Solicitações de professor substituto

O TimelyChurch inclui um sistema integrado de solicitação de substituto que permite a professores solicitar cobertura quando não podem ministrar sua turma atribuída. Outros professores podem ver solicitações abertas e se oferecer para cobrir, garantindo que toda turma tenha cobertura.

Como funcionam as solicitações de substituto

O fluxo de trabalho de solicitação de substituto envolve três passos:

1. Um professor cria uma solicitação de substituto para uma de suas turmas agendadas.
2. A equipe é notificada por notificações no aplicativo e e-mail.
3. Outro professor assume a solicitação, e a agenda é atualizada automaticamente com o novo professor.

Solicitando um substituto (perspectiva do professor)

Professores solicitam substitutos pelo portal:

1. Faça login e navegue até Minha agenda no portal.
2. Encontre a entrada de agenda futura em que precisa de substituto.
3. Clique em Solicitar substituto.
4. Preencha os detalhes da solicitação:
   • Motivo (opcional) — Explique por que precisa de substituto (por exemplo, "Férias em família", "Doença", "Fora da cidade").
   • Urgência — Defina o nível de urgência:
     • Baixa — A data está longe e há bastante tempo para encontrar cobertura.
     • Normal — Solicitação padrão com prazo razoável.
     • Urgente — A turma está chegando muito em breve e cobertura é necessária imediatamente.
5. Envie a solicitação.

O que acontece em seguida

• O status da agenda muda automaticamente para Precisa de substituto.
• Todos os professores da igreja recebem uma notificação sobre a solicitação de substituto aberta.
• O nome do professor solicitante, o nome da turma, a data e o nível de urgência são incluídos na notificação.

Assumindo uma solicitação de substituto (perspectiva do voluntário)

Quando outro professor vê uma solicitação de substituto aberta e está disponível:

1. Navegue até Minha agenda no portal.
2. Solicitações de substituto abertas aparecem em uma seção dedicada da página de agenda.
3. Solicitações em que você foi convidado pessoalmente são destacadas separadamente no topo.
4. Revise os detalhes da solicitação:
   • Qual turma precisa de cobertura.
   • A data.
   • A lição a ser ensinada (se uma estiver atribuída).
   • Quem solicitou originalmente o substituto.
   • O nível de urgência.
5. Clique em Assumir para se oferecer para a atribuição.
6. Você agora está atribuído como professor para aquela entrada de agenda.

Depois de assumir

• O status da solicitação de substituto muda para Atendida.
• A agenda é atualizada com o novo professor e o status muda para Confirmada.
• O professor original é notificado de que sua solicitação foi preenchida.
• Se a agenda tinha conversas de solicitação de suprimentos (por exemplo, pedidos de materiais de artesanato), essas conversas são transferidas automaticamente para o novo professor. Uma mensagem do sistema é adicionada a cada conversa para notar a transferência.

Recusando uma solicitação

Se você visualizar uma solicitação de substituto mas não puder ajudar, pode clicar em Recusar. Recusar simplesmente remove a solicitação da sua visualização — ela permanece aberta para outros professores assumirem.

Solicitações de substituto com convite

Além de transmitir solicitações de substituto para todos os professores, o sistema suporta convites direcionados:

• Admins podem convidar professores específicos para uma solicitação de substituto selecionando-os na lista de professores.
• Professores convidados veem essas solicitações em uma seção separada "Convidado" da página de agenda, tornando-as mais proeminentes que solicitações abertas gerais.
• O rastreamento de convites registra quais professores foram convidados e quando notificações foram enviadas.

Gerenciando solicitações de substituto (perspectiva do admin)

Visualizando solicitações abertas

Admins podem ver solicitações de substituto abertas por meio de:

• A interface de gerenciamento de agenda, onde agendas com status "Precisa de substituto" são sinalizadas.
• O sistema "Precisa de atenção", que destaca agendas sem professor.

Atribuindo um substituto diretamente

Se nenhum professor se voluntariar, um admin pode atribuir um substituto diretamente:

1. Encontre a entrada de agenda que precisa de substituto.
2. Altere o professor atribuído para o substituto.
3. O status da agenda volta para "Agendada" ou "Confirmada."

Cancelando uma solicitação de substituto

Se os planos do professor original mudarem e ele puder ensinar afinal:

1. A solicitação de substituto pode ser cancelada.
2. O status da agenda volta para "Agendada."
3. Nenhuma notificação adicional é enviada para esta solicitação.

Níveis de urgência

Solicitações urgentes são priorizadas na entrega de notificações e podem disparar lembretes de acompanhamento adicionais.

Lembretes automáticos

O sistema envia automaticamente lembretes de acompanhamento para solicitações de substituto abertas:

• Lembretes são enviados para solicitações abertas há mais de 24 horas.
• Apenas solicitações para datas futuras (próximas) recebem lembretes.
• Cada lembrete é rastreado para evitar notificações duplicadas.
• A contagem de notificações é registrada para admins verem quantas vezes uma solicitação foi transmitida.

Cronograma de entrega

Lembretes de solicitação de substituto são enviados como parte das notificações diárias do TimelyChurch:

• Quando saem: Toda manhã às 8:00 no fuso horário local da sua igreja, então toda igreja recebe seus lembretes em uma hora local sensata.
• O que é incluído: O TimelyChurch encontra toda solicitação de substituto aberta cuja data da turma ainda está no futuro e que passou 24+ horas sem resposta, depois reenvia convites e alerta seus admins de igreja.

Se lembretes não estão saindo, verifique que a solicitação de substituto relevante tem mais de 24 horas e a data da turma ainda está no futuro.

Conexão com confirmação de professor

O sistema de solicitação de substituto está diretamente vinculado ao fluxo de trabalho de confirmação de professor:

• Quando um professor recusa uma atribuição de ensino (pelo fluxo de confirmação), a agenda transita automaticamente para status "Precisa de substituto".
• O motivo da recusa fornecido pelo professor é registrado.
• Isso pode disparar a criação de uma nova solicitação de substituto ou sinalizar a agenda para atenção do admin.

Status de solicitação de substituto

Dicas para gerenciar substitutos

• Incentive solicitações antecipadas — Quanto antes um professor souber que não pode comparecer, mais tempo há para encontrar substituto.
• Use níveis de urgência — Definir a urgência certa ajuda outros professores a priorizar quais solicitações precisam de atenção imediata.
• Aproveite convites direcionados — Se souber quais professores estão disponíveis, convide-os diretamente em vez de esperar um voluntário.
• Monitore solicitações abertas — Verifique regularmente solicitações de substituto que permanecem abertas conforme a data se aproxima. Se ninguém assumiu em alguns dias, considere atribuir um substituto diretamente.
• Informe um motivo — Professores devem incluir um motivo ao solicitar substituto. Isso ajuda outros professores a entender a situação e pode incentivar que se ofereçam.