Conciliação Bancária
O Que É Conciliação Bancária?
Conciliação bancária é o processo de corresponder as transações nos seus registros do TimelyChurch às transações no seu extrato bancário. Isso garante que seus livros reflitam com precisão o que o banco mostra e ajuda a detectar erros, transações ausentes ou cobranças não autorizadas.
O TimelyChurch oferece um assistente de conciliação guiado que percorre todo o processo passo a passo.
Antes de Começar
Antes de iniciar uma conciliação, reúna o seguinte do seu banco:
- Data do extrato — A data final do extrato bancário que você está conciliando.
- Saldo final do extrato — O saldo final mostrado no extrato bancário.
Também certifique-se de que todas as transações do período do extrato foram inseridas no TimelyChurch. Isso inclui quaisquer depósitos, cheques, pagamentos eletrônicos e taxas bancárias.
Encontrando a Conciliação
Abra Contabilidade na área Finanças, depois olhe a barra de abas no topo de qualquer página de Contabilidade. A Conciliação fica no menu suspenso no final dessa barra:
- No modo Avançado o menu é rotulado Configuração ▾.
- No modo Simples é rotulado Mais ▾.
Abra o menu e clique em Conciliação. (Conciliação está disponível em ambos os modos Simples e Avançado.) Isso abre a página de Conciliação bancária, que lista seu histórico de conciliações.
Quem Pode Conciliar
Conciliar usa duas ações na linha Contabilidade do seu perfil (ambas incluídas em Acesso completo):
- Conciliar — iniciar uma conciliação, marcar itens e descartar uma conciliação. Sem ela, a tela inicial diz "Iniciar uma conciliação bancária requer o nível «Contribuir» em Contabilidade."
- Fechar — clicar em Concluir conciliação. Quem pode conciliar mas não fechar pode preparar tudo e deixar para alguém com Fechar concluir.
Iniciando uma Nova Conciliação
- Abra a página Conciliação (veja Encontrando a Conciliação acima).
- Clique em Iniciar Conciliação no canto superior direito.
- Na tela Iniciar Conciliação Bancária, selecione a conta bancária que deseja conciliar (apenas contas do tipo ativo são listadas).
- Insira a data final do extrato do seu extrato bancário. O padrão é o último dia do mês anterior — altere para corresponder ao seu extrato.
- Insira o saldo final do extrato do seu extrato bancário.
- Clique em Continuar para marcar itens. (A barra de progresso no topo mostra Insira as informações da declaração → Marcar itens compensados → Concluído.)
O TimelyChurch calculará automaticamente o saldo inicial. Se esta é sua primeira conciliação da conta, o saldo inicial é o saldo de abertura da conta. Para conciliações subsequentes, usa o saldo final da conciliação concluída mais recente.
Nota: Você só pode ter uma conciliação em andamento por vez. Se já tem uma em andamento, a página mostra um aviso Conciliação em andamento e o botão Iniciar conciliação é substituído por Continuar conciliação, para que você possa concluí-la ou descartá-la primeiro.
O Assistente de Conciliação
Após iniciar uma conciliação, você verá o assistente de conciliação com duas seções principais:
Lista de Transações
Todas as transações não conciliadas da conta selecionada até a data do extrato são exibidas. Para cada transação você pode ver:
- Uma caixa de seleção para marcá-la como compensada
- Data
- Nº (número de referência/cheque, se houver)
- Descrição
- Valores de Pagamento e Depósito (mostrados em colunas separadas)
Resumo da Conciliação
Uma linha de cartões de resumo no topo do assistente mostra cálculos em tempo real:
- Inicial — O ponto de partida (da conciliação anterior ou do saldo de abertura da conta).
- + Depósitos — O total de todas as transações de receita que você marcou como compensadas.
- - Pagamentos — O total de todas as transações de despesa que você marcou como compensadas.
- = Calculado — Inicial + Depósitos - Pagamentos.
- Extrato — O saldo final que você inseriu do seu extrato bancário.
Abaixo dos cartões, um grande cartão Diferença mostra o saldo do Extrato menos o saldo Calculado. Isso deve chegar a US$ 0,00 antes que você possa concluir a conciliação. No modo Simples este cartão é formulado de forma mais suave — lê "Ainda não corresponde" até os valores concordarem, depois muda para "Corresponde!"; no modo Avançado lê "Diferença" e "Equilibrado!" respectivamente.
Processo Passo a Passo
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Compare cada transação no seu extrato bancário às transações listadas no assistente.
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Clique em uma transação para marcá-la como compensada. A transação será destacada e o resumo da conciliação atualizará imediatamente.
- Se acidentalmente compensar uma transação, clique nela novamente para desmarcá-la.
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Observe o valor da Diferença no painel de resumo. Conforme você compensa transações, a diferença deve se aproximar de US$ 0,00.
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Se a diferença não for zero, verifique:
- Transações no extrato bancário que não foram inseridas no TimelyChurch (por exemplo, taxas bancárias, pagamentos automáticos, juros ganhos). Insira-as como novas transações, depois retorne ao assistente e compense-as.
- Transações no TimelyChurch que não estão no extrato bancário (estas estão em aberto — deixe-as não compensadas).
- Discrepâncias de valor — compare valores individuais de transação entre seus registros e o extrato bancário.
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Quando a diferença chegar a US$ 0,00, o botão Concluir Conciliação fica ativo. Clique nele para concluir. (Até a diferença ser zero, este botão permanece acinzentado.)
Precisa parar no meio? Clique em Salvar e sair no topo do assistente. Suas marcações são salvas; reabra a conciliação depois com Continuar conciliação.
Encontrar o Que Está Faltando
Quando a diferença não é zero, um painel Encontrar o que está faltando aparece abaixo da lista ("Clique para ver transações que podem explicar a diferença"). Ele explica o que a diferença geralmente significa e sugere:
- Correspondência exata encontrada! — transações não marcadas que correspondem exatamente à diferença (Clique para marcar).
- Combinações possíveis — pares de transações não marcadas que, juntas, fechariam a diferença.
- Candidatos prováveis — pagamentos ou depósitos não marcados que vale a pena olhar primeiro.
- Falta uma transação? — um botão para adicionar a diferença como um novo pagamento ou depósito, para uma tarifa bancária ou juros que você ainda não registrou.
Concluindo a Conciliação
Antes de concluir, confirme que toda transação da lista datada até a data do extrato foi marcada. O TimelyChurch só conclui uma conciliação quando nada no período fica sem marcar.
Se um item ainda está sem marcar quando você clica em Concluir conciliação, a conciliação continua Em andamento e o assistente diz quais itens estão impedindo: "Não é possível concluir a conciliação. Estas transações não conciliadas com data igual ou anterior à do extrato ainda a impedem: … Marque-as como conciliadas e conclua novamente." A mensagem lista os cinco primeiros por data, descrição e valor, e acrescenta "e mais N" quando há mais. Marque esses itens (ou corrija-os) e conclua de novo.
Concluir uma conciliação não pode ser desfeito — não há como reabrir uma concluída — então confira a lista mais uma vez antes de concluir.
Quando a conciliação é concluída:
- Todas as transações compensadas são marcadas como conciliadas e recebem uma data de conciliação.
- O registro de conciliação é salvo com os saldos finais, a pessoa que concluiu e a data de conclusão.
- Transações conciliadas não podem mais ser excluídas, e um lançamento contábil datado dentro do período conciliado daquela conta não pode ser lançado nem excluído. Lançá-lo é recusado com "Não é possível lançar um lançamento contábil com data dentro de um período de conciliação concluído de uma de suas contas. Use uma data posterior."
- Um pagamento de fatura ou uma transação recorrente com data dentro do período conciliado daquela conta também é recusado (para um pagamento de fatura: "Não é possível registrar um pagamento com data dentro de um período de conciliação concluído desta conta. Use uma data posterior."). Em vez disso, dê a ele uma data posterior à data do extrato. Anular um pagamento de fatura também é recusado quando o seu estorno cairia dentro do período conciliado.
- Um lote de depósito não pode ser marcado como depositado enquanto uma de suas doações tiver data dentro do período conciliado da conta bancária para a qual ele vai (ou da conta de onde vem). Veja Lotes de Depósito.
- Editar uma transação conciliada mostra um aviso antes, porque alterá-la pode desequilibrar sua conciliação.
Importante: Uma vez que uma transação é conciliada por meio de uma conciliação concluída, ela não pode ser excluída. Isso protege a integridade dos seus registros históricos. Se precisar reverter uma transação conciliada, crie uma nova entrada de compensação.
Descartando uma Conciliação
Se precisar abandonar uma conciliação em andamento:
- Clique em Descartar conciliação no topo da página do assistente.
- Confirme no diálogo Cancelar conciliação? ("Isso limpará todos os itens marcados e excluirá esta conciliação.") clicando em Cancelar conciliação. Feche o diálogo se mudar de ideia.
- Todas as marcas de transação compensada desta conciliação são removidas, e nenhuma transação é marcada como conciliada.
- A conciliação permanece no seu histórico com status Cancelado.
Você pode iniciar uma nova conciliação a qualquer momento após cancelar.
Visualizando Histórico de Conciliação
A página Conciliação (acessada pelo menu suspenso Configuração ▾ / Mais ▾ na barra de abas de Contabilidade) abre diretamente para uma lista de todas as conciliações passadas. Use o filtro Todas as Contas no topo, depois clique em Filtrar, para restringir a lista a uma conta bancária. Cada linha mostra:
- Nome da conta
- Data do extrato
- Saldo final do extrato
- Status (Concluída, Em Andamento ou Cancelada)
- Quem concluiu e quando
Baixando um Relatório de Conciliação
Para conciliações concluídas, você pode baixar um relatório PDF:
- Abra a página Conciliação.
- Encontre a conciliação concluída na lista de histórico.
- Clique no botão Relatório (ícone de download) no final da linha. (Linhas ainda Em Andamento mostram um botão Continuar em vez disso.)
O PDF inclui o nome da conta, data do extrato, saldos inicial e final, os depósitos e pagamentos compensados e uma lista de todas as transações compensadas. Isso é útil para seus registros ou para compartilhar com um comitê financeiro ou auditor.
Dicas para Conciliação Bem-Sucedida
Concilie mensalmente. A melhor prática é conciliar cada conta bancária assim que receber o extrato mensal. Quanto mais você esperar, mais difícil fica encontrar discrepâncias.
Insira todas as transações primeiro. Antes de iniciar uma conciliação, certifique-se de ter registrado todas as taxas bancárias, saques automáticos, juros ganhos e quaisquer outras transações que aparecem no extrato.
Não pule meses. Cada conciliação se baseia na anterior. Pular um mês significa que o saldo inicial da próxima conciliação pode não corresponder, dificultando o equilíbrio.
Fique atento a itens que ainda não foram compensados. Um cheque que não foi sacado ou um depósito em trânsito datado dentro do período do extrato impede a conclusão da conciliação até ser marcado.
Conciliando com um Assistente de IA
Se a sua igreja conectou um assistente de IA, ele pode iniciar uma conciliação, marcar itens e cancelar uma para você, cada ação após a sua aprovação no chat. Concluir uma conciliação por meio de um assistente também exige a aprovação de um administrador da igreja no site do TimelyChurch, porque não pode ser desfeita. Veja Aprovando Alterações Propostas por um Assistente de IA.