Gerenciando a Disponibilidade de Voluntários

O TimelyChurch oferece dois tipos de gestão de disponibilidade: preferências gerais de disponibilidade que descrevem quando um voluntário pode servir normalmente, e datas bloqueadas específicas para dias em que estará ausente. Tanto o administrador quanto o voluntário podem gerenciar essas configurações.

Disponibilidade Geral (Gerenciada pelo Administrador)

A disponibilidade é definida na membresia da equipe de uma pessoa. Pelo lado do administrador, você gerencia na página da equipe; pelo lado do voluntário, ele gerencia no Portal do Membro (consulte a próxima seção).

Definindo Disponibilidade Geral

1. Na barra lateral em People, abra Groups.
2. Abra a equipe de serviço à qual a pessoa pertence e abra a aba Members.
3. Na linha do membro, abra Preferências de serviço. Você pode definir:

1. Salve as alterações.

Essas informações de disponibilidade ficam armazenadas na membresia da equipe do membro e são usadas pelas ferramentas de agendamento ao designar voluntários.

Datas Bloqueadas Específicas (Gerenciadas pelo Voluntário)

Datas bloqueadas são dias específicos em que um membro da equipe de serviço não está disponível. São gerenciadas principalmente pelos próprios voluntários pelo portal do membro, embora administradores possam visualizar.

Como Voluntários Definem Datas Bloqueadas

Voluntários que são membros de uma equipe de serviço podem marcar datas como indisponíveis pelo portal do membro em dois lugares:

Jeito rápido — Minha agenda → Disponibilidade:

1. O voluntário faz login no Portal do Membro e abre Minha agenda.
2. Alterna para a visualização Disponibilidade ("Minha disponibilidade").
3. Toca em qualquer domingo para alternar entre Disponível e Bloqueado.
4. Vai ficar fora por um tempo? Em Bloquear um período, escolhe as datas De e Para e toca em Marcar como indisponível.

Página completa — Disponibilidade para serviço:

1. Em Minha agenda, o voluntário toca em Preferências de escala. A página Disponibilidade para serviço é aberta ("Marque datas em que você não está disponível para servir"), listando Suas equipes de serviço e Datas indisponíveis futuras.
2. Clica em Adicionar data indisponível e então:
   • Escolhe uma Data de início e uma Data de término (para um único dia, defina as duas datas iguais)
   • Opcionalmente digita um Motivo (opcional) (por exemplo, «Fora da cidade», «Evento em família»)
   • Clica em Adicionar data

De qualquer forma, a indisponibilidade é aplicada a todas as suas equipes de serviço de uma vez. Se alguém está na Equipe de Adoração e na Equipe de Recepção, marcar uma data como indisponível se aplica a ambas as equipes.

Indisponibilidade Recorrente

Além de datas pontuais, voluntários podem configurar padrões de recorrência (por exemplo, um conflito semanal regular) em Padrões de recorrência → Adicionar padrão na mesma página Disponibilidade para serviço. Esses padrões bloqueiam automaticamente as datas correspondentes para que o voluntário não precise adicionar cada uma manualmente. Veja Indisponibilidade Recorrente.

Removendo uma Data Bloqueada

Se os planos mudarem e um voluntário ficar disponível novamente:

1. Na página Disponibilidade para serviço do portal, encontre a data em Datas indisponíveis futuras (ou toque em um domingo Bloqueado em Minha agenda → Disponibilidade para torná-lo disponível de novo).
2. Clique no controle de remoção ao lado da data. Remover data indisponível? pede confirmação — "Você será marcado como disponível para servir nesta data novamente." — clique em Marcar como disponível.
3. A data é removida da lista de indisponíveis para todas as equipes.

O Que Administradores Veem

Quando um administrador está designando voluntários pela aba Serving do evento:

• Voluntários marcados como indisponíveis na data do evento aparecem no grupo Indisponível na janela Encontrar voluntários.
• O sistema impede administradores de designar um voluntário marcado como indisponível. Se um administrador tentar designar uma pessoa indisponível, verá uma mensagem de erro: «[Name] is marked as unavailable on this date.»

Esta verificação é aplicada durante:

• Designações manuais individuais
• Cópia de designações de eventos anteriores
• Agendamento com preenchimento automático
• Na Grade de escala, a célula deles mostra – (Indisponível).
• Na aba Membros da equipe, os líderes veem um selo De licença com quantos dias bloqueados estão chegando e o próximo (por exemplo, "De licença 5 dias · próximo 15 de maio").

Preferências de Agendamento do Voluntário

Além de datas bloqueadas, membros da equipe podem definir preferências detalhadas de agendamento na seção Preferências de escala da página Disponibilidade para serviço do portal ("Defina seus dias, horários e limites preferidos para escala automática"). Essas preferências influenciam o algoritmo de agendamento inteligente.

Preferências Disponíveis

Depois de ajustar essas opções, o voluntário clica em Salvar preferências.

Como as Preferências Afetam o Agendamento

Os valores abaixo se aplicam ao preenchimento automático sob a estratégia Fair Rotation (uma única posição, um evento inteiro, uma série ou a Grade de escala). A pontuação de prioridade mais simples de «Smart Suggestion» que alimenta o grupo Sugerido (alternar) na janela Encontrar voluntários NÃO considera preferências de dia/horário — consulte 08-volunteer-reports.md para a distinção.

• Preferências de dia: Voluntários que preferem o dia da semana do evento recebem um bônus de pontuação de +5. Aqueles que evitam esse dia recebem uma penalidade de -20.
• Preferências de horário: Voluntários que não preferem o horário do evento (manhã/tarde/noite) recebem uma penalidade de -10.
• Limites de frequência: Se um voluntário atingiu o máximo da equipe OU o máximo pessoal de vezes por mês, recebe uma penalidade de -100 (efetivamente excluído do agendamento automático).
• Mínimo de dias entre serviços: Se o voluntário serviu mais recentemente que seu intervalo mínimo (configuração da equipe OU configuração pessoal, o que for maior), recebe uma penalidade de -50.
• Opt-out de agendamento automático: Voluntários que desmarcaram «Incluir-me na escala automática» são completamente excluídos do preenchimento automático.

Configurações de Frequência de Serviço

Membros da equipe também podem definir sua preferência de frequência de serviço diretamente na membresia da equipe (além das preferências detalhadas acima):

O sistema acompanha quantas vezes cada membro serviu no mês atual e respeita esses limites durante o agendamento automático.

Dias Disponíveis (Configuração do Membro da Equipe)

Cada membro da equipe também pode especificar em quais dias da semana está geralmente disponível para servir. Isso fica armazenado como a configuração Available days na membresia da equipe. Se nenhum dia específico for definido, o membro é considerado disponível em todos os dias.

Dica: Incentive seus voluntários a manter as datas bloqueadas atualizadas. Quando voluntários marcam proativamente suas datas indisponíveis, economiza que coordenadores designem alguém que inevitavelmente recusará, e torna o agendamento automático muito mais preciso.

Dica: Se um voluntário ficará ausente por um período prolongado (por exemplo, uma viagem de um mês), peça que bloqueiem o período inteiro de uma vez com Bloquear um período em Minha agenda → Disponibilidade, ou com uma única entrada de Adicionar data indisponível que tenha Data de início e Data de término, em vez de adicionar cada semana separadamente.