Compartilhar uma pasta do Drive com sua equipe
Uma pasta de currículo não serve só para guardar lições — você também pode compartilhá-la com uma ou mais equipes de serviço da sua igreja, para que todos na equipe encontrem os arquivos de que precisam sem você ter que enviar anexos por e-mail. Compartilhe sua pasta "Arquivos do culto de domingo" com a Equipe de Louvor e a Equipe de Produção ao mesmo tempo, e as duas verão a pasta aparecer automaticamente no portal delas.
Compartilhando uma pasta com uma equipe
- Abra Lições na barra lateral de administração e mude para a visualização de pastas.
- Encontre a pasta que deseja compartilhar. Você pode:
- Passar o mouse sobre a pasta e clicar no menu •••, depois escolher Compartilhar com equipes…, ou
- Abrir a pasta e clicar em Compartilhar com equipes… na barra de ferramentas superior.
- Um painel se abre mostrando as equipes com as quais a pasta já foi compartilhada, além de um campo de busca para adicionar mais.
- Busque uma equipe pelo nome e clique nela para adicionar. A pasta é compartilhada na hora — a equipe já vê a pasta.
- Repita para quantas equipes quiser. Não há limite: uma pasta pode ser compartilhada com toda a sua lista de equipes, se fizer sentido para sua igreja.
Só aparecem nesta busca grupos do tipo Equipe (grupos pequenos comuns e turmas da Escola Dominical não aparecem aqui — não são pensados para guardar arquivos dessa forma).
Assim que uma pasta tem pelo menos uma equipe compartilhada, ela mostra um pequeno selo com o número de equipes com as quais foi compartilhada, para você identificar de relance quais pastas estão compartilhadas.
Dois níveis de acesso
Cada equipe adicionada recebe um de dois níveis de permissão, mostrados como um alternador ao lado do nome dela no painel:
- Contribuir — a equipe pode ver e baixar tudo o que está na pasta, e enviar novos arquivos. Um integrante só pode excluir os arquivos que ele mesmo enviou.
- Gerenciar — tudo o que o Contribuir permite, mais renomear ou excluir qualquer arquivo da pasta, não importa quem o enviou.
Alterne uma equipe entre os dois níveis quando quiser com o alternador, ou clique no X ao lado de uma equipe para remover o acesso dela por completo.
Líderes recebem Gerenciar automaticamente. Não importa o nível que você definir para uma equipe, o líder ou co-líder dessa equipe sempre recebe Gerenciar sobre a pasta — não só Contribuir. A ideia é que quem lidera a equipe consiga manter a pasta compartilhada organizada, mesmo que você tenha compartilhado no nível mais limitado para os demais.
Onde os integrantes da equipe encontram isso
Os integrantes da equipe veem as pastas compartilhadas em Arquivos da Equipe — um cartão que aparece direto na página inicial do portal do membro assim que pelo menos uma pasta é compartilhada com uma equipe da qual eles fazem parte. Não é preciso procurar um item de menu separado: o cartão simplesmente aparece. Ao abri-lo, são listadas todas as pastas compartilhadas com qualquer uma das equipes ativas do integrante, e ao abrir uma pasta aparecem seus arquivos com as ações que o nível de permissão dele permite (ver/baixar sempre; enviar arquivos se Contribuir ou superior; renomear/excluir qualquer arquivo se Gerenciar).
Um integrante só vê as pastas compartilhadas com as equipes nas quais está ativo — sair de uma equipe (ou ficar inativo nela) remove automaticamente o acesso às pastas compartilhadas daquela equipe.
Quem pode fazer isso
- Administradores da igreja, e qualquer pessoa cuja função tenha a permissão de editar Lições, podem compartilhar uma pasta com uma equipe, adicionar ou remover equipes, e mudar os níveis de permissão — isso é feito na área de administração de Lições, não no portal.
- O líder ou co-líder de uma equipe com a qual a pasta foi compartilhada recebe automaticamente Gerenciar sobre o conteúdo dessa pasta (renomear/excluir qualquer arquivo, enviar arquivos) assim que ela é compartilhada, mas não pode adicionar ou remover equipes por conta própria — isso continua sendo uma ação de administrador.
- Um integrante comum da equipe recebe o nível (Contribuir ou Gerenciar) que foi dado à equipe como um todo.
- Quem não está em nenhuma equipe com a qual a pasta foi compartilhada não vê nada — a pasta simplesmente não aparece para essa pessoa.