Solicitações de troca
Às vezes um voluntário não pode servir na data em que está agendado, mas em vez de abandonar a vaga completamente prefere trocar com outro membro da equipe que serve em outra semana. O TimelyChurch tem um fluxo de solicitação de troca entre pares integrado ao portal do membro que permite aos voluntários resolver isso sozinhos — sem precisar que um admin intervenha.
Quando usar troca vs. solicitação de substituto
| Situação | Use |
|---|---|
| Você não pode servir e tem um membro específico da equipe em mente que poderia trocar semanas com você | Solicitação de troca |
| Você não pode servir e só precisa de alguém — qualquer pessoa — para cobrir | Solicitação de substituto (veja Solicitações de substituto) |
| Você não pode servir e quer abandonar a vaga completamente | Recuse a designação pelo portal (veja Notificações para voluntários) |
Uma troca é uma negociação de mão dupla: ambos os voluntários permanecem na agenda, apenas trocam de datas. Uma solicitação de substituto é unidirecional — você é coberto e a outra pessoa assume um turno extra.
Como funciona uma troca
Uma solicitação de troca vincula sua designação com a designação de outro voluntário em uma data diferente. Quando a outra pessoa aceita, o sistema troca os dois voluntários em suas designações, de modo que:
- Você passa a estar agendado na data que ela tinha originalmente.
- Ela passa a estar agendada na data que você tinha originalmente.
- Ambas as designações voltam ao status Pendente para que cada voluntário possa reconfirmar o novo compromisso.
As duas designações não precisam ser na mesma posição nem na mesma equipe — apenas duas designações futuras reais de dois voluntários diferentes na mesma igreja.
Solicitando uma troca
- Faça login no Portal do Membro.
- Abra Meu serviço.
- Encontre a designação que não pode cumprir e clique em Solicitar troca.
- Escolha o voluntário (e a designação dele) com quem deseja trocar. O sistema mostra designações futuras de outros membros da equipe na mesma igreja.
- Opcionalmente adicione uma mensagem curta explicando por que precisa trocar (máx. 500 caracteres).
- Clique em Enviar solicitação.
O voluntário alvo é notificado. Até ele responder, sua designação original permanece ativa — você não a abandonou. Se ele recusar ou nunca responder, você continua na agenda para sua data original.
Respondendo a uma solicitação de troca
Se outro voluntário pedir para trocar com você:
- Você recebe uma notificação com os detalhes da solicitação (data da designação dele, sua data de designação e qualquer mensagem incluída).
- No Portal do Membro, clique em Aceitar ou Recusar.
Aceitar
Quando você aceita:
- Os voluntários das duas designações são trocados imediatamente.
- Ambas as designações são redefinidas para Pendente para que cada um receba um novo prompt de confirmação para a nova data.
- A solicitação de troca é marcada como aceita e recebe carimbo de data/hora.
- O solicitante original é notificado de que a troca foi concluída.
Recusar
Quando você recusa:
- A solicitação de troca é marcada como recusada e recebe carimbo de data/hora.
- Ambas as designações permanecem exatamente como estavam antes — nada muda na agenda.
- O solicitante original é notificado para que possa tentar outro colega ou recorrer a uma solicitação de substituto.
Você só pode responder a solicitações de troca em que é o alvo — o sistema bloqueia tentativas de aceitar ou recusar solicitações endereçadas a outra pessoa.
Status das solicitações de troca
Cada solicitação de troca está em um de quatro estados:
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | A solicitação foi enviada. O voluntário alvo ainda não respondeu. |
| Aceita | O alvo aceitou. As duas designações foram trocadas. |
| Recusada | O alvo recusou. Nenhuma alteração foi feita na agenda. |
| Cancelada | Reservado para uso futuro (por exemplo, o solicitante retira a oferta). Atualmente solicitações de troca não podem ser canceladas pelo usuário no portal — se mudar de ideia antes do alvo responder, contate um coordenador. |
O que os admins veem
A troca é totalmente entre pares, mas os admins não ficam no escuro:
- Após uma troca aceita, ambas as designações atualizadas aparecem na aba Serviço do evento com o nome do novo voluntário.
- Ambas as designações mostram status Pendente, para que você veja de relance quais designações ainda precisam de reconfirmação após a troca.
- Os carimbos de data/hora de notificação e de resposta da designação são redefinidos porque o novo voluntário precisa de um fluxo de confirmação novo.
Admins que quiserem substituir ou cancelar uma troca podem fazê-lo removendo ou redesignando os voluntários diretamente na aba Serviço do evento, da mesma forma que fariam para qualquer outra designação.
Dica: Incentive sua equipe a usar o fluxo de troca em vez de recusar diretamente. Trocas preservam a cobertura automaticamente (sem correria por substituto na véspera) e mantêm as estatísticas de frequência de serviço da equipe equilibradas ao longo do mês.
Dica: Se uma troca for aceita perto da data do evento, verifique se ambos os voluntários realmente reconfirmam suas novas designações pendentes. O sistema redefine o status para Pendente justamente para que você veja quem reconheceu e quem não reconheceu a mudança.