Tutorial: Passo a Passo «Gerencie Sua Equipe» para Líder de Equipe

Público: Líder de equipe de adoração (ou qualquer líder de equipe de serviço) responsável por preencher as posições de domingo Tempo necessário: Cerca de 15 minutos Você vai precisar de: Permissão como líder de equipe em pelo menos uma equipe de serviço — pergunte ao administrador da igreja se não tiver certeza

O Que Você Vai Aprender

Ao final deste passo a passo, você saberá como:

• Encontrar a página da sua equipe e entender o que há nela
• Ler os selos Out-of-Office na sua escala para não agendar por engano alguém que está ausente
• Entender como o sistema rotaciona sua equipe (Fair Rotation, Round Robin ou Manual Only)
• Editar o modelo de escala da equipe — a lista de posições com a qual novos eventos podem ser preenchidos automaticamente
• Abrir a Grade de escala para ver a cobertura da sua equipe nas próximas semanas de relance

Você não precisa de acesso administrativo completo para a maior parte disso. A permissão de líder de equipe basta para gerenciar seus membros e modelos. Algumas configurações (a rotação de agendamento da equipe) ficam em uma aba apenas para administradores — apontaremos isso ao longo do caminho.

Passo 1: Encontre a Página da Sua Equipe

Tempo: 1 minuto

1. Faça login no seu painel de administração do TimelyChurch.
2. Na barra lateral, expanda People e clique em Groups.
3. A página lista todos os grupos da sua igreja. Clique na aba de filtro Teams perto do topo para limitar às equipes de serviço.
4. Clique no nome da sua equipe — por exemplo, Worship Team ou Sound Team.

Você chegará à página de detalhes da equipe. Um breadcrumb no topo diz Groups — [sua equipe], e uma linha de abas percorre o painel principal: Group details, Members, Templates (mais algumas dependendo de como sua equipe está configurada).

Dica: Algumas abas são apenas para administradores. Se você é líder de equipe sem acesso administrativo completo a Groups, não verá a aba Group details — chegará em Templates (ou Members) em vez disso. Isso é esperado. Se não vir sua equipe de jeito nenhum, talvez ainda não tenha permissões de líder. Peça ao administrador da igreja para adicioná-lo como líder na aba Group details.

Passo 2: Leia Sua Escala (e os Selos Out-of-Office)

Tempo: 3 minutos

1. Clique na aba Members.
2. Você verá cada membro listado com suas posições designadas.
3. Procure o selo âmbar Out N days · next [date] ao lado dos nomes — eles aparecem automaticamente quando um membro marcou indisponibilidade nos próximos 60 dias. O selo mostra a contagem de datas bloqueadas futuras mais a mais próxima.
4. Passe o cursor sobre um chip de posição na linha de um membro para ver exatamente quais posições ele cobre.

O selo âmbar conta:

• Datas indisponíveis pontuais que o membro adicionou no portal
• Datas bloqueadas por um padrão de indisponibilidade recorrente ativo
• Datas dentro de qualquer intervalo de férias que ele adicionou

Um membro sem bloqueios futuros não tem selo — está totalmente disponível nos próximos 60 dias.

Dica: Incentive sua equipe a configurar a disponibilidade com antecedência. Os selos Out-of-Office só aparecem quando eles registraram no sistema — o que facilita muito a sua vida.

Para mais informações sobre como os membros gerenciam isso, consulte Indisponibilidade Recorrente.

Passo 3: Entenda a Rotação (Fair Rotation, Round Robin ou Manual Only)

Tempo: 3 minutos

A estratégia de rotação controla quem o sistema sugere primeiro — e quem preenche automaticamente — ao cobrir uma posição.

Atenção: As configurações de rotação ficam no card Scheduling Settings na aba Group details, que é apenas para administradores. Se você é usuário apenas líder de equipe, não verá esta aba. Peça ao administrador da igreja para configurar a rotação da sua equipe ou para conceder acesso administrativo a Groups. As opções abaixo são o que seu administrador verá.

1. Abra a aba Group details.
2. Role até o card Scheduling Settings.
3. Escolha uma Rotation Strategy:
   • Fair Rotation (recomendado) — o TimelyChurch rastreia quem serviu há mais tempo e sugere essa pessoa primeiro. Todos recebem turnos iguais ao longo do tempo.
   • Round Robin (fixed order) — o sistema percorre a equipe em uma ordem fixa.
   • Manual Only (disable auto-fill) — desativa o preenchimento automático para você designar todos manualmente. Use para equipes muito pequenas onde a rotação não importa.
4. Defina Min Days Between Serving (padrão 7) para evitar que a mesma pessoa seja agendada com muita frequência.
5. Defina Max Times Per Month — um limite flexível para que ninguém sirva todas as semanas. Deixe em 0 para ilimitado.
6. Opcionalmente ative Enable auto-scheduling e as caixas relacionadas (notificar em designação automática, confirmação automática, seleção automática de substituto ao recusar).
7. Clique em Save Scheduling Settings.

Passo 4: Edite o Modelo de Escala da Sua Equipe

Tempo: 4 minutos

Um modelo de escala é uma lista de posições reutilizável que você pode aplicar ao configurar eventos, para não reconstruir a mesma escalação toda semana. Os modelos também podem ser configurados para aplicação automática a tipos de evento específicos.

1. Clique na aba Templates. O cabeçalho diz Schedule Templates.
2. Você deve ver o(s) modelo(s) existente(s) da sua equipe. O marcado como Default é sugerido primeiro ao criar eventos. Se não existir nenhum, clique em New Template e crie um.
3. Clique na seta (⌄) em uma linha de modelo para expandi-la e ver as posições que inclui.
4. Para editar o nome, a descrição, o status padrão ou a quais tipos de evento se aplica automaticamente, clique no menu ⋮ da linha e escolha Edit Template, faça suas alterações e clique em Save Changes.
5. Na visualização expandida, gerencie posições:
   • Clique em Add Position para adicionar uma função. Escolha a posição, defina Number Needed (por exemplo, 2 para dois vocalistas), adicione uma nota opcional e clique em Add Position.
   • Clique no ✕ ao lado de qualquer linha de posição para removê-la.
6. O menu ⋮ também permite Duplicate o modelo, Set as Default ou Delete.

Eventos existentes que já tiveram um modelo aplicado não são atualizados retroativamente — o modelo só afeta eventos que você criar ou atualizar depois.

Passo 5: Visualize a Grade de Escala

Tempo: 4 minutos

A Grade de escala é sua visualização «tudo de relance». Ela mostra quem está servindo nas próximas semanas para você identificar lacunas antes do domingo de manhã.

1. Na barra lateral, expanda Planning e clique em Events.
2. No cabeçalho da página Events, clique no botão More (⋮) e escolha Schedule Grid. Isso abre o hub de planejamento de Events na aba Schedule Grid.
3. A grade carrega com:
   • Linhas: cada membro da equipe, agrupado por equipe
   • Colunas: as próximas semanas (alterne a janela entre 4, 8 ou 12 semanas)
   • Células: um círculo de status por semana — ✓ Confirmado, ? Pendente, ✕ Recusado, – Indisponível, ou um ponto tênue para uma vaga disponível sem designação. Uma legenda na parte inferior explica cada um.
4. Use as setas de data e o seletor 4 / 8 / 12 wk para mover e redimensionar a janela.
5. Use o botão de filtro Team para limitar a grade a apenas uma equipe se você lidera mais de uma.
6. Clique em Auto-fill N open no canto superior direito para o sistema preencher vagas disponíveis da sua rotação (elas sairão como pendentes para os voluntários confirmarem) e Remind para lembrar quem tem resposta pendente.
7. Clique em Export PDF se quiser imprimir ou compartilhar um instantâneo com um co-líder.

Dica: Abra a Grade de escala toda terça de manhã. Identificar uma semana fraca na terça dá cinco dias para corrigir. Identificá-la no sábado às 21h, não.

Para cobertura mais profunda, consulte Grade de Escala e Visualização de Escala.

O Que Fazer em Seguida

• Envie o Tutorial 03: Configure Sua Disponibilidade a cada membro da sua equipe para que os selos Out-of-Office se preencham.
• Salve o Tutorial 04: Convite de Substituto em Precisa de Atenção para as semanas em que alguém desistir de última hora.
• Leia Solicitações de Troca entre Voluntários para saber como lidar com trocas entre pares quando membros da equipe se substituem entre si.

Você consegue. Sua equipe vai adorar o quão organizado tudo fica.