Registrando um Reembolso em uma Despesa (reembolso de fornecedor / da Amazon)
Quando um fornecedor reembolsa uma compra que você já registrou — a Amazon devolve o dinheiro de um item devolvido, um fornecedor credita uma cobrança a mais, um congresso reembolsa uma inscrição cancelada — você pode registrar esse reembolso diretamente na transação de despesa original. O TimelyChurch o lança como um crédito correspondente na mesma categoria, fundo e conta, de modo que o dinheiro retorna ao seu banco e a sua despesa líquida naquela categoria cai para o que você realmente pagou. A compra original nunca é editada nem excluída, o que mantém suas reconciliações e sua trilha de auditoria intactas.
Isto é para reembolsos de compras (despesas), não de doações. Se você precisa devolver dinheiro a um doador, use a opção de reembolso na doação daquela pessoa — reembolsar uma doação ajusta o extrato de doações do doador. Tentar reembolsar aqui uma transação de receita é bloqueado com uma mensagem que o direciona ao reembolso da doação.
Duas maneiras de registrar um reembolso de fornecedor. Este artigo trata de registrar um reembolso diretamente na despesa original — a ferramenta certa quando você está partindo da própria compra. Se, em vez disso, o reembolso aparecer como um depósito de entrada enquanto você importa um extrato bancário, você pode classificá-lo ali mesmo na fila de revisão da importação como Reembolso de despesa — veja Importação CSV Bancária. Qualquer caminho resulta na mesma contra-despesa segura em termos financeiros na categoria de despesa original.
Onde fica a ação Reembolsar
Os reembolsos são registrados na aba Transações do módulo de Contabilidade.
- Abra Finanças → Contabilidade e depois a aba Transações (mostrada como Entrada / Saída no modo Simples).
- Encontre a despesa original que você está reembolsando. A barra de busca no topo corresponde a um valor, favorecido, descrição ou número de referência, caso precise localizá-la.
- Abra a transação. Você pode iniciar o reembolso a partir de qualquer um destes lugares:
- No menu de ações da linha — clique no menu ⋯ da linha da despesa e escolha Reembolsar.
- Nos detalhes da transação — clique na transação para abrir a visualização de detalhes e clique no botão Reembolsar no rodapé.
A ação Reembolsar só aparece em despesas. Ela fica oculta em transações de receita e de transferência, e no próprio reembolso (você não pode reembolsar um reembolso — reembolse a compra original em vez disso).
Registrando o reembolso
Ao abrir a ação Reembolsar, aparece a janela Registrar um reembolso:
- Valor do reembolso — Preenchido automaticamente com o valor total da compra original. Altere-o para o que o fornecedor de fato devolveu. Uma dica abaixo do campo mostra o máximo que você pode reembolsar (Até $X,XX).
- Motivo (opcional) — Uma nota curta para os seus registros, como "devolvi os cabos extras" ou "inscrição cancelada". Ela é salva na linha do reembolso.
- Clique em Registrar reembolso.
Aparece uma confirmação: "Reembolso registrado. A compra agora mostra o valor líquido e o dinheiro está de volta no seu banco."
Reembolsos parciais vs. totais
Você pode reembolsar a compra inteira ou apenas parte dela, e pode reembolsar em mais de uma etapa:
- Reembolso total — Deixe o valor como está (o valor original completo) e registre-o.
- Reembolso parcial — Informe apenas a parcela que foi devolvida. Por exemplo, se você comprou $200 em materiais e devolveu um item de $45, informe 45.
- Vários reembolsos ao longo do tempo — Se um fornecedor reembolsa a mesma compra em partes, registre cada um à medida que chega. O TimelyChurch acompanha quanto da compra original ainda é reembolsável e atualiza o limite Até $X,XX a cada vez.
Você não pode reembolsar mais do que a compra valia. O total de todos os reembolsos de uma compra é limitado ao valor original. Se você tentar reembolsar mais do que o saldo reembolsável restante, o reembolso é bloqueado com uma mensagem informando quanto ainda resta. Se você excluir um reembolso mais tarde, aquele valor volta a ficar disponível para reembolso.
Como o reembolso aparece no livro-razão e no orçamento
Um reembolso é registrado como uma contra-despesa — uma despesa negativa na mesma categoria, fundo e conta da compra original, com a data de hoje. Veja o que isso significa na prática:
- O saldo da sua conta bancária sobe pelo valor do reembolso — o dinheiro voltou.
- A despesa líquida na categoria cai — a categoria de despesa agora reflete o que você realmente gastou, e não o valor total anterior ao reembolso. Isso flui diretamente para o seu orçamento vs. realizado e para os seus relatórios de despesas.
- Não é lançado como receita. O reembolso de um fornecedor é uma redução de despesa, não uma doação, portanto não aparece nos totais de doações nem no extrato de doações de ninguém.
- A compra original não muda. Na lista de Transações você verá as duas linhas: a compra original e uma nova linha "Reembolso de: …" referente ao crédito. Juntas, elas resultam no seu custo real.
Como a transação original permanece exatamente como você a registrou, uma reconciliação concluída que já incluía a compra continua válida — o reembolso simplesmente aparece como um novo item a reconciliar quando cair no seu banco.
Proteções e limites
O TimelyChurch protege os livros para que um reembolso não crie confusão:
- Somente despesas. Aqui só é possível reembolsar transações de despesa. Reembolsos de receita (doações) passam pelo fluxo de reembolso de doação.
- Sem reembolsar a mais. A soma dos reembolsos de uma compra nunca pode exceder o valor original.
- Não é possível reembolsar um reembolso. A ação fica oculta nas linhas de reembolso; reembolse a compra original em vez disso.
- Anos fiscais encerrados estão protegidos. Um reembolso recebe a data de hoje, então registrar um em um período que você já encerrou com o Encerramento de fim de ano é bloqueado. Isso impede que um reembolso tardio de um fornecedor reabra silenciosamente livros já finalizados. Se um reembolso realmente pertence a um ano encerrado, um admin precisaria reabrir aquele ano primeiro — veja Encerramento de fim de ano.