Solicitações de troca

Às vezes um voluntário não pode servir na data em que está agendado, mas em vez de abandonar a vaga completamente prefere trocar com outro membro da equipe que serve em outra semana. O TimelyChurch tem um fluxo de solicitação de troca entre pares integrado ao portal do membro que permite aos voluntários resolver isso sozinhos — sem precisar que um admin intervenha.

Quando usar troca vs. solicitação de substituto

Uma troca é uma negociação de mão dupla: ambos os voluntários permanecem na agenda, apenas trocam de datas. Pedir à equipe para cobrir é unidirecional — você é coberto e a outra pessoa assume um turno extra.

Como funciona uma troca

Uma solicitação de troca vincula sua designação com a designação de outro voluntário em uma data diferente. Quando a outra pessoa aceita, o sistema troca os dois voluntários em suas designações, de modo que:

• Você passa a estar agendado na data que ela tinha originalmente.
• Ela passa a estar agendada na data que você tinha originalmente.
• Ambas as designações voltam ao status Pendente para que cada voluntário possa reconfirmar o novo compromisso.

Você pode trocar por qualquer designação futura que um colega tenha em uma das equipes em que você serve. Não precisa ser a mesma posição — apenas duas designações futuras reais de dois voluntários diferentes.

Solicitando uma troca

1. Faça login no Portal do Membro.
2. Abra Minha agenda.
3. Encontre a designação que não pode cumprir (ela fica marcada como Precisa de resposta até você responder) e clique em Propor troca.
4. Em Propor uma troca, escolha A designação deles para assumir — a lista mostra as designações futuras dos seus colegas (nome, data e posição).
5. Opcionalmente adicione uma Mensagem (opcional) explicando por que precisa trocar (máx. 500 caracteres).
6. Clique em Enviar solicitação de troca.

Nota: Propor troca aparece enquanto sua designação ainda está pendente, e somente quando pelo menos um colega tem uma designação futura pela qual você pode trocar. Depois que você confirmou, use Pedir à equipe para cobrir no Telegram (abaixo) ou fale com seu líder.

O voluntário alvo é notificado. Até ele responder, sua designação original permanece ativa — você não a abandonou. Se ele recusar ou nunca responder, você continua na agenda para sua data original.

Sua solicitação aparece em Suas Solicitações de Troca Pendentes em Minha agenda ("Enviado para [nome] — aguardando resposta."). Mudou de ideia? Clique em Cancelar solicitação a qualquer momento antes de ser respondida.

Pedindo à Equipe Inteira para Cobrir (Telegram)

Se você conectou sua conta do Telegram, pode pedir à equipe inteira de uma vez, em vez de nomear uma pessoa:

1. Envie /swaps para o bot da sua igreja.
2. Escolha a designação que precisa ser coberta e toque em 📣 Pedir à equipe para cobrir.
3. Todo colega elegível recebe uma mensagem com um botão ✋ Eu posso cobrir.
4. Quem tocar primeiro fica com a vaga. Quem tocar primeiro assume sua vaga; a mensagem de todos os outros muda para "Já coberto ✅".

Enquanto estiver aberta, a solicitação aparece na sua página Minha agenda como "Aberto para toda a sua equipe — aguardando alguém assumir." com um botão Cancelar solicitação.

Respondendo a uma solicitação de troca

Se outro voluntário pedir para trocar com você:

1. Você recebe uma notificação com os detalhes da solicitação (data da designação dele, sua data de designação e qualquer mensagem incluída).
2. No Portal do Membro, a solicitação aparece em Solicitações de troca em Minha agenda (e em Precisa da sua resposta no seu painel). Clique em Aceitar troca ou Recusar.

Aceitar

Quando você aceita:

• Os voluntários das duas designações são trocados imediatamente.
• Ambas as designações são redefinidas para Pendente para que cada um receba um novo prompt de confirmação para a nova data.
• A solicitação de troca é marcada como aceita e recebe carimbo de data/hora.
• O solicitante original é notificado de que a troca foi concluída.

Recusar

Quando você recusa:

• A solicitação de troca é marcada como recusada e recebe carimbo de data/hora.
• Ambas as designações permanecem exatamente como estavam antes — nada muda na agenda.
• O solicitante original é notificado para que possa tentar outro colega, pedir à equipe inteira pelo Telegram ou recusar a designação para que seus líderes encontrem cobertura.

Você só pode responder a solicitações de troca em que é o alvo — o sistema bloqueia tentativas de aceitar ou recusar solicitações endereçadas a outra pessoa.

Status das solicitações de troca

Cada solicitação de troca está em um de quatro estados:

O que os admins veem

A troca é totalmente entre pares, mas os admins não ficam no escuro:

• Após uma troca aceita, ambas as designações atualizadas aparecem na aba Serviço do evento com o nome do novo voluntário.
• Ambas as designações mostram status Pendente, para que você veja de relance quais designações ainda precisam de reconfirmação após a troca.

Admins que quiserem substituir ou cancelar uma troca podem fazê-lo removendo ou redesignando os voluntários diretamente na aba Serviço do evento, da mesma forma que fariam para qualquer outra designação.

Dica: Incentive sua equipe a usar o fluxo de troca em vez de recusar diretamente. Trocas preservam a cobertura automaticamente (sem correria por substituto na véspera) e mantêm as estatísticas de frequência de serviço da equipe equilibradas ao longo do mês.

Dica: Se uma troca for aceita perto da data do evento, verifique se ambos os voluntários realmente reconfirmam suas novas designações pendentes. O sistema redefine o status para Pendente justamente para que você veja quem reconheceu e quem não reconheceu a mudança.