Extratos de Doações
Extratos de doações são resumos de fim de ano das contribuições de cada doador, usados para documentação fiscal. O TimelyChurch pode gerar, visualizar, baixar e enviar por e-mail extratos de doações individuais ou em massa como PDFs.
Nota de plano: Giving Statements é um recurso do nível Pro. Se sua igreja está nos planos Starter ou Growth, a página Statements fica bloqueada atrás de um prompt de upgrade. Faça upgrade para Pro para gerar extratos.
Quem pode usar: Os extratos nomeiam doadores, então a página Extratos exige o nível Tesoureiro em Doações ou superior (além da permissão Extratos de doações da função). Exportar CSV e Baixar tudo são mostrados apenas ao nível Administrador. Veja Quem Pode Ver as Doações.
Acessando Extratos de Doações
A página Statements fica nos seus relatórios financeiros. Você pode chegar lá de duas formas:
- Na barra lateral do admin, vá para Finances > Accounting > Reports, depois abra o cartão Giving Statements.
- Na página Giving, clique no menu Mais ações (⋮) no canto superior direito e escolha Imprimir extratos. Isso abre uma janela Gerar declaração; ao clicar em Gerar, a página Statements é aberta. A página Statements sempre trabalha por ano civil, então escolha o ano lá. (As opções Imprimir para e Período da janela não alteram o que a página Statements mostra.)
A página Statements mostra todos os doadores com doações para o ano selecionado. O breadcrumb no topo exibe Dashboard / Accounting / Reports / Giving Statements.
Selecionando o Ano
Use o menu suspenso de ano no topo da página para selecionar de qual ano visualizar os extratos. Ele abre no ano atual — ao preparar os extratos de fim de ano em janeiro, mude-o primeiro para o ano anterior. O TimelyChurch lista todos os anos que têm dados de doação, limitados aos últimos 2 anos.
Política de preservação de dados: Extratos de doações são limitados aos últimos 2 anos de dados. Se você selecionar ou solicitar um ano mais antigo, o TimelyChurch não gerará o extrato.
Lista de Doadores
A página Statements exibe todos os doadores que têm um registro de pessoa no diretório da igreja e fizeram doações elegíveis para extrato durante o ano selecionado, ordenados pelo valor total de doações (maior primeiro). Para cada doador, você vê:
- Donor — O nome do doador e, se aplicável, sua família.
- Email — Para enviar extratos eletronicamente.
- Total (YYYY) — O valor total doado durante o ano selecionado (o cabeçalho da coluna mostra o ano).
- Actions — Preview, Download PDF ou Email.
Apenas doadores vinculados a um registro de pessoa no diretório da igreja aparecem na lista. Doações sem pessoa vinculada (por exemplo, ofertas online de um e-mail não correspondido) não aparecem até você vincular a uma pessoa a uma pessoa.
No topo da página, três cartões de resumo mostram Total Giving do ano, a contagem de Donors e o Average Gift.
Visualizando um Extrato
- Clique no ícone Preview (olho) ao lado do nome de um doador.
- Uma prévia web do extrato abre, mostrando:
- Nome, endereço e telefone da igreja.
- Nome do doador e, se disponível, o endereço da família.
- O ano fiscal e o total de contribuições dedutíveis de imposto.
- Um resumo trimestral (Q1-Q4).
- Detalhes de contribuições agrupados por mês, cada linha mostrando:
- Data da doação
- Fundo
- Método de pagamento
- Valor (o valor líquido dedutível de imposto)
- Um subtotal mensal para cada mês.
- Uma caixa Summary by Fund, exibida apenas quando as doações abrangem mais de um fundo.
- O bloco de divulgação fiscal do IRS.
Na prévia você também pode Print, Download PDF ou Email Statement usando os botões no topo.
Baixando um Extrato como PDF
- Clique no ícone Download PDF ao lado do nome de um doador (também disponível na tela de prévia).
- Um arquivo PDF é gerado e baixado.
- O arquivo é nomeado
[church-slug]-giving-statement-YYYY-PersonID.pdf.
O PDF contém as mesmas informações da prévia, formatadas para impressão ou anexo em e-mail.
Divulgação Fiscal do IRS Incluída no PDF
Todo PDF de extrato termina com um bloco legal contendo a divulgação de doações beneficentes exigida pelo IRS. O texto se adapta às ofertas do doador:
- Quando nenhum bem ou serviço foi recebido em troca de qualquer oferta, o bloco diz:
Tax Information: No goods or services were provided in exchange for these contributions. [Church Name] is a tax-exempt organization under section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code. This statement is provided for your tax records. Tax ID: [Tax ID, if set on the church profile]. Please retain for your files.
- Quando uma ou mais ofertas incluíram bens ou serviços (uma oferta "quid pro quo", como um jantar de arrecadação), o bloco informa o valor total de bens ou serviços recebidos, a parte líquida dedutível de imposto e aponta para as notas de rodapé por item no extrato.
A linha Tax ID só aparece se você tiver preenchido o Tax ID federal da igreja (EIN) nas configurações da igreja. Se sua igreja não for uma organização 501(c)(3), esta linguagem padrão pode não ser apropriada — consulte seu contador ou advogado antes de distribuir extratos.
Enviando um Extrato por E-mail
Envio rápido pela lista: Clique no ícone Enviar declaração por e-mail (envelope) ao lado do nome de um doador e confirme "Enviar extrato de doações para [e-mail]?". O extrato é enviado na hora com o assunto e a mensagem padrão.
Personalizar antes de enviar:
- Clique no ícone Visualizar (olho) ao lado do doador, depois clique em Enviar declaração por e-mail no topo da prévia.
- Na janela Enviar declaração por e-mail, ajuste:
- Assunto — Padrão: "Your YYYY Giving Statement from [Church Name]."
- Mensagem — Um editor de rich text com uma mensagem de agradecimento padrão que você pode editar. Os dois campos são obrigatórios. "O PDF do extrato de doações de YYYY será anexado automaticamente."
- Clique em Send Email.
O e-mail inclui:
- Uma saudação usando o primeiro nome do doador.
- O ano do extrato.
- Uma mensagem de agradecimento.
- O PDF do extrato como anexo (nomeado
giving-statement-YYYY.pdf).
Requisitos:
- O doador deve ter um endereço de e-mail cadastrado.
- Se não houver e-mail disponível, a opção de e-mail não é exibida para esse doador (a prévia mostra Sem e-mail).
Gerando Extratos em Massa
Para criar extratos para todos os doadores de uma vez:
- Na página Statements, selecione o ano.
- Clique em Baixar tudo (exibido ao nível Administrador em Doações).
Ao lado, Exportar CSV baixa a lista de doadores do ano como planilha (também nível Administrador).
Um único arquivo PDF é baixado contendo um extrato por página para cada doador elegível. O arquivo é nomeado [church-slug]-giving-statements-YYYY-all.pdf.
Isso é ideal para imprimir e enviar extratos por correio a todos os doadores de uma vez. (Para listas muito grandes de doadores, o TimelyChurch limita um único download em massa a 500 doadores e pede que você gere extratos individualmente.)
Detalhes dos Dados do Extrato
O Que É Incluído
- Todas as doações elegíveis para extrato vinculadas ao registro de pessoa do doador para o ano selecionado, incluindo doações marcadas como anônimas (anonimato é apenas um indicador público/ranking — o próprio registro fiscal do doador reflete cada oferta que ele fez).
- Alocações de fundo — se uma doação foi dividida entre vários fundos, a parte de cada fundo aparece separadamente, mostrando o valor líquido dedutível desse fundo.
- Métodos de pagamento de cada doação.
O Que É Excluído
- Doações totalmente reembolsadas — Uma oferta totalmente reembolsada não aparece no extrato. Reembolsos parciais são incluídos no valor líquido dedutível (o reembolso é subtraído automaticamente).
- Doações em espécie / bens — Ofertas não monetárias (in-kind) não são incluídas no extrato de contribuições em dinheiro.
- Valor de bens/serviços — Quando uma oferta incluiu bens ou serviços em troca (quid pro quo), apenas a parte líquida dedutível de imposto é contada; o valor de bens/serviços é subtraído.
- Doações não vinculadas — Doações sem pessoa vinculada (por exemplo, doações online de e-mails não correspondidos) não aparecem em nenhum extrato. Para incluir essas páginas, edite a doação e vincule-a a uma pessoa.
Agrupamento por Fundo
Nos detalhes do extrato, as doações são agrupadas por mês. Quando as doações abrangem mais de um fundo, uma caixa Summary by Fund também aparece, mostrando o total de cada fundo. Se uma doação foi dividida entre vários fundos, a parte de cada fundo é alocada proporcionalmente e exibida em sua própria linha.
Detalhamento Trimestral
Os extratos incluem um resumo trimestral:
- Q1 (January - March)
- Q2 (April - June)
- Q3 (July - September)
- Q4 (October - December)
Isso ajuda os doadores a verificar seus padrões de doação ao longo do ano.
Fluxo de Extratos de Fim de Ano
Aqui está um fluxo recomendado para produzir extratos de doações de fim de ano:
- Verifique os dados — Antes de gerar extratos, revise a página Giving do ano para garantir que todas as doações estejam registradas e corretamente vinculadas aos doadores.
- Vincule doações não correspondidas — Verifique doações online ou ofertas inseridas manualmente que não estão vinculadas a um registro de pessoa. Edite-as para adicionar a pessoa correta.
- Revise reembolsos — Confirme que reembolsos foram processados no TimelyChurch para que os extratos reflitam os valores líquidos dedutíveis corretos.
- Gere e revise — Visualize alguns extratos individuais para verificar a precisão.
- Gere em massa — Use Download All para obter o PDF em massa para impressão, ou envie extratos individualmente por e-mail.
- Envie extratos por e-mail — Para doadores com endereço de e-mail, use a função de e-mail para enviar extratos eletronicamente.
- Imprima e envie por correio — Para doadores sem e-mail, imprima o PDF em massa e envie cópias físicas.
Solução de Problemas
"This donor does not have an email address"
O registro de pessoa do doador não tem o campo de e-mail preenchido. Vá para People > encontre a pessoa > edite o registro > adicione o endereço de e-mail.
Uma doação está ausente de um extrato
Verifique o seguinte:
- A doação está vinculada à pessoa correta? (Abra a doação e confira o doador exibido em Informações do doador.)
- A doação foi totalmente reembolsada? Ofertas totalmente reembolsadas são excluídas.
- A doação é in-kind (não monetária)? Ofertas in-kind não são incluídas em extratos de contribuições em dinheiro.
- A data da doação está dentro do ano selecionado?
Totais do extrato não correspondem ao painel de Giving
O painel de Giving mostra todas as doações, incluindo ofertas não vinculadas e valores brutos. Os extratos incluem apenas doações elegíveis para extrato vinculadas a um registro de pessoa, exibidas no valor líquido dedutível de imposto (reembolsos e qualquer valor de bens/serviços subtraídos). A diferença vem de doações não vinculadas, ofertas totalmente reembolsadas, ofertas in-kind e ajustes de bens/serviços.