Encerramento de fim de ano
Visão geral
Fechar ano fiscal finaliza os livros de um ano civil bloqueando todas as transações datadas nesse ano. Depois que um ano é encerrado:
- Nenhuma transação datada nesse ano pode ser registrada, editada ou excluída — incluindo lançamentos contábeis, reembolsos e linhas de importação bancária.
- O ano permanece encerrado para sempre. Encerrar um ano não pode ser desfeito — não há como reabri-lo.
- Todo ano anterior também é tratado como encerrado.
O encerramento não lança uma entrada de encerramento nem zera nenhuma conta. Seus relatórios já tratam a virada de ano por conta própria: o Balanço patrimonial sempre mostra os resultados de anos anteriores como Lucros acumulados (anos anteriores) e os do ano atual como Receita líquida não restrita (acumulada), tenha você encerrado um ano ou não (veja Relatórios Financeiros).
Encerrar os livros não é obrigatório para continuar operando — o TimelyChurch acompanha transações entre anos de qualquer forma — mas é uma boa prática para qualquer igreja com comitê financeiro, auditoria anual ou demonstrações financeiras aprovadas pela diretoria, porque impede que os números aprovados do ano passado mudem.
Somente anos civis: O Encerramento de fim de ano sempre trabalha de 1º de janeiro a 31 de dezembro.
Quando encerrar o ano
A maioria das igrejas encerra os livros depois que a última reconciliação do ano está completa e quaisquer ajustes finais foram registrados. Isso normalmente acontece no final de janeiro ou fevereiro, depois que o extrato bancário de dezembro foi reconciliado.
Como um ano encerrado nunca pode ser reaberto, não encerre até que todo lançamento tardio, ajuste de auditoria e correção desse ano estejam registrados.
Onde encontrar
Vá para Finanças > Contabilidade, abra o menu Configuração ▾ na barra de abas de contabilidade (Mais ▾ no Livro-caixa simples) e escolha Fechar ano fiscal. A página tem o título Encerramento de fim de ano ("Revise e encerre o ano fiscal para bloquear transações.").
Use o menu suspenso de ano no topo para escolher o ano. Ele lista apenas anos passados — do ano da sua primeira transação até o ano passado — e abre no ano passado. Se o ano já está encerrado, a página informa ("O ano fiscal YYYY já está encerrado. Todas as transações deste ano estão bloqueadas.").
Lista de verificação de fechamento
A Lista de verificação de fechamento para YYYY mostra três verificações. "Todos os itens devem ser concluídos antes que o ano possa ser encerrado." Cada item que falha leva você à página onde corrigi-lo.
- Todas as contas bancárias reconciliadas — toda transação datada no ano em cada conta de ativo ativa (conta corrente, poupança, caixa e qualquer outra conta de ativo) deve estar reconciliada. Se não, a página lista cada conta com o número de transações não reconciliadas e um link Ir para conciliação bancária.
- Nenhum lote de depósito aberto — nenhum lote de depósito datado no ano pode ainda estar Aberto. Lotes Fechados e Depositados passam nesta verificação — mas marque todo lote Fechado como depositado antes de encerrar o ano: depois que o ano é encerrado, um lote cujas doações têm data nele não pode mais ser marcado como depositado. Link: Ir para lotes de depósito.
- Nenhuma conta não paga — nenhuma conta a pagar datada no ano (pela data da conta) pode estar Não paga ou Parcialmente paga. Pague a conta, ou exclua-a se foi registrada por engano. Link: Ir para contas a pagar.
Linhas pendentes na fila de revisão de importação bancária não bloqueiam o encerramento — mas, depois que o ano é encerrado, uma linha datada nesse ano não pode mais ser aceita.
Abaixo da lista, o Resumo financeiro de YYYY mostra Total de receitas, Total de despesas e Resultado líquido do ano.
Encerrando o ano
Quando todas as verificações passam:
- Clique em Fechar ano fiscal YYYY.
- Leia a confirmação: "Isso bloqueará todas as transações de YYYY." — nenhuma transação desse ano pode ser editada ou excluída, e "Esta ação não pode ser desfeita."
- Confirme com Fechar ano fiscal YYYY.
Você verá "O ano fiscal YYYY foi encerrado com sucesso. Todas as transações de YYYY agora estão bloqueadas."
Encerrar exige a permissão Fechar na linha de Contabilidade do seu perfil (incluída em Acesso completo).
Fluxo de trabalho do tesoureiro
O processo típico de fim de ano para um tesoureiro de igreja usando o TimelyChurch:
- 31 de dezembro — Pare de registrar novas transações para o ano de encerramento. Continue normalmente para o novo ano.
- Início de janeiro — Aguarde o extrato bancário de dezembro; reconcilie dezembro.
- Meio de janeiro — Registre os lançamentos de ajuste finais que pertencem ao ano de encerramento, pague ou resolva as contas a pagar do ano e conclua qualquer lote de depósito aberto.
- Final de janeiro — Execute relatórios preliminares (Balanço patrimonial, Demonstração de resultados, Relatório do tesoureiro) para o ano de encerramento. Compartilhe com o comitê financeiro.
- Depois da revisão do comitê (e de qualquer auditoria) — Faça correções finais e encerre o ano.
- Pós-encerramento — Gere relatórios finais para o ano encerrado. Distribua à diretoria, arquive nos registros anuais e (se aplicável) entregue ao auditor.
Boas práticas
Não encerre até a auditoria estar finalizada. Se sua igreja é auditada, conclua os lançamentos de ajuste da auditoria antes de encerrar. Um ano encerrado não pode ser reaberto.
Imprima ou gere PDF dos relatórios finais logo após o encerramento. O Balanço patrimonial, a Demonstração de resultados e o Relatório do tesoureiro do ano encerrado são as demonstrações financeiras anuais oficiais da igreja. Salve-as nos seus registros, não apenas no sistema.
Coordene com a folha de pagamento e os 1099s. Declarações de fim de ano (W-2s, 1099s) têm prazos próprios. Confirme que seus dados de fornecedores 1099 estão corretos antes de encerrar — pagamentos em um ano encerrado não podem mais ser corrigidos.