Conciliação Bancária

O Que É Conciliação Bancária?

Conciliação bancária é o processo de corresponder as transações nos seus registros do TimelyChurch às transações no seu extrato bancário. Isso garante que seus livros reflitam com precisão o que o banco mostra e ajuda a detectar erros, transações ausentes ou cobranças não autorizadas.

O TimelyChurch oferece um assistente de conciliação guiado que percorre todo o processo passo a passo.

Antes de Começar

Antes de iniciar uma conciliação, reúna o seguinte do seu banco:

• Data do extrato — A data final do extrato bancário que você está conciliando.
• Saldo final do extrato — O saldo final mostrado no extrato bancário.

Também certifique-se de que todas as transações do período do extrato foram inseridas no TimelyChurch. Isso inclui quaisquer depósitos, cheques, pagamentos eletrônicos e taxas bancárias.

Encontrando a Conciliação

Abra Contabilidade na área Finanças, depois olhe a barra de abas no topo de qualquer página de Contabilidade. A Conciliação fica no menu suspenso no final dessa barra:

• No modo Avançado o menu é rotulado Configuração ▾.
• No modo Simples é rotulado Mais ▾.

Abra o menu e clique em Conciliação. (Conciliação está disponível em ambos os modos Simples e Avançado.) Isso abre a página de Conciliação Bancária, que lista seu histórico de conciliações.

Iniciando uma Nova Conciliação

1. Abra a página Conciliação (veja Encontrando a Conciliação acima).
2. Clique em Iniciar Conciliação no canto superior direito.
3. Na tela Iniciar Conciliação Bancária, selecione a conta bancária que deseja conciliar (apenas contas do tipo ativo são listadas).
4. Insira a data final do extrato do seu extrato bancário. O padrão é o último dia do mês anterior — altere para corresponder ao seu extrato.
5. Insira o saldo final do extrato do seu extrato bancário.
6. Clique em Continuar para Marcar Itens.

O TimelyChurch calculará automaticamente o saldo inicial. Se esta é sua primeira conciliação da conta, o saldo inicial é o saldo de abertura da conta. Para conciliações subsequentes, usa o saldo final da conciliação concluída mais recente.

Nota: Você só pode ter uma conciliação em andamento por vez. Se já tem uma em andamento, o botão Iniciar Conciliação é substituído por um botão Continuar Conciliação, e tentar iniciar uma nova envia você de volta à conciliação em andamento para que possa concluí-la ou cancelá-la primeiro.

O Assistente de Conciliação

Após iniciar uma conciliação, você verá o assistente de conciliação com duas seções principais:

Lista de Transações

Todas as transações não conciliadas da conta selecionada até a data do extrato são exibidas. Para cada transação você pode ver:

• Uma caixa de seleção para marcá-la como compensada
• Data
• Nº (número de referência/cheque, se houver)
• Descrição
• Valores de Pagamento e Depósito (mostrados em colunas separadas)

Resumo da Conciliação

Uma linha de cartões de resumo no topo do assistente mostra cálculos em tempo real:

• Inicial — O ponto de partida (da conciliação anterior ou do saldo de abertura da conta).
• + Depósitos — O total de todas as transações de receita que você marcou como compensadas.
• - Pagamentos — O total de todas as transações de despesa que você marcou como compensadas.
• = Calculado — Inicial + Depósitos - Pagamentos.
• Extrato — O saldo final que você inseriu do seu extrato bancário.

Abaixo dos cartões, um grande cartão Diferença mostra o saldo do Extrato menos o saldo Calculado. Isso deve chegar a US$ 0,00 antes que você possa concluir a conciliação. No modo Simples este cartão é formulado de forma mais suave — lê "Ainda não corresponde" até os valores concordarem, depois muda para "Corresponde!"; no modo Avançado lê "Diferença" e "Equilibrado!" respectivamente.

Processo Passo a Passo

1. Compare cada transação no seu extrato bancário às transações listadas no assistente.

2. Clique em uma transação para marcá-la como compensada. A transação será destacada e o resumo da conciliação atualizará imediatamente.

   • Se acidentalmente compensar uma transação, clique nela novamente para desmarcá-la.

3. Observe o valor da Diferença no painel de resumo. Conforme você compensa transações, a diferença deve se aproximar de US$ 0,00.

4. Se a diferença não for zero, verifique:

   • Transações no extrato bancário que não foram inseridas no TimelyChurch (por exemplo, taxas bancárias, pagamentos automáticos, juros ganhos). Insira-as como novas transações, depois retorne ao assistente e compense-as.
   • Transações no TimelyChurch que não estão no extrato bancário (estas estão em aberto — deixe-as não compensadas).
   • Discrepâncias de valor — compare valores individuais de transação entre seus registros e o extrato bancário.

5. Quando a diferença chegar a US$ 0,00, o botão Concluir Conciliação fica ativo. Clique nele para concluir. (Até a diferença ser zero, este botão permanece acinzentado.)

Concluindo a Conciliação

Quando você clica em Concluir Conciliação:

• Todas as transações compensadas são permanentemente marcadas como conciliadas.
• Cada transação conciliada recebe uma data de conciliação.
• O registro de conciliação é salvo com os saldos finais, a pessoa que concluiu e a data de conclusão.
• Transações conciliadas são protegidas contra exclusão acidental.
• O período conciliado é bloqueado. Qualquer transação dentro do intervalo de datas conciliado não pode ser editada ou excluída. Isso inclui transações em aberto (não compensadas) datadas antes da data do extrato — se precisar remover uma, deve primeiro desconciliar o período ou criar um lançamento de reversão em um período posterior.

Importante: Uma vez que uma transação é conciliada por meio de uma conciliação concluída, ela não pode ser excluída. Isso protege a integridade dos seus registros históricos. Se precisar reverter uma transação conciliada, crie uma nova entrada de compensação.

Bloqueio de itens em aberto: Transações em aberto (não compensadas) datadas dentro do período de uma conciliação concluída também estão bloqueadas contra exclusão. Espera-se que sejam compensadas em uma conciliação futura, não removidas. Se um cheque é anulado ou um depósito nunca foi feito, crie um lançamento de reversão em vez de excluir o original.

Cancelando uma Conciliação

Se precisar abandonar uma conciliação em andamento:

1. Clique em Cancelar Conciliação no topo da página do assistente, depois confirme no diálogo Cancelar Conciliação?. (Escolha Continuar Trabalhando se mudar de ideia.)
2. Todas as marcas de transação compensada desta sessão de conciliação serão removidas.
3. Nenhuma transação será marcada como conciliada.
4. O registro de conciliação é salvo com status "Cancelado" para seus registros.

Você pode iniciar uma nova conciliação a qualquer momento após cancelar.

Visualizando Histórico de Conciliação

A página Conciliação (acessada pelo menu suspenso Configuração ▾ / Mais ▾ na barra de abas de Contabilidade) abre diretamente para uma lista de todas as conciliações passadas. Use o filtro Todas as Contas no topo, depois clique em Filtrar, para restringir a lista a uma conta bancária. Cada linha mostra:

• Nome da conta
• Data do extrato
• Saldo final do extrato
• Status (Concluída, Em Andamento ou Cancelada)
• Quem concluiu e quando

Baixando um Relatório de Conciliação

Para conciliações concluídas, você pode baixar um relatório PDF:

1. Abra a página Conciliação.
2. Encontre a conciliação concluída na lista de histórico.
3. Clique no botão Relatório (ícone de download) no final da linha. (Linhas ainda Em Andamento mostram um botão Continuar em vez disso.)

O PDF inclui o nome da conta, data do extrato, saldos inicial e final e uma lista de todas as transações compensadas. Isso é útil para seus registros ou para compartilhar com um comitê financeiro ou auditor.

Dicas para Conciliação Bem-Sucedida

Concilie mensalmente. A melhor prática é conciliar cada conta bancária assim que receber o extrato mensal. Quanto mais você esperar, mais difícil fica encontrar discrepâncias.

Insira todas as transações primeiro. Antes de iniciar uma conciliação, certifique-se de ter registrado todas as taxas bancárias, saques automáticos, juros ganhos e quaisquer outras transações que aparecem no extrato.

Não pule meses. Cada conciliação se baseia na anterior. Pular um mês significa que o saldo inicial da próxima conciliação pode não corresponder, dificultando o equilíbrio.

Verifique itens em aberto. Transações deixadas não compensadas no final de uma conciliação são itens em aberto — cheques não sacados, depósitos em trânsito, etc. Devem ser compensados em um extrato futuro.