Visão geral do sistema de Check-in

O módulo de Check-in do TimelyChurch oferece uma forma segura e familiar de acompanhar a frequência nos seus cultos, turmas e eventos. Ele foi projetado com a segurança infantil no centro: cada criança recebe um código de segurança único e os pais devem apresentar um código correspondente para retirar o filho.

Recursos principais

• Check-in familiar — Busque pelo número de telefone para exibir toda uma família e faça o check-in de vários membros de uma vez.
• Códigos de segurança — Um código alfanumérico único de 6 caracteres é gerado para cada check-in. O mesmo código aparece na etiqueta com o nome da criança e no comprovante de segurança do pai ou da mãe.
• Alertas de alergias e médicos — As informações de alergias e as notas médicas especiais do perfil de uma pessoa são impressas automaticamente nas etiquetas e exibidas durante o check-in.
• Impressão de etiquetas — Imprima etiquetas com o nome da criança e etiquetas de segurança para os pais em impressoras térmicas Brother ou Dymo. Um designer de etiquetas de arrastar e soltar permite personalizar cada detalhe.
• Modo quiosque — Uma interface de autoatendimento em tela cheia otimizada para tablets e telas touch. As famílias podem se buscar pelo número de telefone, escanear um código QR ou buscar por nome.
• Pré-check-in — Os membros podem fazer o pré-check-in pelo portal do membro antes de chegar. Eles recebem um código QR que permite check-in instantâneo no quiosque.
• Várias sessões simultâneas — Execute sessões de check-in separadas para diferentes eventos ou turmas que acontecem ao mesmo tempo (por exemplo, um culto e o ministério infantil funcionando em paralelo).
• Registro de visitantes sem agendamento — Faça o check-in de visitantes pela primeira vez na hora. O sistema cria automaticamente um novo registro de pessoa e um registro familiar.
• Contagem de presentes — Registre uma contagem rápida para áreas que não exigem check-ins individuais (como um auditório geral de adoração).
• Vinculação com eventos — Vincule uma sessão de check-in a um evento do módulo Eventos para que os dados de frequência fluam para os seus relatórios de eventos.
• Presença manual — A frequência agora fica dentro do Check-in. Use o botão Presença manual no cabeçalho da Estação de check-in para marcar retroativamente a lista de uma turma passada. Quando uma pessoa faz check-in em uma turma, um registro de frequência também é criado automaticamente para essa turma naquela data.
• Retiradas autorizadas e contatos de emergência — Os registros familiares incluem quem está autorizado a retirar crianças e a prioridade dos contatos de emergência, tudo visível no momento do check-in e do check-out.
• Check-in e check-out de voluntários — Acompanhe quais professores e voluntários de serviço estão de plantão em cada sessão, com proporções voluntário-criança calculadas ao vivo.
• Alertas de crianças não retiradas — Um painel de segurança exibe crianças que ainda estão com check-in ativo após o horário de término previsto da sessão, com as informações de contato dos pais pré-carregadas para acompanhamento.
• Visualização de ocupação de salas — Um painel com contagens ao vivo mostra cada sala de turma em relação à sua capacidade, para que os líderes identifiquem uma sala que está se aproximando ou ultrapassando o limite antes que vire um problema.
• Modo bloqueio — Um controle de emergência com um toque que suspende os check-outs em todas as sessões ativas simultaneamente. Para reativar é necessária a confirmação com senha de administrador.

Casos de uso comuns

Ministério infantil

Este é o caso de uso principal. Os pais chegam, digitam o número de telefone no quiosque, selecionam quais crianças vão participar e o sistema imprime uma etiqueta com o nome de cada criança e um comprovante de segurança correspondente para o pai ou a mãe. Os professores veem os alertas de alergias na etiqueta. Na retirada, o pai ou a mãe apresenta o código de segurança e a criança só recebe o check-out quando o código coincide e uma pessoa autorizada para a retirada é selecionada da lista da família (um administrador pode substituir isso se necessário).

Escola dominical e pequenos grupos

As turmas configuradas como Grupos do tipo «turma» aparecem automaticamente durante o check-in. Quando uma criança ou adulto está inscrito em uma turma, o quiosque selecionará essa turma automaticamente, sem necessidade de seleção manual. Os registros de frequência são criados no momento do check-in.

Cultos e eventos

Inicie uma sessão de check-in vinculada a um evento específico do módulo Eventos. Use check-ins individuais para reuniões menores ou o modo de contagem de presentes para cultos em auditórios grandes. O relatório da sessão mostra a frequência total, um detalhamento por hora e uma divisão entre crianças e adultos.

Domingos com vários cultos

Se a sua igreja realiza um culto cedo, um culto tarde e um programa infantil simultaneamente, crie uma sessão separada para cada um. O quiosque pedirá às famílias que escolham em qual sessão estão fazendo o check-in.

Como funciona em resumo

1. Um administrador inicia uma sessão de check-in na página da Estação de check-in, vinculando-a opcionalmente a um evento do módulo Eventos.
2. As famílias fazem check-in usando o quiosque (busca por telefone, busca por nome ou escaneamento de código QR) ou um administrador faz o check-in delas pelo painel de administração.
3. Os códigos de segurança são gerados automaticamente. As etiquetas podem ser impressas na hora.
4. Durante o evento, o painel de administração mostra uma lista ao vivo agrupada por sala de turma, com estatísticas em tempo real.
5. Na retirada, o pai ou a mãe apresenta o código de segurança. Para uma criança, o sistema verifica o código e exige que você escolha uma pessoa autorizada para a retirada da lista da família antes de o botão Confirmar check-out ser habilitado. Os administradores podem substituir a autorização de retirada quando necessário ou usar a opção de check-out rápido.
6. Após o evento, o relatório da sessão fornece um resumo completo de frequência com detalhamentos por turma, hora, crianças versus adultos e visitantes pela primeira vez.

Requisitos

• O módulo de Check-in deve estar habilitado no plano de assinatura da sua igreja.
• Para melhores resultados, configure o diretório de Pessoas e os Grupos/Turmas antes de usar o check-in. Isso garante que as famílias estejam vinculadas, que as crianças tenham data de nascimento e informações de alergias, e que as inscrições nas turmas sejam preenchidas automaticamente no quiosque.

Dica: O pré-check-in pelo portal do membro acelera drasticamente as filas do domingo de manhã. Incentive as famílias a fazerem o pré-check-in pelo celular antes de sair de casa.