Auto-inscrição de voluntários
O TimelyChurch permite que voluntários se inscrevam em posições de serviço abertas pelo portal do membro. Isso reduz a carga administrativa da equipe da igreja e capacita os voluntários a escolher quando e onde servem.
Habilitando a auto-inscrição
A auto-inscrição é configurada por posição quando você adiciona uma necessidade de serviço a um evento.
Passo a passo
- Navegue até o evento e abra a aba Serviço.
- Ao adicionar ou editar uma necessidade de serviço, configure estas opções:
| Configuração | Descrição |
|---|---|
| Aberto para inscrição | Ative para permitir que voluntários se inscrevam nesta posição |
| Prazo de inscrição | (Opcional) Defina data e hora após as quais a auto-inscrição será encerrada. Se deixar em branco, a inscrição permanece aberta até o evento começar. |
| Exigir aprovação | Quando habilitado, inscrições começam com status "pendente" e devem ser aprovadas por um admin. Quando desabilitado, inscrições são confirmadas automaticamente. |
Como os voluntários se inscrevem
Pelo portal do membro
- Voluntários fazem login no portal do membro.
- Navegam até a página Oportunidades de voluntariado.
- Veem uma lista de eventos futuros com posições de serviço abertas.
- Para cada posição, podem ver:
- O nome da posição
- Quantas vagas restam (por exemplo, "2 vagas restantes")
- O status da inscrição (Aberto, Fechado ou Preenchido)
- O prazo de inscrição, se houver um definido
- Clicam em Inscrever-se ao lado de uma posição disponível.
Verificações de elegibilidade para inscrição
Antes de permitir uma inscrição, o sistema verifica se o voluntário atende a todos os requisitos:
- A inscrição deve estar aberta — A posição deve ter "Aberto para inscrição" habilitado e qualquer prazo não pode ter passado.
- Não inscrito anteriormente — O voluntário não pode se inscrever duas vezes na mesma posição.
- Vagas disponíveis — Pelo menos uma vaga deve permanecer não preenchida.
- Membresia na equipe — Se a posição pertence a uma equipe de serviço específica, o voluntário deve ser membro ativo dessa equipe.
- Disponibilidade — O voluntário não pode estar marcado como indisponível (data bloqueada) na data do evento.
- Evento no futuro — O evento não pode ter começado.
Se alguma verificação falhar, o voluntário verá uma mensagem clara explicando por que não pode se inscrever (por exemplo, "Você já está inscrito nesta posição", "Todas as vagas estão preenchidas", "Você deve ser membro desta equipe para se inscrever").
Exibição do status da inscrição
O sistema mostra mensagens de status diferentes conforme o estado da posição:
| Status | Exibido quando |
|---|---|
| Aberto para inscrição | Inscrição habilitada sem prazo |
| Aberto até [data] | Inscrição habilitada com prazo (por exemplo, "Aberto até 15 de mar., 9:00") |
| Inscrição encerrada | O prazo passou |
| Preenchido | Todas as vagas foram ocupadas |
| Somente designação pelo admin | Inscrição não habilitada para esta posição |
O número de vagas restantes também é exibido (por exemplo, "3 vagas restantes", "1 vaga restante" ou "Nenhuma vaga disponível").
Fluxo de aprovação
Quando Exigir aprovação está habilitado:
- O voluntário se inscreve e sua designação é criada com status Pendente.
- Um admin recebe notificação da inscrição pendente.
- O admin revisa e:
- Confirma a designação (muda o status para Confirmado)
- Recusa a designação (muda o status para Recusado)
Quando Exigir aprovação está desabilitado:
- O voluntário se inscreve e sua designação é imediatamente definida como Confirmado.
- As estatísticas de serviço do voluntário são atualizadas automaticamente.
Cancelando uma inscrição
Voluntários podem cancelar a inscrição enquanto o evento não tiver começado:
- Na página Meu serviço do portal do membro, encontre a designação.
- Clique em Cancelar ou Retirar.
- A designação é removida e a vaga fica disponível novamente.
Se o evento já começou ou está no passado, o voluntário não pode cancelar a inscrição.
Boas práticas para auto-inscrição
Dica: Habilite a auto-inscrição para posições fáceis de preencher e que não exigem habilidades especiais, como recepcionistas, diáconos ou serviço de café. Para posições especializadas como técnico de som ou líder de adoração, mantenha a inscrição desabilitada e designe voluntários manualmente.
Dica: Defina um prazo de inscrição com pelo menos 48 horas de antecedência ao evento. Isso dá tempo para revisar designações e preencher lacunas restantes por designação manual ou agendamento automático.
Dica: Use "Exigir aprovação" para posições em que você quer avaliar quem se inscreve. Útil para ministério infantil ou outras áreas sensíveis em que você precisa de um segundo par de olhos em cada voluntário antes de colocá-lo na agenda.
Visão do admin sobre auto-inscrições
Na aba Serviço do evento, admins veem todas as designações independentemente de como foram feitas. Auto-inscrições são identificáveis porque o campo "Designado por" ficará em branco (nulo), enquanto voluntários designados por admin mostrarão o nome do admin.
Admins mantêm controle total e podem:
- Alterar o status de qualquer inscrição (Pendente, Confirmado, Recusado)
- Remover qualquer inscrição
- Encerrar inscrições desativando "Aberto para inscrição" ou definindo um prazo passado
- Ajustar o número de voluntários necessários a qualquer momento