Preenchimento automático em cascata, convites de substituto e selos de ausência

Quando você monta a escala de um domingo na terça e alguém recusa no sábado à noite, alguns recursos entram em ação para que você não precise correr manualmente atrás de um substituto. Este artigo cobre três ferramentas relacionadas que ficam na equipe e nas páginas de evento:

• Preenchimento automático em cascata ao recusar — quando um voluntário recusa, o sistema escolhe automaticamente o próximo melhor substituto.
• Precisa de Atenção > Convidar professores substitutos — forma de enviar uma solicitação de substituto com um clique a uma lista selecionada de professores disponíveis.
• Indicadores de ausência na aba Membros — um selo visível de relance em cada membro da equipe mostrando datas bloqueadas futuras.

Juntos, eles tratam a maior parte da rotatividade do dia a dia para que você possa focar em pessoas em vez de papelada.

Preenchimento automático em cascata ao recusar

Por padrão, quando um voluntário recusa uma designação, sua vaga fica vazia e aparece em Precisa de Atenção no evento. Com o preenchimento automático em cascata habilitado em uma equipe, o sistema em vez disso executa imediatamente o agendador automático para aquela vaga e escolhe o melhor substituto disponível — sem cliques do admin.

Ativando (por equipe)

1. Na barra lateral admin, clique em Grupos.
2. Abra a equipe para a qual deseja habilitar o preenchimento automático em cascata.
3. Encontre o card Configurações de agendamento na página da equipe.
4. Ative Escolher substituto automaticamente quando alguém recusar.
5. Escolha a estratégia de rotação que a cascata deve usar:
   • Rotação justa — escolhe quem está há mais tempo sem servir (recomendado para a maioria das equipes).
   • Rodízio — escolhe a próxima pessoa em uma ordem explícita que você define na aba Membros da equipe.
6. Salve.

O que acontece quando alguém recusa

1. O voluntário clica em Recusar no e-mail ou no portal.
2. O sistema marca a designação como Recusada e imediatamente pontua todos os membros qualificados e disponíveis da equipe para aquela posição.
3. O melhor candidato é designado automaticamente como Pendente.
4. Ele recebe um e-mail de designação da mesma forma que qualquer novo designado.
5. Se ele também recusar, a cascata tenta de novo — até 3 tentativas no total.
6. Após 3 tentativas falhas, o sistema para de cascatear e recai em uma solicitação de substituto que vai para o card Precisa de Atenção do evento.

Quem a cascata ignora

A cascata respeita toda regra normal de agendamento, então não escolherá alguém que:

• Se marcou como indisponível naquela data (ou tem um padrão recorrente que bloqueia).
• Já está designado para outra posição naquele evento ou em um sobreposto.
• Atingiu o limite pessoal máximo por mês ou viola a regra mínima de dias entre serviços da equipe.
• Optou por não participar do agendamento automático.

Por isso é seguro deixar a cascata ativada: ela nunca redesignará alguém que disse estar indisponível.

Dica: O preenchimento automático em cascata é mais seguro em equipes com pelo menos 6-8 membros ativos. Para equipes muito pequenas (como uma escala de 2 Técnicos de Som), a cascata frequentemente esgota candidatos e cai na solicitação de substituto mesmo, então é mais limpo deixá-la desligada e ir direto para convites manuais de substituto.

Precisa de Atenção > Convidar professores substitutos

Quando a cascata desiste (ou você a tem desligada), a vaga aberta aparece na seção Precisa de Atenção do evento em Solicitações de substituto abertas. Em vez de enviar e-mail a voluntários um por um, você pode disparar um convite a vários de uma vez:

1. Abra o evento e role até Precisa de Atenção.
2. Encontre a solicitação de substituto aberta e clique em Convidar professores (ou Convidar voluntários, dependendo do tipo de equipe).
3. Um modal abre listando todo membro da equipe que está disponível naquela data (exclui quem já está designado, indisponível ou acima do limite mensal).
4. Marque as caixas ao lado das pessoas que deseja convidar. Pode escolher uma ou várias.
5. Opcionalmente adicione uma nota ("Agradecemos muito a ajuda — aviso de última hora!").
6. Clique em Enviar.

Cada convidado recebe um e-mail e uma notificação no portal com um botão Vou ajudar com um clique. O primeiro a reivindicar a vaga a preenche; todos os outros recebem um acompanhamento educado de "obrigado, esta vaga foi preenchida".

Quando usar isto vs. Cascata

Ambos podem ser usados na mesma equipe — a cascata roda primeiro, e Convidar professores é seu fallback para o que passar.

Indicadores de ausência na aba Membros da equipe

Abra qualquer página de equipe e clique na aba Membros. Cada linha de membro mostra duas informações de relance:

• Seu papel/posição na equipe.
• Qualquer indisponibilidade futura como um selo âmbar Ausente.

O formato do selo é "Ausente N dias · próximo 15 de maio" — a contagem total de datas bloqueadas futuras, mais a mais próxima.

Por que importa

Antes de gastar tempo escolhendo voluntários manualmente para o próximo mês, olhe a aba Membros. Membros com selos âmbar já disseram que não estarão disponíveis, então:

• Pule-os no seu modelo mental.
• Entre em contato antes se precisar cobrir a vaga deles (por exemplo, as férias do pastor de jovens são daqui a duas semanas — comece a alinhar um substituto agora).
• Confirme o motivo se for incomum ("Ausente 14 dias" sem motivo pode ser um bug; uma mensagem rápida resolve).

Como o selo é calculado

O selo conta:

• Datas indisponíveis pontuais que o voluntário adicionou no portal.
• Datas bloqueadas por um padrão recorrente de indisponibilidade ativo (por exemplo, "Todo 1º domingo").
• Datas dentro de qualquer intervalo de férias que adicionou.

Ele não conta datas a mais de 60 dias no futuro (para evitar ruído).

O selo aparece nas abas Membros da equipe tanto no painel admin quanto nas visões de líder de equipe no portal, para que líderes vejam a mesma informação sem precisar de acesso admin.

Como esses três recursos trabalham juntos

Uma semana típica em uma equipe bem configurada:

1. Preenchimento automático roda domingo a domingo, ignorando membros com selos Ausente (porque os dados de disponibilidade subjacentes são a mesma fonte).
2. Um voluntário aceita no e-mail, tudo certo. Ou recusa.
3. Se recusar, Preenchimento automático em cascata escolhe um substituto automaticamente (até 3 tentativas).
4. Se a cascata se esgotar, um admin vê Precisa de Atenção no evento e clica em Convidar professores para perguntar a um grupo selecionado.
5. O primeiro a responder reivindica a vaga. Pronto.

Você não precisou rolar planilhas de disponibilidade. O sistema fez isso.

Artigos relacionados

• Modelos de agenda da equipe — pré-carregue as posições certas antes da cascata precisar rodar.
• Como o agendamento de voluntários é organizado — o panorama maior em que isto se encaixa.
• Solicitações de substituto — referência detalhada do que acontece depois que Precisa de Atenção envia um convite.
• Gerenciando a disponibilidade de voluntários — de onde vêm os dados por trás dos selos Ausente.