Follow-Ups
Follow-ups são tarefas que ajudam sua equipe a manter o cuidado pastoral, o alcance a visitantes e outros itens de ação importantes. Você pode criar follow-ups para pessoas individuais, atribuir aos membros da equipe a membros da equipe, definir prioridades e datas de vencimento e acompanhar até a conclusão até a conclusão.
Por Que Usar Follow-Ups?
Sem um sistema, é fácil que planos bem-intencionados fiquem pelo caminho. Follow-ups garantem que:
- Visitantes recebam uma ligação de boas-vindas na primeira semana
- Visitas hospitalares sejam agendadas e concluídas
- Pedidos de oração sejam atendidos
- Consultas de filiação recebam resposta oportuna
- Ninguém seja esquecido — cada tarefa tem um responsável e uma data de vencimento
Painel de Follow-Ups
O TimelyChurch oferece uma página dedicada de Follow-Ups onde você pode ver e gerenciar todas as tarefas de follow-up em toda a igreja.
- Na barra lateral esquerda, clique em Follow-Ups.
- Você verá uma lista de todos os follow-ups ativos, com os itens mais urgentes e vencidos no topo.
Estatísticas do Painel
No topo da página, você verá estatísticas rápidas:
- Total Aberto — Todos os follow-ups pendentes e em andamento
- Vencidos — Tarefas passadas da data de vencimento que não foram concluídas
- Vencem Hoje — Tarefas que vencem hoje
- Vencem Esta Semana — Tarefas que vencem na semana atual
Filtrando Follow-Ups
Use as opções de filtro para reduzir a lista:
| Filtro | Opções |
|---|---|
| Status | Ativo (pendente + em andamento), Pendente, Em Andamento, Concluído, Cancelado, Todos |
| Responsável | Qualquer membro da equipe, ou Não Atribuído |
| Categoria | Geral, Cuidado Pastoral, Visita Domiciliar, Visita Hospitalar, Visitante de Primeira Vez, Preparação para Batismo, Pedido de Oração, Convite para Evento, Oportunidade de Voluntariado, Atualização de Filiação, Reunião, Ligação Telefônica, Reparo de Equipamento, Manutenção de Equipamento, Problema de Equipamento, Manutenção de Instalações |
| Data de Vencimento | Vencido, Vence Hoje, Vence Esta Semana, Vence Próxima Semana |
| Pesquisa | Pesquisar por título ou nome da pessoa |
Criando um Follow-Up
No Painel de Follow-Ups
- Na página de Follow-Ups, clique em Criar Follow-Up.
- Preencha o formulário:
- Pessoa (opcional) — Pesquise e selecione a pessoa sobre quem é este follow-up. Pode deixar em branco para tarefas gerais.
- Categoria (obrigatório) — Escolha o tipo de follow-up:
- Geral
- Cuidado Pastoral
- Visita Domiciliar
- Visita Hospitalar
- Visitante de Primeira Vez
- Preparação para Batismo
- Pedido de Oração
- Convite para Evento
- Oportunidade de Voluntariado
- Atualização de Filiação
- Reunião
- Ligação Telefônica
- Reparo de Equipamento
- Manutenção de Equipamento
- Problema de Equipamento
- Manutenção de Instalações
- Método (obrigatório) — Como este follow-up deve ser feito?
- Ligação Telefônica
- Visita Presencial
- Mensagem/E-mail
- Reunião
- Data de Vencimento (obrigatório) — Quando deve ser concluído?
- Hora de Vencimento (opcional) — Um horário específico, se aplicável.
- Atribuído a (opcional) — Qual membro da equipe é responsável? Se deixado em branco, será atribuído a você.
- Prioridade (obrigatório) — Quão urgente é?
- Baixa
- Normal
- Alta
- Urgente
- Descrição (opcional) — Notas adicionais ou contexto sobre o que precisa ser feito.
- Ativar Lembrete (opcional) — Ative lembretes para ser notificado antes da data de vencimento.
- Clique em Criar.
Dica: O título é gerado automaticamente com base na categoria e no nome da pessoa. Por exemplo, selecionar "Visitante de Primeira Vez" para "Sarah Johnson" criará um follow-up intitulado "Visitante de Primeira Vez - Sarah Johnson."
No Perfil de uma Pessoa
- Abra o perfil da pessoa.
- Vá para a aba Follow-Ups.
- Clique em Adicionar Follow-Up.
- Preencha os mesmos campos acima (a pessoa já vem pré-selecionada).
- Clique em Criar.
Gerenciando Follow-Ups
Atualizando um Follow-Up
- Encontre o follow-up no painel ou no perfil de uma pessoa.
- Clique no follow-up para abri-lo.
- Edite qualquer campo: categoria, método, data de vencimento, responsável, prioridade, descrição ou status.
- Clique em Salvar.
Alterando o Status
Follow-ups passam por estes status:
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | A tarefa foi criada, mas não iniciada |
| Em Andamento | Alguém está trabalhando ativamente nela |
| Concluído | A tarefa foi finalizada |
| Cancelado | A tarefa não é mais necessária |
Para alterar o status:
- Edite o follow-up e selecione um novo status no menu suspenso, ou
- Use o botão Marcar como Concluído para conclusão rápida.
Concluindo um Follow-Up
- Encontre o follow-up.
- Clique em Marcar como Concluído (ou edite e altere o status para "Concluído").
- Opcionalmente adicione Notas de Conclusão para registrar o que foi feito (ex.: "Liguei e deixei recado. Tentarei novamente na quinta-feira.").
- Clique em Salvar.
A data de conclusão e a pessoa que marcou como concluído são registradas automaticamente.
Excluindo um Follow-Up
- Encontre o follow-up.
- Clique em Excluir.
- Confirme a exclusão.
Dica: Em vez de excluir, considere marcar follow-ups como "Cancelado" se não forem mais necessários. Isso preserva um registro do que foi planejado, útil para responsabilidade e relatórios.
Níveis de Prioridade de Follow-Up
A prioridade ajuda sua equipe a focar no que mais importa:
| Prioridade | Quando Usar |
|---|---|
| Urgente | Precisa de atenção imediata (ex.: visita hospitalar, situação de crise) |
| Alta | Importante e sensível ao tempo (ex.: follow-up de visitante de primeira vez em 48 horas) |
| Normal | Tarefas padrão (ex.: check-in pastoral regular, integração de voluntário) |
| Baixa | Não sensível ao tempo (ex.: atualizar registros de filiação, boas-vindas gerais) |
Itens urgentes e de alta prioridade vencidos aparecem no topo do painel de Follow-Ups.
Categorias de Follow-Up Explicadas
| Categoria | Uso Típico |
|---|---|
| Geral | Qualquer follow-up que não se encaixa em uma categoria específica |
| Cuidado Pastoral | Check-ins para pessoas passando por eventos da vida, necessidades de aconselhamento |
| Visita Domiciliar | Visitas agendadas à casa de uma pessoa ou família |
| Visita Hospitalar | Visitar alguém no hospital ou em recuperação |
| Visitante de Primeira Vez | Receber e conectar com alguém que frequentou pela primeira vez |
| Preparação para Batismo | Orientar alguém pelos passos de preparação para batismo |
| Pedido de Oração | Dar seguimento a uma necessidade de oração compartilhada |
| Convite para Evento | Convidar alguém para um evento futuro |
| Oportunidade de Voluntariado | Entrar em contato sobre oportunidades de servir |
| Atualização de Filiação | Dar seguimento a assuntos relacionados à filiação (transferências, mudanças de status) |
| Reunião | Agendar ou confirmar uma reunião |
| Ligação Telefônica | Uma ligação específica que precisa ser feita |
| Reparo de Equipamento | Uma tarefa de reparo de equipamento da igreja (geralmente criada automaticamente a partir de Notas de Recurso) |
| Manutenção de Equipamento | Manutenção de rotina de equipamento (mesa de som, projetor, veículo, etc.) |
| Problema de Equipamento | Um problema reportado com equipamento que precisa de investigação |
| Manutenção de Instalações | Trabalho de manutenção em edifício, sala ou terreno |
Dica: As quatro categorias de equipamento/instalações são tipicamente geradas automaticamente quando a equipe registra uma nota em um Recurso (como uma mesa de som ou van). Também podem ser criadas manualmente para tarefas de manutenção avulsas.
Boas Práticas
- Crie follow-ups para todo visitante de primeira vez — Uma ligação ou e-mail oportuno na primeira semana aumenta dramaticamente a chance de retorno.
- Atribua uma pessoa específica — Tarefas sem responsável tendem a ser esquecidas. Sempre atribua alguém.
- Defina datas de vencimento realistas — Não defina tudo como urgente. Reserve prioridade urgente para situações verdadeiramente críticas no tempo.
- Adicione notas de conclusão — Ao marcar um follow-up como concluído, anote brevemente o que aconteceu. Isso cria um registro valioso para a equipe.
- Revise itens vencidos semanalmente — Faça um hábito de verificar o painel de Follow-Ups no início de cada semana e tratar o que estiver vencido.