O Que o Seu Assistente de IA Pode Ler e Alterar
Quando um assistente de IA como o Claude ou o ChatGPT está conectado à sua igreja (veja Conectar um Assistente de IA (Conector MCP)), ele pode fazer com você a maior parte do trabalho do dia a dia de um contador: revisar a importação bancária, encontrar e corrigir transações, conciliar, pagar faturas, cuidar do orçamento, registrar a oferta de domingo e preparar relatórios. Este artigo lista, área por área, o que ele pode ler, o que pode alterar e o que fica no site do TimelyChurch.
Três regras valem para tudo abaixo:
- Ler exige apenas que o conector esteja ativado. Alterar qualquer coisa também exige que Permitir que ferramentas de IA proponham alterações esteja ativado para a sua igreja.
- O assistente trabalha com as permissões da pessoa que o conectou e com as áreas que o seu plano inclui -- veja Permissões, Privacidade e Planos do Assistente de IA.
- Nada muda sem uma aprovação. O assistente mostra uma pré-visualização exata do que vai fazer. A maioria das alterações é aplicada depois que você aprova no chat; algumas precisam antes da aprovação de um administrador no site. Elas estão marcadas abaixo. Veja Aprovando Alterações Propostas por um Assistente de IA.
Revisão da Importação Bancária
A fila de revisão é onde as linhas de um arquivo bancário enviado esperam antes de chegar aos seus livros (veja Importação CSV Bancária).
O assistente pode ler
- As linhas aguardando revisão, com a categoria e o beneficiário sugeridos ou escolhidos, valor, data, descrição do banco, taxa, tipo, linhas de divisão, notas, fundo e conta bancária. Ele pode restringir a lista: só as linhas que ainda precisam de categoria, linhas cuja descrição contém uma palavra, um beneficiário, uma categoria sugerida, entradas ou saídas, uma conta, ou linhas alteradas desde a última vez que ele olhou.
- Um resumo do que resta -- quantas linhas e quanto dinheiro por categoria sugerida, por beneficiário, por descrição ou por mês.
- O que contém um depósito de repasse da Stripe: as cobranças, taxas, reembolsos e contestações por trás dele e os totais por fundo. As linhas doação por doação com nomes de doadores só aparecem quando a pessoa conectada pode ver os doadores.
O assistente pode alterar (depois que você aprova no chat)
| O quê | Observações |
|---|---|
| Definir a categoria, o beneficiário, o doador, o fundo, a classe de acompanhamento ou a categoria de taxa | Muitas linhas e vários campos em uma proposta -- por exemplo 12 linhas em "Serviços públicos" e 30 linhas em "Aluguel" de uma vez. |
| Alterar o tipo de uma linha | Receita, despesa, uma transferência entre duas das suas próprias contas, ou um reembolso de uma despesa anterior. |
| Dividir uma linha | Entre 2 e 20 linhas de categoria que somam o valor da linha -- ou remover a divisão. |
| Definir uma nota, a forma de pagamento ou se uma doação é anônima | Um destes de cada vez. |
| Excluir linhas ou trazer de volta linhas excluídas | Uma linha excluída nunca chega aos seus livros. |
| Aceitar linhas nos seus livros | Todas as linhas da proposta são aceitas, ou nenhuma. Toda linha precisa já ter uma categoria do tipo certo (uma categoria de receita para entradas, uma de despesa para saídas) ou ser uma transferência com a outra conta escolhida. |
Categorizar nunca lança nada por si só -- aceitar é sempre uma etapa separada, com a sua própria pré-visualização.
Transações nos Seus Livros
O assistente pode ler
- Uma busca nas suas transações lançadas -- as inseridas manualmente, linhas bancárias aceitas, doações, pagamentos de faturas, reembolsos, linhas de taxa e lançamentos contábeis -- por data, conta, categoria, beneficiário, fundo, classe de acompanhamento, tipo, valor, conciliada ou não, ou uma palavra na descrição, na referência ou no número do cheque. Uma busca cobre os últimos três meses, a menos que você peça outras datas, e no máximo 24 meses de cada vez.
- Uma transação completa: suas notas, linhas de divisão, ao que ela está vinculada (o outro lado de uma transferência, um reembolso, uma linha de taxa, uma fatura, a linha bancária, a doação), os nomes dos seus recibos e seu histórico recente de alterações.
O assistente pode alterar
| O quê | Aprovação |
|---|---|
| Registrar uma transação de receita, despesa ou transferência | No chat |
| Alterar a categoria, o beneficiário, o fundo ou a classe de acompanhamento, ou a descrição, as notas, o número de referência ou o número do cheque, de transações lançadas | No chat |
| Mover transações inseridas manualmente para outra conta; marcar uma transação como transferência entre as suas próprias contas, ou desfazer isso | No chat |
| Excluir transações lançadas (uma linha bancária aceita volta para a fila de revisão) e restaurar as excluídas | No chat |
| Criar um lançamento contábil de 2 a 20 linhas (somente quando a pessoa conectada usa a visão de Contabilidade completa) | No chat |
| Registrar um reembolso em uma despesa, total ou parcial | No chat |
| Corrigir o valor ou a data de uma transação inserida manualmente | No site, depois no chat |
Os seus livros se protegem aqui como no site, e em alguns pontos de forma mais rigorosa. O assistente é recusado -- e diz por quê -- quando uma alteração tocaria o dinheiro de uma transação que está conciliada, pertence a um ano fiscal encerrado ou está ligada a uma doação, a um pagamento de fatura, a um reembolso ou a uma divisão. (Textos como a descrição ou uma nota ainda podem ser corrigidos em uma transação conciliada.) Uma doação nunca é excluída nem reembolsada desta forma (veja O Que Fica Somente no Site), e uma despesa que é o pagamento de uma fatura não pode ser reembolsada: anule o pagamento.
Conciliação Bancária
O assistente pode ler a situação de cada conta bancária: a última conciliação concluída, a que está em andamento com a sua diferença, e quantos depósitos e pagamentos ainda não foram conciliados.
O assistente pode alterar
| O quê | Aprovação |
|---|---|
| Iniciar uma conciliação (data do extrato e saldo final) | No chat |
| Marcar itens como compensados, ou desmarcá-los | No chat |
| Cancelar uma conciliação em andamento | No chat |
| Concluir uma conciliação | No site, depois no chat |
Concluir bloqueia o período definitivamente -- não há como reabrir -- e é por isso que um administrador precisa aprová-la no site. Como no site, a diferença deve ser exatamente $0,00 e nenhum item do período pode ficar sem marcar. Veja Conciliação Bancária.
Faturas
O assistente pode ler as suas faturas: beneficiário, número da fatura, datas, valor, o que já foi pago, o que ainda é devido e quais estão em atraso.
O assistente pode alterar (depois que você aprova no chat)
- Registrar uma nova fatura.
- Editar uma fatura não paga ou parcialmente paga.
- Pagar uma fatura, total ou parcialmente, a partir de uma das suas contas bancárias. A despesa é criada para você, como no site.
- Anular o pagamento de uma fatura, com um motivo. Isso exige a permissão Anular na linha Contabilidade da função da pessoa conectada.
Excluir uma fatura e as configurações de repetição de uma fatura recorrente ficam no site. Veja Contas a Pagar e Pagamentos.
Orçamentos
O assistente pode ler os seus orçamentos com seus totais planejados, as linhas de despesa de um orçamento ativo que chegaram a 90% do valor planejado e o relatório completo de orçamento versus realizado.
O assistente pode alterar (depois que você aprova no chat)
- Criar um orçamento em rascunho -- vazio, copiado de um orçamento anterior, ou com uma linha por categoria tirada do que você realmente recebeu e gastou em um período.
- Definir valores planejados nas linhas de um orçamento. Linhas são adicionadas ou atualizadas, nunca removidas.
- Ativar um orçamento em rascunho.
- Fechar um orçamento ativo. Um orçamento fechado não pode ser reaberto nem editado novamente; a pré-visualização avisa isso.
Um orçamento nunca movimenta dinheiro. Remover uma linha e excluir um orçamento ficam no site. Veja Gerenciamento de Orçamentos.
Transações Recorrentes
O assistente pode listar as suas transações recorrentes, configurar novas, editá-las, lançar ou pular a próxima e pausá-las ou retomá-las. As que têm o lançamento automático ligado são lançadas para você na data de vencimento. Excluir uma é feito na página Transações recorrentes. Veja Transações Recorrentes e Lançamento Automático por um Assistente de IA e Transações recorrentes.
Recibos e Faturas
O assistente pode ler quais recibos estão anexados a uma transação -- nome do arquivo, tamanho, tipo, quando foi adicionado e por quem. Ele nunca recebe o arquivo em si; abra a transação no TimelyChurch para vê-lo.
O assistente pode alterar (depois que você aprova no chat)
- Anexar um recibo do Drive. O arquivo já deve estar no Drive da sua igreja, ser um que a pessoa conectada possa abrir lá, e ser um PDF, JPEG, PNG ou HEIC de 10 MB ou menos. Uma transação aceita até 5 recibos. O assistente não pode navegar pelo Drive, e não pode pegar um arquivo de um endereço da web nem do chat.
- Remover um recibo. O arquivo armazenado é excluído definitivamente.
Nenhuma das duas ações é possível em uma transação com data em um ano fiscal encerrado.
Doações
O assistente pode ler os totais de doações, as doações por fundo, o progresso das campanhas de promessas, as doações online que falharam e que estão sendo tentadas novamente, os seus lotes de depósito e se os seus extratos de doações de fim de ano estão prontos (quantos doadores, quantos sem endereço de e-mail, quantas doações não estão vinculadas a uma pessoa). A situação dos extratos é apenas contagem e exige o nível Tesoureiro.
O assistente pode alterar (depois que você aprova no chat)
- Registrar uma doação feita em dinheiro, cheque, envelope, depósito direto, Cash App, Zelle, Venmo, PayPal ou outra forma offline -- de uma pessoa ou anônima, entre 1 e 10 fundos. É o mesmo que Registrar doação no site: a doação recebe um número de recibo, é lançada nos seus livros e aparece no extrato de doações do doador. Para encontrar quem deu, o assistente busca pessoas pelo nome e recebe de volta apenas nomes.
- Fechar um lote de depósito aberto.
- Marcar um lote de depósito fechado como depositado em uma das suas contas bancárias -- o mesmo que Marcar como depositado no site. Nenhuma receita é adicionada: as doações do lote já estão contadas como receita, e marcar o lote como depositado as move para a conta bancária, de modo que essa conta aumenta no total do lote. Cada doação mantém sua própria data, fundo e referência. A pré-visualização mostra o lote, a conta bancária, quantas doações são movidas e quanto a conta aumenta -- apenas totais e contagens, nunca um doador. Isso exige o nível de Doações Administrador.
O assistente é recusado, com o motivo, quando uma doação do lote já está depositada em outra conta bancária, ainda não está nos seus livros, cai em um ano fiscal encerrado, já está conciliada ou marcada em uma conciliação em andamento, ou tem data dentro de uma conciliação concluída. Reabrir um lote depositado é feito no site e devolve as doações. Veja Lotes de Depósito.
Quem vê os nomes dos doadores é explicado em Permissões, Privacidade e Planos do Assistente de IA.
Listas e Relatórios de Contabilidade
O assistente pode ler
- As suas contas com seus saldos, e as suas categorias, beneficiários, fundos e classes de acompanhamento.
- A posição financeira, o relatório do tesoureiro e orçamento versus realizado.
- O relatório de fornecedores 1099 de um ano -- quem recebeu quanto, e se há um número de identificação fiscal registrado. O número em si nunca é mostrado.
- Se um ano está pronto para ser encerrado: transações não conciliadas, lotes de depósito abertos e faturas não pagas que ainda o impedem.
- O registro de auditoria financeira -- quem alterou o quê, com os valores antes e depois.
O assistente pode alterar (depois que você aprova no chat): adicionar um beneficiário, categoria, fundo ou classe de acompanhamento quando algum estiver faltando. Se já existir um com o mesmo nome, nada novo é criado.
Eventos e Serviço
O assistente pode ler os próximos eventos e seus detalhes, quem está servindo, necessidades de serviço em aberto, e as suas equipes de serviço e respectivas listas.
O assistente pode alterar (depois que você aprova no chat): criar um único evento e designar um voluntário a uma posição de serviço em aberto.
O Que Fica Somente no Site
| Somente no site | Por quê |
|---|---|
| Reembolsar uma doação, e editar ou excluir uma doação | Um reembolso volta para quem deu por meio do seu processador de pagamentos e altera o extrato de doações dessa pessoa. Use a opção de reembolso na doação. |
| Doações online e por cartão, promessas e campanhas | As doações online chegam pela sua página de doações, e as promessas e campanhas são gerenciadas no site. O assistente registra apenas doações offline. |
| Reabrir um lote, abrir um lote e adicionar doações a ele | O assistente pode listar lotes, fechar um aberto e marcar um fechado como depositado. |
| Fechar ano fiscal | Encerrar um ano não pode ser desfeito. O assistente só pode verificar se um ano está pronto. |
| Gerar e enviar por e-mail os extratos de doações | Os extratos vão para os seus doadores. O assistente só pode verificar se estão prontos. |
| Enviar um arquivo bancário | Você envia o arquivo; o assistente trabalha nas linhas depois. |
| Excluir uma fatura, um orçamento ou uma transação recorrente; configurações de fatura recorrente | -- |
| Adicionar ou arquivar contas, saldos iniciais | O assistente só pode adicionar beneficiários, categorias, fundos e classes de acompanhamento. |
Pessoas, famílias, grupos, check-in, comunicação e as outras áreas do TimelyChurch não estão disponíveis para um assistente.
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- Registrando Doações
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