Troca entre voluntários

O recurso Troca permite que dois voluntários troquem suas designações de serviço diretamente, sem envolver um administrador. Use quando tiver um conflito na data em que está agendado para servir e um colega serve em uma data que funciona melhor para você.

Quando usar uma troca

Uma troca é a ferramenta certa quando:

• Você e um colega já estão agendados em datas separadas, em uma equipe em que ambos servem.
• Você quer trocar datas um com o outro em vez de recusar e obrigar um coordenador a encontrar um novo preenchimento.
• O outro voluntário ainda não recusou a vaga que você gostaria de assumir.

Se nenhum colega estiver agendado para uma data que funcione para você, recuse a designação ou — se você está no Telegram — peça à sua equipe inteira para cobri-la (veja abaixo). Uma troca não pode preencher uma vaga vazia; só pode mover dois voluntários existentes entre duas designações existentes.

Quem pode propor uma troca

No portal, você pode propor uma troca para uma designação futura à qual ainda não respondeu (ela fica marcada como Precisa de resposta) — o link Propor troca fica ao lado de Confirmar e Recusar. Você pode trocar por qualquer designação futura que um colega tenha em uma das equipes em que você serve; não precisa ser a mesma posição. Líderes de equipe podem usar o mesmo fluxo para suas próprias designações pessoais.

Já confirmou? Use Pedir à equipe para cobrir do Telegram (abaixo) ou fale com seu líder de equipe.

Como propor uma troca

1. Abra Minha agenda no portal.
2. Encontre a designação futura que gostaria de ceder.
3. Ao lado dos botões Confirmar e Recusar, clique em Propor troca.
4. Uma janela intitulada Propor uma troca abre.
5. No menu suspenso A designação deles para assumir, escolha a designação do colega que gostaria de assumir em troca. Ele lista as próximas designações dos seus colegas e mostra primeiro nome, inicial do sobrenome, data e posição.
6. Opcionalmente informe uma Mensagem (opcional) curta para dar contexto (por exemplo, "Tenho um conflito no dia 13").
7. Clique em Enviar solicitação de troca.

A solicitação fica pendente. Seu colega é notificado, e sua solicitação aparece em Suas Solicitações de Troca Pendentes na sua página Minha agenda ("Enviado para [nome] — aguardando resposta."). Mudou de ideia? Clique em Cancelar solicitação enquanto ainda estiver aguardando.

Pedindo à Equipe Inteira (Telegram)

Se você vinculou o Telegram, pode pedir a todos da sua equipe de uma vez, em vez de escolher uma pessoa:

1. Envie /swaps para o bot da sua igreja.
2. Escolha a designação que precisa ser coberta e toque em 📣 Pedir à equipe para cobrir.
3. Todo colega elegível recebe uma mensagem com um botão ✋ Eu posso cobrir. O primeiro a tocar fica com a sua vaga; a mensagem de todos os outros muda para "Já coberto ✅".

Enquanto estiver aberta, sua página Minha agenda a mostra como "Aberto para toda a sua equipe — aguardando alguém assumir." com um botão Cancelar solicitação.

O que o destinatário vê

Quando você recebe uma solicitação de troca de outro voluntário, uma seção Solicitações de troca aparece no topo da sua página Minha agenda (e a solicitação aparece em Precisa da sua resposta no seu painel). Para cada solicitação recebida ela mostra:

• Quem está pedindo
• A vaga que está cedendo
• A vaga que quer assumir de você

Você tem dois botões:

Você pode deixar a solicitação sem resposta se não estiver pronto para decidir — ela permanece ali até você aceitar, recusar, o solicitante cancelar ou a data da designação passar.

Transições de status

Uma solicitação de troca passa por estes estados:

1. Pendente — O solicitante enviou; o destinatário ainda não respondeu. Aparece na seção Solicitações de troca do destinatário.
2. Aceita — O destinatário clicou em Aceitar. Ambas as designações foram trocadas. A solicitação é encerrada.
3. Recusada — O destinatário clicou em Recusar. A solicitação é encerrada e nenhuma alteração é feita na agenda.
4. Cancelada — O solicitante clicou em Cancelar solicitação antes de alguém responder. Nenhuma alteração é feita na agenda.

Uma vez aceita ou recusada, não pode ser desfeita pelo portal. Se houver um erro, contate um líder de equipe ou coordenador.

O que muda na agenda quando uma troca é aceita

Quando uma troca é aceita, o sistema atualiza ambos os registros de designação de voluntário para que as pessoas sejam invertidas entre os dois eventos:

• Ambas as designações passam a Pendente, para que cada pessoa confirme sua nova data.
• Lembretes são enviados com base nas novas designações.
• A aba Serviço do evento e a Grade de escala mostram a nova escalação.
• Se você baixou sua agenda para um aplicativo de calendário (veja Exportação de calendário iCal), baixe-a de novo para pegar a nova data.

Limitações

• Trocas só funcionam entre duas designações existentes. Não podem deixar uma posição vazia nem preencher uma posição vazia.
• Você não pode trocar consigo mesmo.
• Você não pode trocar uma designação que já foi recusada.
• O menu suspenso de troca só mostra designações em equipes em que você serve; qualquer outra coisa precisa ser coordenada por um líder de equipe.
• No portal, Propor troca só é oferecido enquanto sua designação ainda está pendente.

Boas práticas

• Entre em contato primeiro. Uma mensagem rápida antes de enviar a solicitação de troca torna a aceitação mais provável.
• Use o campo de mensagem. Um motivo curto ("Tenho viagem de trabalho naquele fim de semana") ajuda o destinatário a decidir.
• Aceite ou recuse prontamente. Deixar uma troca pendente por muito tempo bloqueia ambas as agendas de se estabilizarem.
• Atualize sua disponibilidade depois. Quando uma troca for concluída, bloqueie a data que você não podia cumprir em Minha agenda → Disponibilidade para que coordenadores saibam do conflito.