação bancária concluída da conta da transação recorrente;
• a conta bancária dela foi arquivada;
• a categoria, o beneficiário ou o fundo não está mais ativo, ou a categoria não corresponde mais ao tipo.

Nada é lançado em um período ou em uma conta que você encerrou. Clique em Editar e corrija a conta ou a categoria para que as datas seguintes sejam lançadas novamente.

Conferindo o que foi lançado

• As transações lançadas aparecem na aba Transações (Entradas / Saídas no Livro-caixa simples) como qualquer outra, e no Registro de auditoria.
• Cada lançamento automático, cada data pulada e cada data que não pôde ser lançada também é registrado na aba Atividade de Configuração da igreja (visível para os administradores da igreja).
• Nenhum e-mail é enviado para lançamentos automáticos. Dê uma olhada nesta página de vez em quando: uma data Em atraso em uma linha com lançamento automático significa que algo a impediu.

Lançando uma transação recorrente manualmente

Para uma transação recorrente com o lançamento automático desligado — ou para lançar uma antes da hora:

1. Encontre-a na lista.
2. Clique em Lançar agora.
3. Uma transação é registrada, com a data de hoje no calendário da sua igreja, e a página confirma "Transação lançada com sucesso. Próxima ocorrência atualizada."
4. A próxima data avança um período.

Lançar agora é recusado, com uma mensagem, quando hoje cai em um ano fiscal encerrado ("Não é possível lançar: o ano fiscal … está encerrado.") ou dentro de uma conciliação bancária concluída da conta ("Não é possível lançar: esta data está dentro de uma conciliação bancária concluída.").

Pulando uma ocorrência

Se uma ocorrência não deve ser registrada — o fornecedor concedeu um mês gratuito, por exemplo:

1. Clique em Pular ("Pular esta ocorrência").
2. Nenhuma transação é criada. A página confirma "Ocorrência ignorada. Próxima data atualizada." e a próxima data avança um período.

Pausando e retomando

Clique em Pausar para interromper uma transação recorrente sem excluí-la. Enquanto estiver pausada, ela nunca é lançada, Lançar agora e Pular ficam ocultos, a Próxima data mostra Pausado, e ela fica fora das contagens Ativo e Vence esta semana.

Clique em Retomar para iniciá-la novamente. A próxima data permanece onde estava — se agora ela está no passado, veja As datas perdidas não são preenchidas depois.

Editando uma transação recorrente

1. Clique em Editar.
2. Na janela Editar transação recorrente, altere o que precisar: tipo, valor, conta, frequência, dia do mês, Próxima ocorrência, data de término, beneficiário, categoria, fundo, descrição, Publicar automaticamente ou Ativo (desmarque para pausar).
3. Clique em Atualizar.

Uma nova Próxima ocorrência deve ser hoje ou depois ("A próxima ocorrência deve ser hoje ou depois."). Se você deixar uma data em atraso sem alterar, o restante das suas alterações ainda é salvo.

As alterações se aplicam apenas a ocorrências futuras. As transações que já foram lançadas permanecem como estão; edite-as na aba Transações, se precisar.

Encerrando ou excluindo uma transação recorrente

• Data de término: quando a programação passa da Data de término, a transação recorrente se pausa sozinha. O histórico permanece.
• Excluir: clique em Excluir e confirme na caixa Excluir transação recorrente ("Tem certeza de que deseja excluir esta transação recorrente? Esta ação não pode ser desfeita."). Apenas a programação é excluída — toda transação que ela já lançou permanece nos seus livros.

Detalhes de frequência

Dica: Para uma programação mensal no fim do mês, preencha Dia do mês. Sem ele, uma programação que cai uma vez em 28 de fevereiro continua no dia 28; com Dia do mês definido como 31, ela volta ao último dia de cada mês.

Usando um assistente de IA

Se a sua igreja conectou um assistente de IA, ele pode listar suas transações recorrentes, configurar novas, editá-las, lançar ou pular a próxima e pausá-las ou retomá-las — cada ação após a sua aprovação. Excluir uma é feito nesta página. Veja Transações Recorrentes e Lançamento Automático por um Assistente de IA.

Boas práticas

Use o lançamento automático para valores fixos. Se o valor nunca muda (aluguel, uma assinatura fixa, um apoio missionário definido), o lançamento automático poupa um passo.

Lance manualmente os valores variáveis. Para contas de serviços públicos ou outras contas cujo valor muda, deixe o lançamento automático desligado. A transação recorrente lembra você nesta página, e você registra o valor real quando a conta chega.

Não registre o mesmo pagamento duas vezes. Se o mesmo pagamento também chega pela importação do seu banco, exclua essa linha do banco ao revisá-la, ou deixe o lançamento automático desligado para essa transação recorrente.

Defina datas de término para compromissos temporários. Se você apoia um missionário por 12 meses ou aluga um espaço por uma temporada, defina a Data de término para que a programação pare sozinha.

Revise antes de conciliar. Dê uma olhada nesta página todo mês — especialmente nas linhas Em atraso e na contagem Vence esta semana — e compare com o seu extrato bancário.

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