Gerenciando a Disponibilidade de Voluntários
O TimelyChurch oferece dois tipos de gestão de disponibilidade: preferências gerais de disponibilidade que descrevem quando um voluntário pode servir normalmente, e datas bloqueadas específicas para dias em que estará ausente. Tanto o administrador quanto o voluntário podem gerenciar essas configurações.
Disponibilidade Geral (Gerenciada pelo Administrador)
A disponibilidade é definida na membresia da equipe de uma pessoa. Pelo lado do administrador, você gerencia na página da equipe; pelo lado do voluntário, ele gerencia no Portal do Membro (consulte a próxima seção).
Definindo Disponibilidade Geral
- Na barra lateral em People, abra Groups.
- Abra a equipe de serviço à qual a pessoa pertence e abra a aba Members.
- Clique no membro para abrir o painel de membresia. Você pode definir:
| Configuração | Descrição |
|---|---|
| Available days | Marque os dias da semana em que o membro geralmente pode servir (domingo a sábado). Deixe todas as caixas desmarcadas para tratar o membro como disponível em todos os dias. |
| Serving frequency | Com que frequência o membro quer ser agendado: As often as needed, Up to once a month, Up to twice a month ou Up to three times a month. |
- Clique para salvar as alterações de membresia.
Essas informações de disponibilidade ficam armazenadas na membresia da equipe do membro e são usadas pelas ferramentas de agendamento ao designar voluntários.
Datas Bloqueadas Específicas (Gerenciadas pelo Voluntário)
Datas bloqueadas são dias específicos em que um membro da equipe de serviço não está disponível. São gerenciadas principalmente pelos próprios voluntários pelo portal do membro, embora administradores possam visualizar.
Como Voluntários Definem Datas Bloqueadas
Voluntários que são membros de uma equipe de serviço podem marcar datas específicas como indisponíveis pelo portal do membro:
- O voluntário faz login no Member Portal.
- Navega até Serving Availability (acessível pela página da escala de serviço).
- Vê:
- Uma lista das membresias atuais de equipe
- Suas datas indisponíveis existentes (a partir do mês atual)
- Para adicionar uma nova data indisponível, clica em Add Unavailable Date e então:
- Seleciona uma date (deve ser hoje ou no futuro)
- Opcionalmente digita um reason (por exemplo, «Férias em família», «Fora da cidade», «Consulta médica»)
- Salva a entrada
- A indisponibilidade é aplicada a todas as suas equipes de serviço de uma vez. Se alguém está na Equipe de Adoração e na Equipe de Recepção, marcar uma data como indisponível se aplica a ambas as equipes.
Indisponibilidade Recorrente
Além de datas pontuais, voluntários podem configurar recurring patterns (por exemplo, um conflito semanal regular) na mesma página Serving Availability. Esses padrões bloqueiam automaticamente as datas correspondentes para que o voluntário não precise adicionar cada uma manualmente.
Removendo uma Data Bloqueada
Se os planos mudarem e um voluntário ficar disponível novamente:
- Na página Serving Availability do portal, encontre a data na lista.
- Clique no controle de remoção ao lado da data e confirme.
- A data é removida da lista de indisponíveis para todas as equipes.
O Que Administradores Veem
Quando um administrador está designando voluntários pela aba Serving do evento:
- Voluntários marcados como indisponíveis na data do evento aparecem na categoria Unavailable no modal de designação.
- O motivo da indisponibilidade (se fornecido) é exibido ao lado do nome.
- O sistema impede administradores de designar um voluntário marcado como indisponível. Se um administrador tentar designar uma pessoa indisponível, verá uma mensagem de erro: «[Name] is marked as unavailable on this date.»
Esta verificação é aplicada durante:
- Designações manuais individuais
- Designações em massa
- Cópia de designações de eventos anteriores
- Agendamento com preenchimento automático
Preferências de Agendamento do Voluntário
Além de datas bloqueadas, membros da equipe podem definir preferências detalhadas de agendamento pelo portal. Essas preferências influenciam o algoritmo de agendamento inteligente.
Preferências Disponíveis
| Preferência | Descrição |
|---|---|
| Preferred Days | Dias da semana em que o voluntário prefere servir (domingo a sábado) |
| Avoided Days | Dias da semana em que o voluntário prefere não servir |
| Prefer Morning | Se o voluntário prefere cultos/eventos da manhã |
| Prefer Afternoon | Se o voluntário prefere cultos/eventos da tarde |
| Prefer Evening | Se o voluntário prefere cultos/eventos da noite |
| Max Times Per Month | Número máximo de vezes que o voluntário quer ser agendado por mês |
| Min Days Between | Número mínimo de dias que deseja entre designações de serviço |
| Can Fill Last Minute | Se o voluntário está disposto a preencher em cima da hora |
| Available for Auto-Schedule | Se o voluntário pode ser designado pelo sistema de agendamento automático (se desabilitado, só pode ser designado manualmente) |
Depois de ajustar essas opções, o voluntário clica em Save Preferences.
Como as Preferências Afetam o Agendamento
Os valores abaixo se aplicam à estratégia Fair Rotation do agendador automático (Auto-Fill Position / Auto-Fill Series). A pontuação de prioridade mais simples de «Smart Suggestion» que alimenta o selo verde Suggested NÃO considera preferências de dia/horário — consulte 08-volunteer-reports.md para a distinção.
- Preferências de dia: Voluntários que preferem o dia da semana do evento recebem um bônus de pontuação de +5. Aqueles que evitam esse dia recebem uma penalidade de -20.
- Preferências de horário: Voluntários que não preferem o horário do evento (manhã/tarde/noite) recebem uma penalidade de -10.
- Limites de frequência: Se um voluntário atingiu o máximo da equipe OU o máximo pessoal de vezes por mês, recebe uma penalidade de -100 (efetivamente excluído do agendamento automático).
- Mínimo de dias entre serviços: Se o voluntário serviu mais recentemente que seu intervalo mínimo (configuração da equipe OU configuração pessoal, o que for maior), recebe uma penalidade de -50.
- Opt-out de agendamento automático: Voluntários que desabilitaram «Available for Auto-Schedule» são completamente excluídos do preenchimento automático.
Configurações de Frequência de Serviço
Membros da equipe também podem definir sua preferência de frequência de serviço diretamente na membresia da equipe (além das preferências detalhadas acima):
| Opção | Descrição |
|---|---|
| As often as needed | Sem limite de agendamento |
| Up to once a month | Agendar no máximo 1 vez por mês |
| Up to twice a month | Agendar no máximo 2 vezes por mês |
| Up to three times a month | Agendar no máximo 3 vezes por mês |
O sistema acompanha quantas vezes cada membro serviu no mês atual e respeita esses limites durante o agendamento automático.
Dias Disponíveis (Configuração do Membro da Equipe)
Cada membro da equipe também pode especificar em quais dias da semana está geralmente disponível para servir. Isso fica armazenado como a configuração Available days na membresia da equipe. Se nenhum dia específico for definido, o membro é considerado disponível em todos os dias.
Dica: Incentive seus voluntários a manter as datas bloqueadas atualizadas. Quando voluntários marcam proativamente suas datas indisponíveis, economiza que coordenadores designem alguém que inevitavelmente recusará, e torna o agendamento automático muito mais preciso.
Dica: Se um voluntário ficará ausente por um período prolongado (por exemplo, uma viagem de um mês), você pode alterar o status da membresia da equipe para «On Leave» em vez de adicionar datas bloqueadas individuais para cada semana. Altere de volta para «Active» quando retornar.