Lista de espera do grupo
Quando um grupo atinge sua capacidade de membros, o TimelyChurch coloca novos interessados em uma lista de espera em vez de recusá-los. Veja a seguir todo o processo: quando a lista de espera é ativada, o que os líderes podem fazer, como oferecer uma vaga e as entradas anteriores.
Quando a lista de espera é ativada
A lista de espera faz parte de todos os grupos Privados e Públicos. Não é preciso ativar nada. Ela entra em ação assim que o grupo fica cheio, o que significa que:
- O grupo tem um número definido em Máx. de membros na aba Detalhes do grupo, e
- O número de membros ativos atingiu esse limite.
Sem um número em Máx. de membros, o grupo nunca é considerado cheio e ninguém é colocado na lista de espera.
A aba Lista de espera do grupo aparece assim que há alguém aguardando, exibindo a contagem de quantas pessoas estão na fila.
Como as pessoas entram na lista de espera
As pessoas entram na lista de espera pela página pública do grupo, seja encontrando-o no Localizador de grupos, escaneando o código QR ou abrindo um link compartilhado. Quando o grupo está cheio, o botão de participação exibe Entrar na lista de espera.
A página mostra a mesma mensagem "Obrigado! Verifique seu e-mail para os próximos passos." de qualquer outra inscrição; o e-mail informa a posição na fila. Se o endereço já pertencer a alguém no seu diretório, essa pessoa precisará confirmar por e-mail primeiro. Cada nova entrada recebe a próxima posição na fila.
Adicionar alguém pelo painel administrativo funciona de forma diferente: se o grupo estiver cheio, a opção Adicionar membro é recusada com a mensagem "Este grupo está no limite de capacidade. Considere adicionar à lista de espera." Aumente o limite em Máx. de membros ou remova alguém primeiro.
Ciclo de vida dos status
Cada entrada na lista de espera possui um status:
| Status | Significado |
|---|---|
| Aguardando | O padrão. A pessoa está na fila e ainda não recebeu a oferta de uma vaga. |
| Notificado | Um líder ofereceu a vaga disponível para a pessoa. Ela tem 48 horas para confirmar antes que a oferta expire. |
| Participou | A pessoa foi movida para o grupo. A entrada é mantida para fins de histórico. |
| Expirado | O prazo de 48 horas passou sem que a vaga fosse aceita. |
| Cancelado | Um líder removeu a pessoa da lista de espera. |
A aba Lista de espera e sua contagem incluem apenas as entradas aguardando e notificadas. Entradas com status participou, expirado e cancelado aparecem em Entradas anteriores na lista de espera.
Ações do líder (Painel administrativo)
A aba Lista de espera mostra a Capacidade atual do grupo (por exemplo, "12 / 12" e Grupo lotado) e, em seguida, cada pessoa na fila com a data em que foi adicionada. Para cada entrada:
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Adicionar ao grupo | Move a pessoa para o grupo como membro |
| Notificar | Oferece à pessoa a vaga disponível (o status passa a ser notificado) e mostra quando a oferta Expira |
| Remover | Retira a pessoa da lista de espera após você confirmar em Remover da lista de espera? |
Essas ações exigem permissão para editar grupos.
As vagas nunca são distribuídas automaticamente. Quando um membro sai ou é removido e há pessoas aguardando, os líderes do grupo recebem um único aviso, "Abriu uma vaga em [group]. Pessoas aguardando: N.", com um link Ver lista de espera, e eles escolhem quem adicionar ou notificar.
Adicionando alguém ao grupo
A opção Adicionar ao grupo verifica alguns pontos antes de adicionar o membro:
- O processo é interrompido se a pessoa já tiver entrado no grupo.
- Se o grupo ainda estiver cheio, retorna um erro: "Não é possível promover — o grupo ainda está na capacidade máxima. Remova um membro primeiro."
- A pessoa é adicionada ao grupo como membro ativo (e ao chat do grupo, quando o chat está ativado).
- A pessoa recebe um e-mail informando que sua entrada no grupo foi aprovada.
O status da entrada na lista de espera passa a ser participou (ela não é excluída), o que preserva o histórico.
Oferecendo uma vaga (Notificar)
A ação Notificar marca a entrada como notificada e envia à pessoa uma mensagem de "vaga disponível" com um link Participar agora, por e-mail — inclusive para pessoas que não têm login — e pelo aplicativo para aquelas que têm. O prazo de 48 horas começa a contar a partir daqui. Se a pessoa não garantir a vaga a tempo, a entrada é marcada como expirada e você pode notificar a próxima pessoa da fila.
Ações do líder (Portal do membro)
Os líderes de grupo que gerenciam uma lista de espera pela aba Lista de espera na página do grupo no portal do membro podem:
| Ação |
|---|
| Adicionar ao grupo (mesma verificação de capacidade do painel administrativo) |
| Remover uma entrada da lista de espera |
Oferecer uma vaga com Notificar é feito pelo painel administrativo.
O que a pessoa vê
Uma pessoa na lista de espera que retorna à página pública do grupo enquanto está conectada vê Na lista de espera, com a mensagem "Você está na posição #N da lista de espera. Avisaremos quando abrir uma vaga.", em vez de um botão para participar.
Quando ela recebe a mensagem de "vaga disponível", o link Participar agora abre uma página que diz "Abriu uma vaga para você neste grupo. Entre agora para garanti-la." Clicar em Entrar no grupo adiciona a pessoa caso a vaga ainda esteja livre. Se outra pessoa tiver preenchido a vaga antes, ela permanece na lista de espera ("Desculpe, a vaga já foi preenchida. Você continua na lista de espera..."). Após 48 horas, o link informa "Esta oferta expirou."
Entradas anteriores na lista de espera
A aba Lista de espera exibe as Entradas anteriores na lista de espera: todos que entraram no grupo, deixaram a oferta expirar ou foram removidos. Isso é útil para:
- Ver quem acabou entrando no grupo.
- Ver quem deixou a vaga expirar.
- Entender a demanda pelo grupo ao longo do tempo.
Práticas recomendadas
- Defina um número realista em Máx. de membros primeiro. Se você não fizer isso, o grupo nunca ficará cheio e a lista de espera nunca será ativada.
- Notifique em lotes de 2-3 pessoas quando tiver várias vagas abertas, em vez de notificar todos de uma vez. Como o prazo é de 48 horas, algumas pessoas deixarão a oferta expirar, portanto mantenha uma margem.
- Abra uma vaga antes de notificar. Uma oferta só pode ser aceita enquanto houver espaço, então remova um membro ou aumente a capacidade primeiro.
Dica: Quando um grupo tem consistentemente 5+ pessoas na lista de espera, considere dividi-lo. Peça aos líderes atuais que treinem um novo líder e dividam o grupo.