Inscrição em eventos

O TimelyChurch oferece um sistema completo de inscrição para eventos, incluindo limites de capacidade, rastreamento de convidados, listas de espera e notificações automáticas.

Habilitando a inscrição

A inscrição pode ser habilitada em dois lugares:

1. Ao criar um evento: No painel Criar evento, ative o cartão de capacidade Inscrição. Os campos Máx. de inscrições, Ativar lista de espera quando lotado e Taxa de inscrição aparecem.
2. Em um evento existente: Abra o evento, clique em Editar, marque Exigir inscrição e clique em Salvar alterações.

Para Séries de eventos, ative Inscrição em Recursos ao criar ou editar a série.

Quando a inscrição é ativada em um evento, o TimelyChurch cria um formulário de inscrição para ele nos bastidores e o vincula ao evento. Você o encontra no cartão Formulários de inscrição na aba Visão geral do evento.

Configurações de inscrição

Limite de capacidade

• Máximo de inscrições — Defina o número máximo de pessoas que podem se inscrever. Deixe em branco para capacidade ilimitada.
• Quando o máximo é atingido, o evento aparece como «cheio» e novas inscrições não são aceitas, a menos que uma lista de espera esteja habilitada.
• As vagas restantes são calculadas em tempo real: vagas restantes = máximo de inscrições menos inscrições confirmadas.

Quando a inscrição fecha

A inscrição fecha automaticamente quando o evento já começou, quando o evento não está Ativo ou quando o evento está lotado (a menos que a lista de espera esteja ativada).

Taxa de inscrição

Informe uma Taxa de inscrição para cobrar pelo evento ("deixe 0 para um evento gratuito"). As inscrições pagas são recebidas pelo formulário de inscrição do evento, com pagamentos por cartão processados pelo Stripe. Eventos gratuitos mostram um selo "Gratuito" na página pública do evento.

Como a inscrição funciona

Para membros (vinculados a um registro de pessoa)

Quando um membro da igreja se inscreve, sua inscrição é vinculada ao registro de pessoa no TimelyChurch. Isso permite que você:

• Veja quem se inscreveu nos envios do formulário de inscrição do evento.
• Acompanhe o histórico de frequência em eventos.
• Envie comunicações direcionadas.

Para convidados (sem registro de pessoa)

Convidados podem se inscrever informando:

• Nome — O nome completo do inscrito.
• E-mail — Um endereço de e-mail para confirmações.

Quantidade de convidados

Cada inscrição inclui um campo de Quantidade de convidados, permitindo que o inscrito indique quantos convidados adicionais está trazendo. O total de participantes de uma inscrição equivale a 1 (o inscrito) mais a quantidade de convidados.

Gerenciando inscrições

Visualizando inscrições

1. Abra o evento.
2. O bloco Inscrito no topo mostra quantas pessoas se inscreveram (por exemplo, "12 de 50" quando você define um limite).
3. Na aba Visão geral, o cartão Formulários de inscrição lista o formulário de inscrição do evento com o número de envios. Clique no formulário para ver todos os inscritos e suas respostas.

Dica: Precisa de perguntas extras (tamanho de camiseta, alergias)? Abra o formulário vinculado e adicione campos a ele. Você também pode vincular outro formulário com Adicionar formulário (ou Criar um formulário quando ainda não há nenhum vinculado).

Cancelamentos

Os membros cancelam a própria inscrição pelo Portal do Membro (veja abaixo). Quando uma inscrição é cancelada e existe uma lista de espera, a próxima pessoa na lista de espera é notificada automaticamente de que uma vaga foi liberada.

Para registrar quem de fato veio no dia, use a aba Check-in — veja Check-in de Evento.

Lista de espera

Quando um evento atinge sua capacidade máxima, inscritos adicionais são colocados em uma lista de espera.

Como a lista de espera funciona

1. Uma pessoa tenta se inscrever em um evento cheio.
2. Em vez de ser recusada, ela é adicionada à lista de espera com um número de posição.
3. As entradas da lista de espera são ordenadas por posição (primeiro a chegar, primeiro a ser atendido).

Status da lista de espera

Promoção automática de vagas

Quando uma inscrição confirmada é cancelada:

1. O sistema encontra a próxima pessoa na lista de espera com status «aguardando».
2. Essa pessoa é marcada como «notificada» e recebe um e-mail informando que uma vaga está disponível.
3. Ela tem 48 horas para reivindicar a vaga.
4. Se não responder a tempo, sua entrada expira e a próxima pessoa na lista de espera é notificada.

Dica: A posição na lista de espera é reordenada automaticamente quando entradas são promovidas, canceladas ou expiram, de modo que as entradas restantes sempre têm números de posição sequenciais.

E-mails de confirmação

Quando alguém se inscreve em um evento, o TimelyChurch pode enviar um e-mail automático de confirmação. Esta notificação inclui:

• O título e a data/hora do evento.
• O local do evento.
• Uma confirmação da inscrição.

Como as pessoas se inscrevem

A inscrição acontece por duas superfícies públicas:

1. Página pública de eventos (sem login)

Visitantes descobrem eventos pelo site público da sua igreja:

• Listagem: uma lista de todos os eventos marcados como Público e Ativo.
• Detalhes do evento: a página de um único evento com descrição, local, hora e um formulário de inscrição (quando a inscrição está habilitada).

Este é o link que aparece em newsletters, publicações em redes sociais e lembretes por e-mail.

2. Portal do membro (membros autenticados)

Membros autenticados usam seu portal do membro:

• Explorar eventos: veja todos os próximos eventos.
• Ver um evento: abra a página de detalhes de qualquer evento.
• Inscrever-se: inscreva-se diretamente, especificando uma quantidade de convidados (0-10) e uma nota opcional.
• Cancelar uma inscrição: cancele uma inscrição. O cancelamento aciona a promoção automática da lista de espera se houver alguém aguardando.

Para manter a capacidade precisa quando vários membros se inscrevem ao mesmo tempo, o sistema processa cada inscrição em ordem, de modo que duas pessoas não possam reivindicar a mesma última vaga. Se o evento ficar cheio primeiro, o membro vê «Este evento está cheio. Você pode entrar na lista de espera».

Dica: Em um evento Público, a página pública do evento é o link usado nos lembretes por e-mail e nos arquivos de calendário. Membros e convidados podem se inscrever ali sem precisar de uma conta.

Inscrição para séries de eventos

Quando a inscrição está habilitada em uma Série de eventos:

• A série usa um único formulário de inscrição compartilhado por todas as ocorrências; os inscritos escolhem uma data ao enviá-lo. Abra-o pelo cartão Inscrição na página da série (Formulário de inscrição).
• O limite de Máximo de inscrições se aplica por ocorrência, não em toda a série.
• O recurso Lista de espera permite listas de espera em cada ocorrência.