Inscrição em eventos
O TimelyChurch oferece um sistema completo de inscrição para eventos, incluindo limites de capacidade, rastreamento de convidados, listas de espera e notificações automáticas.
Habilitando a inscrição
A inscrição pode ser habilitada em dois lugares:
- Ao criar um evento: Marque a caixa Inscrição obrigatória no formulário de criação do evento.
- Em um evento existente: Abra a página de detalhes do evento e ative o recurso Inscrição.
Para Séries de eventos, habilite o alternador Inscrição habilitada ao criar ou editar a série.
Configurações de inscrição
Limite de capacidade
- Máximo de inscrições — Defina o número máximo de pessoas que podem se inscrever. Deixe em branco para capacidade ilimitada.
- Quando o máximo é atingido, o evento aparece como «cheio» e novas inscrições não são aceitas, a menos que uma lista de espera esteja habilitada.
- As vagas restantes são calculadas em tempo real: vagas restantes = máximo de inscrições menos inscrições confirmadas.
Prazo de inscrição
Os eventos suportam uma data de Prazo de inscrição. Depois que essa data passa, a inscrição fecha automaticamente, mesmo que ainda haja vagas disponíveis.
Nota: O prazo, a data de início do evento, o status ativo e a capacidade são todos verificados antes de permitir uma inscrição. Se qualquer condição impedir a inscrição, o formulário de inscrição é desabilitado.
Como a inscrição funciona
Para membros (vinculados a um registro de pessoa)
Quando um membro da igreja se inscreve, sua inscrição é vinculada ao registro de pessoa no TimelyChurch. Isso permite que você:
- Veja o perfil completo dele na lista de inscrições.
- Acompanhe o histórico de frequência em eventos.
- Envie comunicações direcionadas.
Para convidados (sem registro de pessoa)
Convidados podem se inscrever informando:
- Nome — O nome completo do inscrito.
- E-mail — Um endereço de e-mail para confirmações.
Quantidade de convidados
Cada inscrição inclui um campo de Quantidade de convidados, permitindo que o inscrito indique quantos convidados adicionais está trazendo. O total de participantes de uma inscrição equivale a 1 (o inscrito) mais a quantidade de convidados.
Status da inscrição
Cada inscrição tem um dos seguintes status:
| Status | Descrição |
|---|---|
| Inscrito | A pessoa está confirmada para o evento. |
| Cancelado | A inscrição foi cancelada. |
| Compareceu | A pessoa compareceu ao evento (marcado depois do fato). |
Gerenciando inscrições
Visualizando inscrições
- Abra a página de detalhes do evento.
- A contagem de inscrições é exibida de forma destacada na visão geral do evento.
- Clique na seção de inscrições para ver a lista completa de todos os inscritos.
Cancelando uma inscrição
- Na lista de inscrições, você pode cancelar inscrições individuais.
- Uma inscrição pode ser cancelada desde que o evento ainda não tenha passado e o status da inscrição ainda não seja «cancelado» ou «compareceu».
- Quando uma inscrição é cancelada e existe uma lista de espera, a próxima pessoa na lista de espera é notificada automaticamente de que uma vaga foi liberada.
Marcando frequência
- Depois de um evento, você pode atualizar o status de uma inscrição para «compareceu» para acompanhar quem de fato apareceu.
Lista de espera
Quando um evento atinge sua capacidade máxima, inscritos adicionais são colocados em uma lista de espera.
Como a lista de espera funciona
- Uma pessoa tenta se inscrever em um evento cheio.
- Em vez de ser recusada, ela é adicionada à lista de espera com um número de posição.
- As entradas da lista de espera são ordenadas por posição (primeiro a chegar, primeiro a ser atendido).
Status da lista de espera
| Status | Descrição |
|---|---|
| Aguardando | A pessoa está na fila. |
| Notificado | Uma vaga foi liberada e a pessoa foi notificada. Ela tem 48 horas para reivindicá-la. |
| Inscrito | A pessoa reivindicou a vaga e agora está inscrita. |
| Expirado | A pessoa não respondeu em 48 horas. A vaga passa para a próxima pessoa. |
| Cancelado | A pessoa se removeu da lista de espera. |
Promoção automática de vagas
Quando uma inscrição confirmada é cancelada:
- O sistema encontra a próxima pessoa na lista de espera com status «aguardando».
- Essa pessoa é marcada como «notificada» e recebe um e-mail informando que uma vaga está disponível.
- Ela tem 48 horas para reivindicar a vaga.
- Se não responder a tempo, sua entrada expira e a próxima pessoa na lista de espera é notificada.
Dica: A posição na lista de espera é reordenada automaticamente quando entradas são promovidas, canceladas ou expiram, de modo que as entradas restantes sempre têm números de posição sequenciais.
Notificações de confirmação de RSVP
Quando alguém se inscreve em um evento, o TimelyChurch pode enviar um e-mail automático de confirmação de RSVP. Esta notificação inclui:
- O título e a data/hora do evento.
- O local do evento.
- Uma confirmação da inscrição.
Como as pessoas se inscrevem
A inscrição acontece por duas superfícies públicas:
1. Página pública de eventos (sem login)
Visitantes descobrem eventos pelo site público da sua igreja:
- Listagem: uma lista de todos os eventos marcados como Público e Ativo.
- Detalhes do evento: a página de um único evento com descrição, local, hora e um formulário de inscrição (quando a inscrição está habilitada).
Este é o link que aparece em newsletters, publicações em redes sociais e lembretes por e-mail.
2. Portal do membro (membros autenticados)
Membros autenticados usam seu portal do membro:
- Explorar eventos: veja todos os próximos eventos.
- Ver um evento: abra a página de detalhes de qualquer evento.
- Inscrever-se: inscreva-se diretamente, especificando uma quantidade de convidados (0-10) e uma nota opcional.
- Cancelar uma inscrição: cancele uma inscrição. O cancelamento aciona a promoção automática da lista de espera se houver alguém aguardando.
Para manter a capacidade precisa quando vários membros se inscrevem ao mesmo tempo, o sistema processa cada inscrição em ordem, de modo que duas pessoas não possam reivindicar a mesma última vaga. Se o evento ficar cheio primeiro, o membro vê «Este evento está cheio. Você pode entrar na lista de espera».
Dica: Quando você cria um evento com É público habilitado, a página pública de eventos se torna automaticamente o link usado para lembretes por e-mail e URLs de eventos de calendário
.ics. Membros e convidados podem se inscrever sem precisar de uma conta.
Inscrição para séries de eventos
Quando a inscrição está habilitada em uma Série de eventos:
- Cada ocorrência pode aceitar inscrições de forma independente.
- O limite de Máximo de inscrições se aplica por ocorrência, não em toda a série.
- O alternador Lista de espera habilitada permite listas de espera em cada ocorrência.