Check-in e checkout de voluntários

Voluntários (professores, auxiliares de sala, recepcionistas, segurança, monitores de corredor) fazem check-in e checkout nos cultos assim como as crianças que atendem. Seus registros de check-in são marcados como volunteer para serem contados separadamente das contagens de crianças nas suas estatísticas e relatórios.

Este artigo cobre o fluxo de voluntários de ponta a ponta: como fazer check-in de um voluntário, como fazer checkout e como os registros de voluntários alimentam os relatórios.

Por que acompanhar check-ins de voluntários

Acompanhar quem está de plantão (e em qual sala está servindo) oferece várias vantagens:

1. Responsabilidade. Se algo acontecer em uma sala, você tem um registro de todo adulto que fez check-in.
2. Contagens de sala ao vivo. Líderes do ministério infantil podem ver quantas pessoas (incluindo voluntários) estão em cada sala conforme as famílias chegam, para identificar salas com pouca equipe.
3. Contagens de serviço. Check-ins de voluntários são contados nos seus relatórios (por exemplo, a figura "voluntários neste mês"), útil para reconhecimento de fim de ano e um panorama geral de quem está servindo.
4. Conformidade. Muitas políticas de segurança infantil exigem proporções mínimas adulto-criança (comumente 1:5 para idades 3–5 e 1:8 para idades 6–12). Manter check-ins de voluntários precisos facilita contar esses números manualmente.

Quem pode fazer check-in de voluntários

Qualquer pessoa com acesso ao Check-in (permissão Ver/Editar/Completo no módulo Check-in) pode fazer check-in ou checkout de um voluntário — não é restrito a administradores. Padrões comuns:

• Auto check-in. Um voluntário chega cedo, se encontra na busca por nome da estação e um auxiliar da estação faz seu check-in.
• Check-in do monitor de corredor. Um monitor designado percorre cada sala no início do culto e faz check-in de cada voluntário na sala atribuída.
• Check-in do líder de voluntários. O líder do ministério infantil faz check-in de cada voluntário a partir de um tablet no início do culto.

Escolha o padrão que se encaixa na sua equipe. Muitas igrejas usam uma combinação — quem chega cedo é registrado primeiro, quem chega tarde é pego pelo monitor de corredor.

Dica de permissões: O acesso ao Check-in é definido por função em Equipe e funções, onde cada módulo recebe Nenhum, Ver, Editar ou Completo. Um voluntário que precisa operar a estação deve ter pelo menos Editar no Check-in.

Fazendo check-in de um voluntário

O check-in de voluntário acontece na Estação de check-in admin (não no quiosque de autoatendimento). O voluntário já deve existir como Pessoa no seu diretório de Pessoas.

Voluntários são registrados pelo mesmo fluxo que todos os demais — você busca, seleciona e faz check-in na turma/grupo em que estão servindo. O check-in é marcado como registro de voluntário pela turma atribuída e pela configuração da pessoa; não há um modo separado "Fazer check-in como voluntário" para alternar.

1. Abra Check-in na barra lateral esquerda para abrir a Estação de check-in.
2. Use a aba Busca por telefone ou Busca por nome para encontrar o voluntário.
3. Selecione o voluntário nos resultados.
4. Atribua a turma/grupo em que está servindo hoje (por exemplo, "Jardim", "Monitor de corredor", "Equipe de louvor"). Grupos disponíveis aqui são seus grupos do tipo turma.
5. Se uma sessão já estiver vinculada a um evento, o check-in é registrado contra essa sessão automaticamente.
6. Toque em Fazer check-in (o botão mostra o número de pessoas selecionadas, por exemplo "Fazer check-in de 1 pessoa(s)").

O sistema cria um registro de check-in e:

• Gera um código de segurança de 6 caracteres para o check-in.
• Registra a pessoa na turma/grupo atribuída (para a lista da turma refletir quem está presente).
• Atualiza as contagens ao vivo daquele grupo.

Se não existir sessão ativa para hoje, o sistema cria uma automaticamente ao fazer check-in da pessoa. A sessão herda o evento vinculado se um estiver selecionado.

Proteção contra check-in duplicado

Se a pessoa já fez check-in na mesma sessão, o sistema não cria duplicata — ela aparece na lista "já fez check-in" e é ignorada. Para movê-la a outro grupo, faça checkout primeiro e depois check-in novamente no grupo correto.

Verificações de antecedentes

O TimelyChurch pode manter um status de verificação de antecedentes em cada pessoa e usá-lo para controlar quem tem permissão para servir com crianças. Quando você faz check-in de um voluntário, o sistema lê o status dele e ou o libera, ou avisa você, ou o bloqueia.

Registrando uma verificação de antecedentes (somente administradores)

Uma verificação de antecedentes é registrada no perfil da pessoa, e somente um administrador pode registrá-la. Aprovar uma verificação pode remover um bloqueio de segurança infantil, então, deliberadamente, não é algo que a permissão comum de editar Pessoas possa fazer.

1. Abra Pessoas na barra lateral de administração e abra o perfil da pessoa.
2. Abra a aba Envolvimento. (A aba Envolvimento aparece para qualquer pessoa que seja criança ou que pertença a um grupo, turma, equipe de serviço ou inscrição.)
3. Encontre o cartão Verificação de antecedentes.
4. Marque Verificação de antecedentes aprovada.
5. Defina opcionalmente uma data de Expira (opcional) — útil para políticas que refazem verificações a cada um ou dois anos.
6. Clique em Salvar. Você verá a confirmação «Verificação de antecedentes atualizada.»

Se você não for administrador, o cartão mostra a frase «Apenas administradores podem registrar verificações de antecedentes.» no lugar do formulário.

Nota: Desmarcar «Verificação de antecedentes aprovada» limpa tanto a data registrada quanto a validade, então o status volta a «Sem registro».

(Captura de tela em breve: o cartão Verificação de antecedentes na aba Envolvimento de uma pessoa, mostrando o distintivo de status e a caixa de seleção «Verificação de antecedentes aprovada» com uma data de validade opcional.)

O distintivo de status

O cartão Verificação de antecedentes mostra um distintivo colorido para você ler o status num relance:

Quando uma data de validade é definida, uma indicação exp. aparece ao lado do distintivo. Uma verificação é válida durante todo o dia de validade — alguém cuja verificação expira no dia 30 continua aprovada no dia 30 e expirada no dia 1º. As datas são comparadas no dia local da sua igreja.

Como o controle funciona no check-in de voluntário

Quando você faz check-in de um voluntário (veja Fazendo check-in de um voluntário acima), o status da verificação de antecedentes dele decide o que acontece:

• Aprovada — O voluntário faz check-in normalmente.
• Sem registro — O voluntário ainda faz check-in, e a confirmação mostra um aviso: «Aviso: [nome] não tem verificação de antecedentes registrada.» Nada é bloqueado.
• Expirada — O voluntário não faz check-in. Você verá «A verificação de antecedentes de [nome] expirou em [data]. Um administrador deve renová-la antes que possa servir com crianças.» Renove a verificação na aba Envolvimento da pessoa e tente novamente.

Nota: «Sem registro» apenas avisa; «Expirada» bloqueia totalmente. A diferença é intencional. Uma verificação que venceu é um sinal mais forte do que uma que nunca foi iniciada, então uma verificação expirada barra o voluntário até ser renovada — enquanto igrejas que não acompanham verificações de antecedentes no TimelyChurch ainda podem fazer check-in de voluntários sem atrito.

Substituição de administrador para uma verificação expirada

Às vezes você precisa deixar um voluntário servir hoje enquanto a renovação dele está em andamento. Um administrador — e apenas um administrador; um não administrador nunca pode contornar isso — pode substituir um bloqueio de verificação expirada. Quando um administrador faz a substituição:

• O voluntário faz check-in.
• A confirmação mostra «Aviso: a verificação de antecedentes de [nome] expirou.»
• Uma nota de auditoria permanente é gravada no registro do check-in: «Substituição de verificação de antecedentes expirada por [administrador] para [pessoa] às [hora].» Ela registra quem substituiu a verificação, para quem e quando, de modo que a decisão nunca é silenciosa.

Renove a verificação na aba Envolvimento da pessoa assim que a nova voltar, para que a substituição não seja necessária na próxima vez.

Crachás de voluntário

Voluntários podem usar um crachá de voluntário com nome, função/grupo e código de segurança. Crachás são impressos a partir de um modelo de etiqueta do tipo Voluntário (veja o artigo 5 para detalhes do designer de etiquetas).

1. Depois do check-in, o voluntário aparece na lista ao vivo e pode ser impresso como qualquer outro check-in.
2. Um modelo do tipo Voluntário não é criado automaticamente. "Criar modelos padrão" gera apenas dois modelos — uma Etiqueta infantil clássica e uma Etiqueta de segurança clássica. Para obter um crachá de voluntário, crie um modelo do tipo Voluntário (ou duplique um modelo existente e altere o tipo para Voluntário) e defina-o como padrão para aquele tipo.
3. Você pode criar e editar modelos de voluntário em Configurações de check-in > Designer de etiquetas (abra o ícone de engrenagem Configurações no cabeçalho da Estação de check-in, depois a aba Designer de etiquetas). O Designer de etiquetas agrupa modelos por tipo, incluindo uma seção Crachás de voluntário.

Dica: Um crachá de voluntário consistente e claramente marcado ajuda famílias a identificar imediatamente quem está "de plantão" na área infantil. Esta é uma das melhorias de segurança infantil mais simples que você pode fazer.

Voluntários versus contagens de crianças

Quando você faz check-in de pessoas em uma turma, o sistema mantém uma contagem de quantas pessoas estão naquele grupo e (quando os dados estão disponíveis) quantas são voluntários.

Onde as contagens aparecem

• Dados de ocupação de sala. O endpoint de ocupação de sala ao vivo reporta o número atualmente com check-in por sala (e uma contagem de voluntários por sala) junto com a capacidade da sala e a porcentagem de ocupação. Veja o artigo 12 para como isso é usado.
• Lista da sala de aula. As abas Esperado / Presente / Com checkout e o filtro Sala da lista permitem ver quem está presente em cada turma.

Nota: Uma proporção voluntário-criança calculada automaticamente ao vivo não é exibida atualmente como uma figura no painel da Estação de check-in. Você pode ler a contagem de voluntários e a contagem de crianças de uma sala e comparar com suas metas manualmente.

Metas práticas

Estas são metas comuns usadas por igrejas e padrões de segurança infantil. Ajuste com base nas recomendações da sua seguradora e nas leis locais.

Se uma sala estiver acima da meta, reatribua um voluntário de uma sala menos ocupada ou mova uma criança para outro grupo.

Fazendo checkout de um voluntário

O checkout de voluntário é mais simples que o checkout de criança: nenhum código de segurança é exigido e nenhuma pessoa autorizada para retirada precisa ser selecionada. (Checkouts de crianças agora exigem ambos — o código é verificado e uma pessoa autorizada para retirada deve ser escolhida antes que o checkout seja concluído.)

1. Encontre o voluntário na lista ao vivo (na Estação de check-in ou na página Lista da sala de aula).
2. Toque no botão Sair / Fazer checkout ao lado do nome.
3. O sistema registra o horário de checkout imediatamente — sem prompt de código, sem seletor de retirada.

Isso é intencional. Não há risco de retirada de criança para um voluntário adulto, então não há necessidade de verificar código ou pessoa de retirada.

Nos bastidores:

• O registro de check-in recebe um carimbo de data/hora checked_out_at.
• A contagem ao vivo diminui.

Nota: Checkouts são bloqueados durante bloqueio para todos — o botão Fazer checkout fica desabilitado e o sistema retorna "Checkouts estão suspensos durante bloqueio. Entre em contato com um administrador da igreja." Um voluntário não pode fazer checkout de uma sala até o bloqueio ser liberado. Veja o artigo 9 para detalhes.

Relatórios de voluntários

Registros de check-in de voluntários alimentam alguns lugares:

Página de detalhes da sessão

• Os tiles de estatísticas da página de detalhes da sessão mostram Total com check-in, Presentes agora, Com checkout, Crianças, Adultos e Visitantes de primeira vez. Voluntários (que são adultos) são contados em Adultos nesses tiles.
• Todos que fizeram check-in — incluindo voluntários — aparecem na lista da sessão.

Visão geral de relatórios

• A visão geral de Relatórios inclui uma figura voluntários neste mês, contada a partir de registros de check-in marcados volunteer.

Relatórios de frequência

• Registros de check-in fluem para os relatórios de frequência em Relatórios (Check-in/Frequência), então check-ins de voluntários fazem parte do seu histórico geral de frequência.

Nota: O TimelyChurch também tem um Relatório de voluntários separado e estatísticas de serviço/agendamento baseadas em eventos (rodízio, contagens de serviço em membros de grupo). Esses são impulsionados por atribuições e agendamento de voluntários de evento, que é um recurso diferente de fazer check-in de um voluntário na porta. Fazer check-in de alguém aqui não atualiza por si só as estatísticas de rodízio de serviço do evento.

Problemas comuns

Pessoa já fez check-in

Alguém fez check-in dela antes. Encontre o check-in existente na lista; deixe como está ou faça checkout e check-in novamente no grupo correto.

Voluntário foi registrado no grupo errado

Faça checkout e depois check-in novamente com o grupo correto selecionado. O registro de check-in original é preservado (com carimbos de check-in e checkout), então o rastro de auditoria permanece intacto.

Um voluntário ainda não existe como Pessoa

Voluntários devem ter um registro de Pessoa. Crie um em Pessoas > Adicionar pessoa com no mínimo primeiro nome, sobrenome e telefone. Depois disso podem fazer check-in imediatamente.

Precisa imprimir uma etiqueta depois

Encontre a pessoa na lista de check-in da Estação de check-in e toque no ícone de impressora ao lado do nome para reimprimir a etiqueta. Se você definiu um modelo padrão do tipo Voluntário, crachás de voluntário o usam; caso contrário, a etiqueta usa o modelo padrão aplicável.

Botão "Fazer checkout" está acinzentado

A sessão está em bloqueio. Checkouts (incluindo voluntários) ficam suspensos até um administrador desativar o bloqueio. Veja o artigo 9.

Artigos relacionados

• Processo de check-in — Fluxo de check-in de família/criança.
• Modelos de etiqueta — Projetando o crachá de voluntário.
• Modo bloqueio — Por que checkouts são bloqueados durante bloqueio.
• Ocupação de sala — Ocupação ao vivo e contagens por sala.