Check-in e frequência em eventos

O TimelyChurch acompanha quem esteve nos seus eventos pelo sistema de Check-in. O Check-in alimenta o rastreamento de chegadas em tempo real com sessões, códigos de segurança e um quiosque, e também é o motor por trás da lista de Estudantes da turma e da lista de Participantes da reunião. Cada evento abre como o Hub de Eventos, e essas ferramentas aparecem como abas na parte superior dessa página (Check-in, Estudantes ou Participantes, dependendo do tipo de evento).

Check-in

O Check-in foi projetado para rastreamento em tempo real de pessoas chegando a um evento. Funciona por meio de sessões de check-in que você inicia e encerra conforme necessário.

Habilitando o Check-in

O Check-in está habilitado por padrão para tipos Culto, Turma/Estudo e Evento. Para eventos de Reunião, ou para habilitá-lo manualmente em qualquer evento:

1. Abra o evento (o Hub de Eventos).
2. Clique no botão Adicionar (ou Adicionar capacidade) na barra de abas.
3. Ative Check-in no grupo Pessoas.
4. A aba Check-in aparece na barra de abas do Hub de Eventos.

Iniciando uma sessão de check-in

1. Abra o evento e clique na aba Check-in.
2. Clique em Iniciar sessão.
3. A sessão agora está ativa e pronta para aceitar check-ins.

Enquanto uma sessão está ativa, a aba Check-in mostra «Check-in ao vivo» com um indicador pulsante e uma contagem em tempo real de quantas pessoas fizeram check-in.

Fazendo check-in de pessoas

Depois que uma sessão está ativa, você pode fazer check-in de pessoas usando a pesquisa de Check-in rápido:

1. Digite o nome ou telefone de uma pessoa na caixa de pesquisa (mínimo de 2 caracteres).
2. Pessoas correspondentes do banco de dados da sua igreja aparecem nos resultados.
3. Clique no botão Fazer check-in ao lado do nome da pessoa.
4. Uma mensagem de confirmação aparece com o nome da pessoa e um código de segurança.

Dica: O código de segurança é útil para check-in do ministério infantil, onde os pais recebem um código que deve corresponder no horário da retirada.

Códigos de segurança e fluxo de retirada

Cada registro de check-in gera um código de segurança exclusivo que vincula a criança ao adulto que a deixou. O padrão típico do ministério infantil é:

1. Entrega: Pai, mãe ou responsável faz check-in da criança. O sistema atribui um código de segurança (visível na confirmação do quiosque, na etiqueta do responsável e na etiqueta da criança).
2. Etiquetas impressas: Uma etiqueta com o código de segurança é impressa para o crachá da criança e uma etiqueta correspondente é entregue ao responsável.
3. Retirada: No final da sessão, o responsável apresenta sua cópia. Um voluntário compara com a etiqueta da criança e só libera a criança quando os códigos correspondem.

Isso evita que uma criança seja liberada para o adulto errado e cria um registro de auditoria vinculado ao registro de check-in.

Etiquetas de check-in imprimíveis

O TimelyChurch suporta o design de layouts de etiquetas imprimíveis personalizados por meio de modelos de etiquetas. Um modelo de etiqueta define as dimensões físicas da etiqueta (largura, altura, unidade, orientação) e os elementos de dados que imprimem nela.

Tipos de modelo integrados:

• Criança — Para crachás de crianças durante eventos do ministério.
• Responsável — Para o comprovante de retirada correspondente que o responsável guarda.
• Voluntário — Para crachás de equipe e voluntários.
• Personalizado — Para qualquer outro caso de uso de etiqueta (visitante, crachá de nome, etc.).

Campos de etiqueta disponíveis incluem detalhes da pessoa (primeiro nome, sobrenome, nome completo, apelido, idade, data de nascimento, série), detalhes de check-in (código de segurança, hora do check-in, nome da turma/grupo, nome da sala, nome da sessão), alertas médicos (alergias, notas especiais, notas médicas), identidade visual da igreja (nome da igreja, logotipo da igreja) e elementos estáticos (texto personalizado, imagem personalizada, linha horizontal, código QR, ícone de escudo de segurança).

Os modelos podem ser marcados como padrão (selecionados automaticamente para seu tipo), ativos ou do sistema (integrados, não excluíveis). Os modelos podem ser projetados uma vez e reutilizados em todos os eventos que têm check-in habilitado.

Visualizando pessoas com check-in feito

Abaixo da área de pesquisa, uma seção Com check-in mostra todos que fizeram check-in na sessão ativa, incluindo:

• Nome e iniciais.
• Quando fizeram check-in (por exemplo, «há 5 minutos»).
• Código de segurança (se aplicável).

Modo quiosque

Para check-in de autoatendimento, você pode abrir uma visualização de quiosque dedicada:

1. Enquanto uma sessão está ativa, clique em Abrir quiosque.
2. Uma nova aba do navegador abre com uma interface de quiosque em tela cheia.
3. Coloque isso em um tablet ou monitor na sua recepção.

O quiosque permite que participantes ou recepcionistas pesquisem e façam check-in de pessoas sem acessar a interface completa de administração.

Encerrando uma sessão

Quando o evento termina ou o check-in está completo:

1. Clique no botão Encerrar sessão na aba Check-in.
2. A sessão é desativada.
3. Todos os registros de check-in são preservados para relatórios.

Check-in para séries de eventos

Quando o check-in está habilitado em uma série de eventos recorrentes, cada ocorrência pode ter sua própria sessão de check-in. A sessão é vinculada àquela ocorrência específica do evento, então as contagens de check-in são acompanhadas por ocorrência.

Frequência em turmas e reuniões

A frequência faz parte do mesmo sistema de Check-in, apresentada por duas abas específicas por tipo no Hub de Eventos: a aba Estudantes para eventos de turma/estudo e a aba Participantes para reuniões. Ambas permitem montar uma lista de pessoas e registrar quem esteve presente fazendo check-in.

A aba Estudantes (turmas)

Para eventos de Turma/Estudo, a aba Estudantes aparece no Hub de Eventos. Ela mostra a lista da turma e permite fazer check-in dos estudantes durante uma sessão.

1. Abra o evento e clique na aba Estudantes.
2. Você verá a lista de estudantes matriculados na turma (geralmente membros do grupo anfitrião).
3. O cabeçalho mostra quantos estão matriculados e quantos estão presentes depois que uma sessão está ativa.

Quando uma sessão de check-in está ativa, cada estudante tem um botão Fazer check-in, e o cabeçalho oferece um botão Fazer check-in de todos para marcar toda a lista como presente de uma vez. Estudantes com check-in feito mostram um selo Presente com a hora e qualquer código de segurança, e podem fazer check-out com o botão Sair.

Nota: A aba Estudantes exige que o evento esteja vinculado a uma turma (grupo anfitrião). Se nenhum grupo estiver vinculado, edite o evento e selecione um grupo anfitrião para habilitar o rastreamento de estudantes.

Adicionando um estudante

Para adicionar alguém à lista da turma:

1. Clique em Adicionar estudante na aba Estudantes.
2. Pesquise uma pessoa existente pelo nome.
3. Clique em Adicionar ao lado da pessoa nos resultados. Ela é matriculada na lista da turma.

Pessoas já matriculadas mostram um selo Matriculado para que você não as adicione duas vezes.

A aba Participantes (reuniões)

Para eventos de Reunião com frequência habilitada, a aba Participantes aparece em vez de Estudantes.

1. Abra o evento e clique na aba Participantes.
2. Use o botão Adicionar participante para pesquisar e fazer check-in de pessoas.
3. Se nenhuma sessão estiver ativa, clique em Iniciar check-in para começar a registrar a frequência.

A lista de participantes mostra:

• Nome e foto de cada pessoa (ou iniciais).
• Quando fizeram check-in.
• Status atual: Presente (ainda com check-in) ou Saiu.

Você pode fazer check-out de alguém com o botão Fazer check-out enquanto uma sessão está ativa. Um resumo na parte inferior mostra a contagem total de participantes e quantos estão presentes no momento.

Adicionando um participante

1. Na aba Participantes, clique em Adicionar participante.
2. Pesquise pelo nome (pelo menos 2 caracteres).
3. Clique em Fazer check-in ao lado da pessoa para registrar a frequência.

Entendendo a diferença

Check-in, Estudantes e Participantes usam o mesmo motor de check-in; a diferença é como cada um é apresentado para o tipo de evento.

Dica: Para cultos grandes, use a aba Check-in com o quiosque. Para turmas de escola dominical, use a aba Estudantes para montar a lista e fazer check-in dos estudantes. Você pode habilitar Check-in no mesmo evento que tem uma aba Estudantes ou Participantes.