Auto-inscrição de voluntários
O TimelyChurch permite que voluntários se inscrevam em posições de serviço abertas pelo portal do membro. Isso reduz a carga administrativa da equipe da igreja e capacita os voluntários a escolher quando e onde servem.
Habilitando a auto-inscrição
A auto-inscrição é configurada por posição quando você adiciona uma posição a um evento.
Passo a passo
- Navegue até o evento e abra a aba Serviço.
- Clique em Adicionar função e, na janela Adicionar função de voluntário, configure estas opções:
| Configuração | Descrição |
|---|---|
| Aberto para inscrição própria | Marque para permitir que membros da equipe se inscrevam nesta posição |
| Prazo de inscrição (opcional) | Defina data e hora após as quais a auto-inscrição será encerrada. Deixe em branco para não ter prazo — a inscrição então permanece aberta até o evento começar. |
| Exigir aprovação | Marcado por padrão. As inscrições começam com status "pendente" até um líder confirmá-las. Se desmarcado, as inscrições são confirmadas automaticamente. |
Para uma posição que já está no evento, abra o menu Editar posição (⋯) e ative Aberto para inscrições. As posições abertas para inscrição mostram uma pequena etiqueta INSCRIÇÃO na aba Serviço.
Como os voluntários se inscrevem
Pelo portal do membro
- Voluntários fazem login no portal do membro e abrem Minha agenda.
- Tocam em Pegar uma vaga (no painel do portal, o card Minhas equipes também oferece Assuma uma vaga disponível). A página Oportunidades de voluntariado é aberta ("Explore e inscreva-se em posições de serviço disponíveis").
- Veem os próximos eventos com posições abertas para inscrição nas suas próprias equipes — a página lista as equipes de que fazem parte em "Você é membro de:".
- Para cada posição, podem ver:
- O nome da posição e a equipe
- Quantas vagas restam (por exemplo, "2 vagas restantes")
- Um breve motivo, se não puderem se inscrever
- Clicam em Inscrever-se ao lado de uma posição disponível.
Nota: A página lembra os voluntários: "Inscrever-se expressa interesse — um líder de equipe confirmará sua colocação." Se a posição exige aprovação, eles veem "Você se inscreveu para … Um coordenador confirmará sua inscrição." Se não exige, veem "Você está confirmado para …!"
Se não houver nada em que se inscrever, a página mostra Nenhuma oportunidade aberta. Quem não está em nenhuma equipe de serviço vê Ainda não é membro da equipe? — "Entre em contato com o administrador da igreja para ser adicionado a uma equipe de serviço."
Verificações de elegibilidade para inscrição
Antes de permitir uma inscrição, o sistema verifica se o voluntário atende a todos os requisitos:
- A inscrição deve estar aberta — A posição deve estar aberta para inscrição e qualquer prazo não pode ter passado.
- Não inscrito anteriormente — O voluntário não pode se inscrever duas vezes na mesma posição.
- Vagas disponíveis — Pelo menos uma vaga deve permanecer não preenchida.
- Membresia na equipe — Se a posição pertence a uma equipe de serviço específica, o voluntário deve ser membro ativo dessa equipe.
- Disponibilidade — O voluntário não pode estar marcado como indisponível na data do evento.
- Evento no futuro — O evento não pode ter começado.
Se uma verificação falhar, o voluntário vê uma mensagem clara explicando o motivo (por exemplo, "Você já está inscrito nesta posição", "Todas as vagas estão preenchidas", "Você deve ser membro desta equipe para se inscrever", "Você está marcado como indisponível nesta data").
Fluxo de aprovação
Quando Exigir aprovação está marcado:
- O voluntário se inscreve e sua designação é criada com status Pendente.
- A inscrição aparece na aba Serviço do evento e na Grade de escala como qualquer outra designação pendente.
- Um líder a revisa e clica em Confirmar (✓) ou em Remover.
Quando Exigir aprovação está desmarcado:
- O voluntário se inscreve e sua designação é imediatamente definida como Confirmado.
- As estatísticas de serviço do voluntário são atualizadas automaticamente.
Cancelando uma inscrição
Voluntários podem cancelar a inscrição enquanto o evento não tiver começado:
- Na página Oportunidades de voluntariado, encontre a designação em Suas inscrições.
- Clique em Desistir e confirme.
- A designação é removida e a vaga fica disponível novamente.
Se o evento já começou ou está no passado, o voluntário não pode cancelar a inscrição. Depois que uma inscrição está na agenda deles, também podem recusá-la ou propor uma troca em Minha agenda, como qualquer outra designação.
Boas práticas para auto-inscrição
Dica: Habilite a auto-inscrição para posições fáceis de preencher e que não exigem habilidades especiais, como recepcionistas, diáconos ou serviço de café. Para posições especializadas como técnico de som ou líder de adoração, mantenha a inscrição desativada e designe voluntários você mesmo.
Dica: Defina um prazo de inscrição com pelo menos 48 horas de antecedência ao evento. Isso dá tempo para revisar designações e preencher lacunas restantes por designação manual ou preenchimento automático.
Dica: Mantenha Exigir aprovação ativado para posições em que você quer avaliar quem se inscreve. Útil para ministério infantil ou outras áreas sensíveis em que você precisa de um segundo par de olhos em cada voluntário antes de colocá-lo na agenda.
Gerenciando auto-inscrições
Na aba Serviço do evento, admins e líderes de equipe veem todas as designações independentemente de como foram feitas e podem:
- Confirmar uma inscrição pendente
- Remover qualquer inscrição
- Encerrar inscrições desativando Aberto para inscrições no menu Editar posição da posição
- Ajustar Pessoas necessárias a qualquer momento