Transações Recorrentes e Lançamento Automático por um Assistente de IA
O aluguel, a conta de internet, um apoio mensal a um missionário, uma receita fixa de locação -- algumas receitas e despesas se repetem em um cronograma. Uma transação recorrente guarda uma delas como modelo: a conta, o valor, a frequência e a próxima data. Com o lançamento automático ligado, o TimelyChurch registra a transação para você em cada data de vencimento. Com o lançamento automático desligado, o modelo espera até que alguém o lance.
Você pode gerenciar as transações recorrentes na página Transações recorrentes em Contabilidade (abra o menu Configuração ▾ -- Mais ▾ no Livro-caixa simples -- e clique em Recorrente; veja Transações recorrentes), ou pedindo ao seu assistente de IA conectado (veja Conectar um Assistente de IA (Conector MCP)). Este artigo cobre o assistente e como o lançamento automático funciona. Como em toda alteração feita por um assistente, você vê uma pré-visualização primeiro e nada acontece até ser aprovado.
O Que Uma Transação Recorrente Guarda
| Campo | Observações |
|---|---|
| Tipo | Receita ou despesa. |
| Valor | O mesmo valor todas as vezes. |
| Conta bancária | Uma das contas bancárias da sua igreja. |
| Frequência | Semanal, Quinzenal, Mensal, Trimestral ou Anual. |
| Dia do mês | Para um modelo mensal. Em um mês mais curto, usa-se o último dia. |
| Próxima data | A primeira (ou próxima) data de lançamento -- hoje ou depois. |
| Data de término | Opcional. Quando a programação passa dela, o modelo se pausa sozinho. |
| Categoria, beneficiário, fundo | Opcionais. A categoria deve corresponder ao tipo (uma categoria de receita para receita, uma de despesa para despesa). |
| Descrição | Copiada para cada transação que o modelo lança -- escreva como deseja que apareça nos seus livros. |
| Lançamento automático | Ligado ou desligado. |
O Que Você Pode Pedir ao Assistente
| Peça | O que acontece | Permissão em Contabilidade |
|---|---|---|
| "Mostre as nossas transações recorrentes" | Uma lista, da mais próxima para a mais distante: descrição, valor, frequência, próxima data, ativa ou pausada, lançamento automático ligado ou desligado, e quais vencem agora ou nos próximos 7 dias. | Ver |
| "Configure uma despesa recorrente…" | Um novo modelo. Configurar não lança nada. | Criar |
| "Mude o valor de…" | O modelo é editado. Só os lançamentos futuros são afetados; as transações já lançadas permanecem como estão. | Editar |
| "Lance o aluguel agora" | Uma transação é registrada, com a data de hoje, e a próxima data avança um período. | Criar |
| "Pule o deste mês…" | Nada é registrado, e a próxima data avança um período. | Editar |
| "Pause…" / "Retome…" | Um modelo pausado nunca é lançado e não pode ser lançado nem pulado até ser retomado. A sua programação é mantida. | Editar |
O assistente não pode excluir um modelo. Pause-o, ou exclua-o na página Transações recorrentes.
Aprovação. Cada uma destas é aprovada no chat, conforme a configuração Aprovação no chat da sua igreja. Como um modelo com lançamento automático ligado passa a registrar transações sem nenhuma outra etapa, configurar um, editar um ou retomar um conta como uma alteração que é lançada nos seus livros: com Apenas alterações lançadas no razão geral selecionado, ele ainda espera pelo seu "Aprovar". Veja Aprovando Alterações Propostas por um Assistente de IA.
Como Funciona o Lançamento Automático
Uma vez por dia o TimelyChurch examina toda transação recorrente ativa que tem o lançamento automático ligado e lança as que estão vencidas.
- Vencida significa hoje ou antes, no calendário da própria igreja. A verificação roda às 06:10 UTC e usa o fuso horário da sua igreja para decidir o que é "hoje". Uma transação com vencimento no dia 1 é registrada no dia 1 pelo seu calendário -- de manhã cedo ou à noite, dependendo de onde você está -- e nunca antes do dia 1.
- A transação recebe a data programada, não o momento em que foi registrada.
- Uma transação por modelo por dia. Depois de lançar, a próxima data avança um período.
- Nunca é lançada duas vezes. Se alguém lançar a mesma ocorrência manualmente no mesmo instante, apenas uma transação é registrada.
As datas perdidas não são preenchidas depois
Se um modelo fica para trás -- por exemplo, foi pausado por seis meses e depois retomado -- o lançamento automático registra apenas a data vencida mais recente e pula as mais antigas. Um modelo mensal retomado depois de seis meses lança a transação deste mês, não sete. Quando você retoma um modelo assim, a pré-visualização diz quantas datas serão puladas.
Se você quiser as perdidas nos seus livros, registre-as você mesmo como transações comuns.
Quando uma data não pode ser lançada
O lançamento automático deixa uma data de lado, avança a programação para a próxima data e registra um aviso quando:
- a data cai em um ano fiscal encerrado;
- a data cai dentro de uma conciliação bancária concluída da conta do modelo;
- a conta bancária do modelo foi arquivada;
- a categoria, o beneficiário ou o fundo não está mais ativo.
Nada é lançado em um período ou em uma conta que você encerrou. Corrija o modelo (peça ao assistente para alterar a conta ou a categoria, ou clique em Editar na página Transações recorrentes) para que as datas seguintes sejam lançadas novamente.
Vendo o que foi lançado
- As transações aparecem nos seus livros como qualquer outra, na aba Transações, e no Registro de Auditoria como uma alteração automática.
- Cada lançamento automático, cada data pulada e cada data que não pôde ser lançada também é registrado na aba Atividade de Configuração da igreja (visível para os administradores da igreja).
- Nenhum e-mail é enviado para lançamentos automáticos. Abra a página Transações recorrentes, peça ao assistente para listar as suas transações recorrentes, ou olhe a aba Atividade para acompanhá-las.
Lançando Manualmente
Para um modelo com o lançamento automático desligado -- ou para registrar um antes da hora -- peça ao assistente para lançá-lo agora, ou clique em Lançar agora na página Transações recorrentes. A transação recebe a data de hoje no calendário da sua igreja. Ela é recusada, com o motivo, quando hoje cai em um ano fiscal encerrado ou dentro de uma conciliação concluída daquela conta, e quando o modelo está pausado.
Boas Práticas
- Use o lançamento automático para valores que nunca variam -- aluguel, uma assinatura fixa. Para valores que mudam a cada vez, como serviços públicos, deixe o lançamento automático desligado e registre o valor real quando a conta chegar.
- Defina uma data de término quando souber qual é, como o último pagamento de um contrato de aluguel.
- Não registre o mesmo pagamento duas vezes. Se o pagamento também chega pela importação do seu banco, exclua essa linha do banco ou deixe o lançamento automático desligado para ele.
- Revise antes de conciliar. Dê uma olhada na página Transações recorrentes (ou peça a lista ao assistente) todo mês e compare com o seu extrato bancário.