Troca entre voluntários
O recurso Troca permite que dois voluntários troquem suas designações de serviço diretamente, sem envolver um administrador. Use quando tiver um conflito na data em que está agendado para servir e um colega serve em uma data que funciona melhor para você.
Quando usar uma troca
Uma troca é a ferramenta certa quando:
- Você e outro voluntário já estão agendados para datas separadas do mesmo tipo de papel.
- Você quer trocar datas um com o outro em vez de recusar e obrigar um coordenador a encontrar um novo preenchimento.
- O outro voluntário ainda não recusou a vaga que você gostaria de assumir.
Se nenhum colega estiver agendado para uma data que funcione para você, você deve recusar a designação ou solicitar um substituto. Trocas não podem preencher uma vaga vazia; só podem mover dois voluntários existentes entre duas designações existentes.
Quem pode propor uma troca
Qualquer voluntário com uma designação de serviço futura pendente ou confirmada pode propor uma troca. Líderes de equipe podem usar o mesmo fluxo para suas próprias designações pessoais. Solicitações de troca são limitadas a pessoas que servem no mesmo tipo de posição para que a troca deixe a agenda com a cobertura certa.
Como propor uma troca
- Abra Minha agenda de serviço no portal.
- Encontre a designação futura que gostaria de ceder.
- Abaixo dos botões Confirmar e Recusar, clique em Propor troca.
- Um modal intitulado Propor uma troca abre.
- No menu suspenso Designação deles para assumir, escolha a designação do colega que gostaria de assumir em troca. O menu lista colegas agendados no mesmo papel em data diferente e mostra primeiro nome, inicial do sobrenome, data e posição.
- Opcionalmente informe uma mensagem curta para dar contexto (por exemplo, "Tenho um casamento no dia 13").
- Clique em Enviar solicitação de troca.
A solicitação fica pendente. Seu colega verá na próxima visita à agenda de serviço e receberá uma notificação.
O que o destinatário vê
Quando você recebe uma solicitação de troca de outro voluntário, um banner roxo Solicitações de troca aparece no topo da página Minha agenda de serviço. Para cada solicitação recebida o banner mostra:
- Quem está pedindo
- A data que está cedendo
- A data que quer assumir de você
- A mensagem opcional deles
Você tem dois botões:
| Ação | O que acontece |
|---|---|
| Aceitar troca | As duas designações são trocadas imediatamente. Você passa a estar agendado na data original do solicitante, e o solicitante na sua data original. Ambas as agendas são atualizadas para todos. |
| Recusar | A solicitação de troca é encerrada. Sua designação permanece na sua agenda inalterada. O solicitante é notificado de que você recusou. |
Você pode deixar a solicitação sem resposta se não estiver pronto para decidir — ela permanece no banner até aceitar, recusar ou a data da designação passar.
Transições de status
Uma solicitação de troca passa por estes estados:
- Pendente — O solicitante enviou; o destinatário ainda não respondeu. Aparece no banner Solicitações de troca do destinatário.
- Aceita — O destinatário clicou em Aceitar. Ambas as designações foram trocadas. A solicitação é encerrada.
- Recusada — O destinatário clicou em Recusar. A solicitação é encerrada e nenhuma alteração é feita na agenda.
Uma vez aceita ou recusada, não pode ser desfeita pelo portal. Se houver um erro, a correção mais fácil é enviar uma nova solicitação de troca na direção oposta ou contatar um líder de equipe ou coordenador.
O que muda na agenda quando uma troca é aceita
Quando uma troca é aceita, o sistema atualiza ambos os registros de designação de voluntário para que as pessoas sejam invertidas entre os dois eventos:
- O status original da designação (pendente vs. confirmado) é mantido para cada pessoa na nova data.
- Confirmações por e-mail e lembretes de evento são enviados com base nas novas designações.
- O Painel do líder de equipe reflete a nova escalação na próxima vez que for carregado.
- Feeds de calendário iCal (veja Exportação de calendário iCal) atualizam na próxima sincronização, para que as novas datas apareçam automaticamente nos calendários pessoais dos voluntários.
Limitações
- Trocas só funcionam entre duas designações existentes. Não podem deixar uma posição vazia nem preencher uma posição vazia.
- Você não pode trocar consigo mesmo.
- Você não pode trocar uma designação que já foi recusada.
- O menu suspenso de troca só mostra colegas do mesmo papel; trocas entre papéis diferentes precisam ser coordenadas por um líder de equipe.
Boas práticas
- Entre em contato primeiro. Uma mensagem rápida antes de enviar a solicitação de troca torna a aceitação mais provável.
- Use o campo de mensagem. Um motivo curto ("Tenho viagem de trabalho naquele fim de semana") ajuda o destinatário a decidir.
- Aceite ou recuse prontamente. Deixar uma troca pendente por muito tempo bloqueia ambas as agendas de se estabilizarem.
- Atualize sua disponibilidade depois. Quando uma troca for concluída, reserve um momento para atualizar sua Disponibilidade de serviço para que coordenadores saibam do novo conflito.