Códigos de segurança, etiquetas e segurança infantil

A segurança infantil é a base do sistema de Check-in do TimelyChurch. Este artigo explica como funcionam os códigos de segurança, como as etiquetas são impressas e como as informações de alergia e médicas são exibidas em todo o processo de check-in.

Códigos de segurança

Como funcionam

Sempre que uma pessoa faz check-in, o sistema gera um código de segurança de 6 caracteres (por exemplo, AB2CDE ou 7KN3PR). O código usa letras maiúsculas e dígitos, deixando de fora caracteres facilmente confundidos (O e 0, I e 1).

O código de segurança funciona como um token de correspondência:

• Aparece na etiqueta com o nome da criança.
• Aparece na etiqueta do comprovante de segurança do pai ou da mãe.
• É exibido na lista da Estação de check-in ao lado da pessoa com check-in ativo.
• É necessário para fazer o check-out da criança.

Nota: Códigos de segurança são gerados para check-ins no quiosque (autoatendimento). Pessoas adicionadas diretamente por uma turma ou sessão de evento não têm cerimônia de retirada, então podem não ter um código.

Verificando um código

Na hora da retirada:

1. O pai ou a mãe apresenta o comprovante de segurança.
2. Um voluntário digita o código de 6 caracteres no painel Verificar e fazer check-out e clica em Verificar código.
3. O sistema busca o check-in ativo correspondente a esse código.
4. Se encontrado, o nome da pessoa, horário do check-in e quaisquer alertas de alergia são exibidos.
5. Para uma criança: aparece uma lista «Quem está retirando?» com os adultos autorizados da família. O administrador seleciona quem está buscando a criança. O botão Confirmar check-out permanece desabilitado até que uma pessoa de retirada seja escolhida.
6. O administrador clica em Confirmar check-out para concluir o check-out.

Se o código não corresponder a nenhum check-in ativo, o sistema retorna «Nenhum check-in ativo encontrado com este código».

Substituição de administrador: Se nenhuma das pessoas listadas se aplicar (ou a família não tiver retiradas autorizadas cadastradas), um administrador pode marcar Substituir autorização de retirada (somente administrador) para liberar a criança sem selecionar um nome. Esta opção só aparece para usuários administradores.

Check-ins familiares

Quando uma família de visitantes faz check-in pelo fluxo de registro de visitantes (botão Adicionar visitante no quiosque), os códigos de segurança são atribuídos com a segurança infantil em mente:

• Adultos no mesmo grupo de visitantes compartilham um único código familiar, para que possam fazer check-out convenientemente com um comprovante. Este é o Código de segurança da família que o quiosque mostra após o check-in de um visitante.
• Cada criança recebe seu próprio código de segurança único, impresso nas etiquetas dessa criança.

Dar a cada criança um código separado é intencional: garante que a liberação de cada menor seja uma ação separada e verificada por código. Por exemplo, se uma criança for buscada pela avó e outra pelo pai, a retirada de cada criança é verificada independentemente, em vez de um único código vazado liberar todas de uma vez.

Para famílias existentes usando a busca padrão por telefone, cada pessoa também recebe seu próprio código individual (um código por registro de check-in).

Impressão de etiquetas

Imprimindo uma etiqueta individual

1. Na lista de pessoas com check-in na Estação de check-in, clique no ícone de impressora ao lado do nome de uma pessoa.
2. Uma página de impressão abre em uma nova aba mostrando a etiqueta da criança e (opcionalmente) a etiqueta de segurança do pai ou da mãe.
3. Clique em Imprimir etiquetas (em um computador) ou Imprimir no iPad / tablet (em um tablet — veja Imprimindo etiquetas de check-in em um iPad ou tablet).

Imprimindo todas as etiquetas de uma vez

1. Na Estação de check-in, clique em Imprimir tudo acima da lista de pessoas com check-in.
2. Uma visualização de impressão abre com etiquetas para todos que estão com check-in ativo.
3. Imprima todas em um único lote.

Imprimindo após check-in familiar

Após um check-in familiar ser concluído, a confirmação mostra todos os códigos de segurança. Clique em Imprimir etiquetas para abrir uma visualização de impressão para todas as pessoas que acabaram de fazer check-in. Essa visualização abre automaticamente o diálogo de impressão do navegador para que as etiquetas possam ser enviadas à impressora imediatamente.

O que aparece nas etiquetas

Etiqueta com nome da criança (modelo padrão)

• Logotipo da igreja (canto superior esquerdo)
• Primeiro nome da criança (grande, centralizado, em negrito)
• Nome da turma/grupo (ex.: «Kindergarten»)
• Nome da sala (se a turma tiver uma sala atribuída)
• Código de segurança (canto inferior direito, em uma caixa com borda)

Etiqueta de segurança do pai ou da mãe (modelo padrão)

• Cabeçalho «ETIQUETA DE SEGURANÇA» com ícone de escudo (texto vermelho para visibilidade)
• Primeiro nome da criança
• Código de segurança (grande, destacado, com borda vermelha)
• Nome da turma
• Data do check-in
• Nome da igreja

Modelo de alerta médico

Para crianças com alergias ou condições médicas, um modelo dedicado de Alerta médico está disponível no Designer de etiquetas:

• Um cabeçalho destacado «ALERTA MÉDICO» em vermelho
• Nome completo
• Nome da turma
• Alergias exibidas em uma caixa vermelha destacada
• Notas especiais
• Código de segurança

Informações de alergia e médicas

De onde vêm os dados de alergia

As informações de alergia e médicas vêm de campos personalizados no perfil da pessoa — os campos com que a sua igreja começou na categoria Médico:

• Alergias (ex.: «Amendoim, castanhas»). Se você adicionar um campo personalizado chamado Dietary Restrictions, o valor dele também é combinado às alergias.
• Medical Conditions (ex.: «Tem asma — inalador na bolsa»), exibido como as notas médicas.

Você pode renomear esses campos e o check-in continua usando-os. Se um deles foi excluído, crie um novo campo personalizado com exatamente o nome original para trazê-lo de volta — veja Campos personalizados.

Onde as informações de alergia aparecem

1. Quando uma pessoa é selecionada para check-in — depois de uma busca por telefone ou nome, os distintivos de alergia e médicos aparecem assim que o voluntário (ou a família) seleciona essa pessoa. Eles não são mostrados nos próprios resultados da busca, para que uma busca nunca liste de uma só vez os dados médicos de todos os membros da família.
2. Na lista de check-ins ativos — as visualizações em lista e por salas exibem informações de alergia em texto vermelho.
3. Nas etiquetas impressas — se «Mostrar alergias nas etiquetas» estiver habilitado nas configurações, as informações de alergia são impressas na etiqueta com o nome.
4. Durante a verificação de código no check-out — as alergias aparecem quando o código de segurança é consultado.
5. Na tela de seleção familiar do quiosque — depois que um membro da família é tocado, suas alergias são destacadas em vermelho abaixo do nome.

Mantendo os dados de alergia atualizados

As informações de alergia ficam armazenadas no registro da Pessoa e são copiadas para o registro de check-in no momento do check-in. Para atualizar as informações de alergia de uma pessoa:

1. Acesse Pessoas e abra o perfil da pessoa.
2. Clique em Editar perfil e abra Informações adicionais (campos personalizados).
3. Atualize Alergias e Medical Conditions e clique em Salvar alterações.
4. As informações atualizadas serão usadas no próximo check-in.

Para uma criança, esses campos só podem ser salvos depois que um pai, mãe ou responsável der o consentimento no portal da família — veja Visão geral do perfil da pessoa.

Importante: Alterações nas informações de alergia não atualizam retroativamente registros de check-in de sessões anteriores. As informações são capturadas no momento do check-in.

Retiradas autorizadas e contatos de emergência

Os registros familiares no TimelyChurch podem designar quais adultos estão autorizados a retirar crianças e quem deve ser contatado em uma emergência.

No check-in

Quando as crianças fazem check-in, a confirmação inclui, para as famílias delas:

• Retiradas autorizadas — adultos na família com Retirada autorizada ativada. Seus nomes, telefones e fotos são exibidos na confirmação do quiosque (Autorizado para retirada:).
• Contatos de emergência — membros da família marcados como contatos de emergência, ordenados por prioridade (Contatos de emergência:).

Uma busca por telefone, por si só, não retorna mais essas informações — elas aparecem apenas para as famílias das crianças que acabaram de fazer check-in.

No check-out

Quando você verifica o código de segurança de uma criança no check-out, as retiradas autorizadas da família aparecem no painel Verificar e fazer check-out como a lista «Quem está retirando?», e uma deve ser selecionada antes que o check-out possa ser confirmado (a menos que um administrador use a substituição). Esta é a proteção que vincula a liberação de cada criança a um adulto reconhecido.

No check-in via QR/pré-check-in

Quando um código QR de pré-check-in é escaneado, a confirmação também mostra as retiradas autorizadas e os contatos de emergência da família, dando aos voluntários acesso rápido a essas informações críticas.

Dica: Mantenha atualizadas as configurações de retirada e de emergência de cada família em Pessoas → Famílias (abra a família e clique em Editar ao lado de cada adulto). Veja Gerenciamento de famílias.

Visualização por salas para segurança infantil

A Estação de check-in de administração oferece uma visualização Salas (alterne entre Lista e Salas acima da lista) que agrupa todas as crianças com check-in ativo por sala de turma. Cada cartão de sala mostra:

• Nome da sala/turma
• Contagem de crianças atualmente na sala
• Nome, foto, idade, horário de check-in, código de segurança e alertas de alergia de cada criança
• Um botão Fazer check-out

As crianças que fizeram check-in sem turma aparecem em uma seção separada Nenhuma sala, com um indicador de aviso.

Esta visualização dá aos líderes do ministério infantil uma visão instantânea de quem está em cada sala a qualquer momento.