Compartilhar um arquivo ou pasta com uma pessoa específica
Às vezes uma pasta cheia de arquivos da equipe não é o que você precisa — você só quer entregar um arquivo, ou uma pasta inteira, para uma pessoa específica. Pode ser uma cópia para revisão do seu pastor, uma folha de atividades para um professor substituto que ainda não está em nenhuma equipe, ou um material para um voluntário entre uma escala e outra. O compartilhamento com pessoa faz exatamente isso, independente de fazer parte de uma equipe: você compartilha, a pessoa é notificada, e o item aparece para ela individualmente.
Compartilhando com uma pessoa
- Abra Lições na barra lateral de administração, na visualização de pastas.
- Encontre o arquivo ou pasta que deseja compartilhar:
- Para uma pasta, passe o mouse sobre ela e abra o menu ••• (ou use o botão da barra de ferramentas com a pasta aberta), depois escolha Compartilhar com pessoas….
- Para um arquivo, use o ícone de compartilhar na linha desse arquivo.
- Um painel se abre mostrando com quem o item já foi compartilhado, além de um campo de busca.
- Busque a pessoa pelo nome e clique nela para adicionar.
- Escolha a permissão dela — Visualizar ou Contribuir (veja abaixo) — e, se quiser, adicione uma mensagem curta que aparecerá na notificação dela.
- Ela é adicionada na hora. Você pode mudar a permissão dela ou removê-la totalmente a qualquer momento, no mesmo painel.
Você pode compartilhar o mesmo arquivo ou pasta com quantas pessoas quiser, além de qualquer compartilhamento com equipes que já exista — as duas coisas não se excluem.
O que acontece para quem recebe
No momento em que você compartilha, a pessoa recebe uma notificação (no aplicativo, e por e-mail se tiver as notificações ativadas) avisando o que foi compartilhado e por quem, junto com sua mensagem opcional. Se depois você mudar o nível de permissão dela, isso não gera outra notificação — só o primeiro compartilhamento gera.
Ela encontra tudo o que foi compartilhado com ela em Compartilhado comigo — um cartão na página inicial do portal do membro que aparece assim que pelo menos um item é compartilhado diretamente com ela. Isso funciona para qualquer membro do portal, esteja ou não em uma equipe de serviço; é totalmente independente dos Arquivos da Equipe.
- Se uma pasta for compartilhada: ela vê a pasta e os arquivos dentro dela.
- Se um arquivo for compartilhado diretamente: ela vê só aquele arquivo.
- Se uma pasta for compartilhada e um dos seus arquivos também for compartilhado individualmente: vale o maior dos dois níveis de permissão.
Visualizar x Contribuir
- Visualizar — a pessoa pode ver e baixar o item. Só isso.
- Contribuir — tudo o que o Visualizar permite, mais enviar novos arquivos para uma pasta compartilhada.
O compartilhamento com pessoa não inclui um nível de "gerenciamento" — renomear ou excluir continua sendo responsabilidade de quem já gerencia a pasta ou é dono do arquivo. Se alguém precisar desse nível de controle, compartilhe a pasta com a equipe dela no nível Gerenciar, ou torne essa pessoa líder/co-líder de uma equipe com a qual a pasta está compartilhada (veja Compartilhar uma pasta do Drive com sua equipe).
Prefere um link em vez de indicar alguém?
Se preferir distribuir um link que funcione para qualquer pessoa — sem precisar de conta no TimelyChurch — use Obter link no mesmo menu. Ele cria uma URL compartilhável para o arquivo ou pasta, opcionalmente protegida por um PIN de 6 dígitos, que você pode desativar ou gerar novamente quando quiser. É uma boa opção para um palestrante visitante, um material impresso ou um link no boletim; o compartilhamento com pessoa é melhor quando você quer notificar alguém específico e saber exatamente quem tem acesso.
Quem pode fazer isso
- Administradores da igreja, e qualquer pessoa com a permissão de editar Lições, podem compartilhar qualquer arquivo ou pasta com qualquer pessoa.
- Qualquer pessoa com Gerenciar sobre uma pasta — incluindo um líder/co-líder de equipe com a qual a pasta foi compartilhada — também pode compartilhar essa pasta (ou seus arquivos) com pessoas individuais, mesmo sem a permissão mais ampla de editar Lições.
- Quem enviou um arquivo pode compartilhar esse arquivo específico com alguém, mesmo sem gerenciar a pasta dele.
- Você pode compartilhar com qualquer pessoa do seu diretório. Se ela ainda não tiver login no portal, o compartilhamento é criado do mesmo jeito e fica esperando por ela — só que o e-mail de notificação só chega quando ela tiver uma conta para recebê-lo.