Gerenciamento de Orçamentos
Visão Geral
O recurso de orçamentos do TimelyChurch permite criar orçamentos financeiros, definir valores planejados para cada categoria de receita e despesa e acompanhar o desempenho real em relação ao plano ao longo do ano. O sistema calcula variações em tempo real para que você veja de relance se está no caminho certo.
Requisitos de plano e onde encontrar: Orçamentos é um recurso Pro (US$ 129/mês fundador enquanto as primeiras 25 vagas fundadoras durarem, depois US$ 149/mês de tabela). Abra-o em Finanças > Orçamentos na barra lateral — isso funciona em qualquer visão da contabilidade. Na Contabilidade completa, Orçamentos também aparece no menu Configuração ▾ da barra de abas de contabilidade; o menu Mais ▾ do Livro-caixa simples não o lista.
Quem Pode Gerenciar Orçamentos
Orçamentos têm a sua própria permissão, separada de Contabilidade. Em Administração → Funções e permissões, a linha Orçamentos (em Finanças) define o que uma função pode fazer:
| Para... | Requer |
|---|---|
| Abrir orçamentos, o relatório de variação, o detalhamento mensal e o relatório para a diretoria | Ver em Orçamentos |
| Criar um orçamento (a partir de um modelo, a partir dos valores reais, por cópia ou à mão) e adicionar itens | Criar em Orçamentos |
| Editar um orçamento ou seus itens, e ativar um orçamento | Editar em Orçamentos |
| Excluir um orçamento em rascunho | Excluir em Orçamentos (incluído em Acesso completo) |
| Encerrar um orçamento | Fechar em Contabilidade (incluído em Acesso completo na linha Contabilidade) |
Quem não pode encerrar um orçamento vê "Encerrar um orçamento requer o nível de acesso «Gerenciar» em Contabilidade. Peça ao administrador da sua igreja se precisar."
Tipos de Orçamento
Você pode criar três tipos de orçamentos:
- Anual — Cobre um ano fiscal completo (a escolha mais comum para igrejas).
- Trimestral — Cobre um período de três meses.
- Mensal — Cobre um único mês.
Ciclo de Vida do Orçamento
Todo orçamento passa por três estágios:
| Status | Descrição |
|---|---|
| Rascunho | O orçamento está sendo preparado. Você pode adicionar, editar e remover itens de linha livremente. |
| Ativo | O orçamento está aprovado e em uso. O acompanhamento de variação está ativo. Você ainda pode ajustar valores de itens de linha. |
| Encerrado | O período do orçamento terminou. Nenhuma alteração adicional pode ser feita. O orçamento é preservado como registro histórico. |
Criando um Novo Orçamento
A página Criar Orçamento oferece três métodos de início rápido no topo, mais um formulário manual abaixo. Escolha o método que melhor se encaixa no orçamento que está construindo.
Método 1: Do Modelo
No cartão Início Rápido: Criar do Modelo, escolha um modelo pré-construído (dimensionado para sua igreja) e clique nele. O TimelyChurch cria um orçamento rascunho com os itens de linha padrão de receita e despesa do modelo já preenchidos. Melhor para orçamentos de primeira vez quando você não tem dados do ano anterior para usar.
Método 2: Dos Realizados (Preencher do Ano Passado)
No cartão Preencher dos Realizados do Ano Passado, escolha o ano do orçamento e clique em Preencher dos Realizados. O TimelyChurch lê suas transações de receita e despesa do ano anterior, totaliza por categoria e cria um orçamento rascunho onde o valor planejado de cada item de linha iguala o que você realmente gastou ou recebeu naquela categoria no ano passado. Ajuste a partir daí. Melhor para igrejas com pelo menos um ano completo de histórico contábil.
Método 3: Copiar de Orçamento Anterior
No formulário manual, o menu suspenso Copiar de Orçamento Anterior permite carregar todos os itens de linha (com os mesmos valores planejados) de um orçamento anterior. Melhor quando o orçamento do ano passado é um bom ponto de partida e você só quer ajustar algumas cifras.
Criação Manual
Se prefere começar do zero:
- Vá para Finanças > Orçamentos (ou Configuração ▾ > Orçamentos na barra de abas de contabilidade).
- Clique em Novo orçamento (Criar primeiro orçamento se você ainda não tem nenhum). A página Criar orçamento é aberta.
- Preencha o formulário manual (abaixo dos cartões de início rápido):
- Nome do orçamento — Um nome descritivo (por exemplo, "Orçamento Anual 2026" ou "Orçamento Operacional Q1 2026").
- Tipo de Orçamento — Anual, Trimestral ou Mensal.
- Ano Fiscal — O ano a que este orçamento se aplica.
- Data de Início — Quando o período do orçamento começa.
- Data de Término — Quando o período do orçamento termina.
- Copiar de Orçamento Anterior — Menu suspenso opcional para copiar itens de linha de um orçamento existente (ou Começar do zero (sem cópia)).
- Notas — Notas opcionais sobre o orçamento (premissas, data de aprovação do conselho, etc.).
- Clique em Criar orçamento.
Você será redirecionado para a página de detalhes do orçamento onde pode adicionar itens de linha.
Adicionando Itens de Orçamento (Itens de Linha)
Cada item de orçamento vincula uma categoria a um valor em dólares planejado para o período do orçamento.
- Na página de detalhes do orçamento, clique em Adicionar Item.
- Selecione uma Categoria (receita ou despesa).
- Opcionalmente selecione um Fundo para acompanhar o orçamento no nível do fundo.
- Insira o Valor Planejado para o período completo do orçamento.
- Adicione Notas opcionais explicando a cifra.
- Clique em Adicionar Item.
Repita para cada linha de receita e despesa que deseja acompanhar.
Dica: O sistema impede entradas duplicadas. Você não pode adicionar dois itens de orçamento para a mesma combinação de categoria e fundo dentro do mesmo orçamento.
Entendendo a Variação
Variação é a diferença entre o que você planejou (orçado) e o que realmente aconteceu (transações reais). O TimelyChurch calcula a variação automaticamente comparando seus valores de orçamento com dados reais de transações.
Variação de Receita
Para categorias de receita, o sistema compara receita planejada com receita real recebida durante o período do orçamento.
- Acima da meta (variação positiva) — Você recebeu mais receita do que orçado. Isso é geralmente favorável.
- Abaixo da meta (variação negativa) — Você recebeu menos receita do que orçado. Isso pode precisar de atenção.
Variação de Despesa
Para categorias de despesa, o sistema compara gasto planejado com gasto real.
- Abaixo do orçamento (variação positiva) — Você gastou menos do que orçado. Isso é geralmente favorável.
- Acima do orçamento (variação negativa) — Você gastou mais do que orçado. Isso precisa de atenção.
Variação Geral
A variação geral olha o resultado líquido: líquido real (receita menos despesas) comparado ao líquido planejado (receita planejada menos despesas planejadas).
- Favorável — A posição financeira líquida da igreja está melhor do que planejado.
- Desfavorável — A posição financeira líquida da igreja está pior do que planejado.
Lendo os Indicadores de Variação
Na página de detalhes do orçamento, cada item de linha mostra:
- Planejado — O valor orçado.
- Realizado — A soma de transações correspondentes dentro do período do orçamento (correspondidas por categoria e opcionalmente por fundo).
- Variação — A diferença em dólares, com uma porcentagem.
- Progresso — Uma porcentagem mostrando quanto do valor planejado foi realizado.
- Status — Um indicador codificado por cor:
- Verde para variação favorável (receita acima da meta, despesas abaixo do orçamento).
- Vermelho para variação desfavorável (receita abaixo da meta, despesas acima do orçamento).
Ativando um Orçamento
Quando seu orçamento estiver pronto:
- Abra Finanças > Orçamentos.
- Encontre o orçamento rascunho na lista e abra o menu de ações (o ícone de três pontos à direita da linha).
- Clique em Ativar.
- O status muda de Rascunho para Ativo.
Nota: Um orçamento deve ter pelo menos um item de linha antes de poder ser ativado. As ações Ativar, Encerrar Orçamento, Copiar para Próximo Ano e Excluir ficam todas no menu de ações da linha na lista de Orçamentos — não na própria página de detalhes do orçamento.
Uma vez ativo, os cálculos de variação do orçamento começam a comparar valores planejados com transações reais em tempo real.
Encerrando um Orçamento
No final de um período de orçamento:
- Abra Finanças > Orçamentos.
- Abra o menu de ações (ícone de três pontos) do orçamento ativo.
- Clique em Encerrar Orçamento.
- O status muda para Encerrado.
Orçamentos encerrados não podem ser modificados mas permanecem disponíveis para revisão histórica e relatórios.
Copiando um Orçamento para o Próximo Ano
Para economizar tempo ao criar um novo orçamento anual:
- Abra Finanças > Orçamentos.
- Abra o menu de ações (ícone de três pontos) do orçamento que deseja projetar e clique em Copiar para Próximo Ano.
- Um novo orçamento rascunho é criado com:
- O ano fiscal incrementado em um.
- As datas de início e término avançadas em um ano.
- Todos os itens de linha copiados com os mesmos valores planejados.
- Você é levado à página de detalhes do novo orçamento. Revise, ajuste valores conforme necessário e ative (da lista de Orçamentos) quando estiver pronto.
Excluindo um Orçamento
Apenas orçamentos rascunho podem ser excluídos. Orçamentos ativos e encerrados são preservados para responsabilização e registros históricos.
- Abra Finanças > Orçamentos.
- Abra o menu de ações (ícone de três pontos) do orçamento rascunho e clique em Excluir.
- Confirme a exclusão.
Alerta de Gasto de 90%
Para ajudá-lo a detectar gastos excessivos antes que se tornem um problema, o TimelyChurch examina os itens de linha de despesa de um orçamento cada vez que você abre sua página de detalhes. Qualquer linha de despesa onde o gasto real atingiu 90% ou mais do valor planejado dispara um banner amarelo de Alerta de Gasto no topo da página de detalhes do orçamento, listando as categorias afetadas. Isso é puramente uma notificação — nada é bloqueado — mas dá ao tesoureiro chance de sinalizar o problema antes que a linha ultrapasse o orçamento.
Relatórios de Orçamento
A página de detalhes do orçamento tem três botões de relatório além do resumo de variação na página: Baixar relatório da diretoria (PDF), Relatório de variação e Detalhamento mensal. Os três funcionam para qualquer orçamento e exigem apenas a permissão Ver em Orçamentos.
Relatório de Variação
Use quando quiser uma verificação rápida de cima a baixo de como o orçamento está andando agora. Clique em Relatório de variação na página de detalhes do orçamento.
O que ele mostra:
- Blocos de resumo de Receita, Despesas e Posição líquida (líquido planejado vs. líquido real).
- Uma tabela Detalhe da variação por item com, para cada linha do orçamento: Categoria, Fundo, Planejado, Real (a soma de todas as transações correspondentes no período do orçamento), Variação ($), Variação (%) e um Status (por exemplo Abaixo do orçamento, Acima do orçamento, Acima da meta ou Abaixo da meta, mostrado como favorável ou desfavorável).
- Os itens são agrupados em receita e despesa com totais para cada grupo.
- Um botão Imprimir relatório e a data em que o relatório foi gerado.
Ritmo acumulado no ano (somente orçamentos anuais): A página de detalhes do orçamento também mostra um valor de Acumulado esperado do ano para receita, despesas e líquido. Ele distribui o total planejado do orçamento igualmente por 12 meses e conta os meses decorridos desde a data de início do orçamento, para você ver se os valores reais estão À frente ou Atrasado (receita) ou Abaixo ou Acima (despesas) do ritmo linear. Se hoje está fora do período do orçamento, nenhum valor acumulado é mostrado.
Como ler:
- Todas as linhas verdes: saudável. Vá direto aos números de resumo.
- Uma ou duas linhas de despesa com 90% ou mais de progresso: investigue antes que passem de 100%. A variação mostra quanto ainda resta em dólares.
- Receita bem abaixo do ritmo acumulado no ano: as doações estão fracas. Não espere o fim do ano — converse agora.
- Receita e despesa ambas favoráveis: abaixo do orçamento nos dois lados, em geral algo bom, mas verifique se os planos de ministério foram pausados.
Detalhamento Mensal
Use quando precisar ver o momento, não só os totais. Clique em Detalhamento mensal na página de detalhes do orçamento.
O que ele mostra: uma grade com uma linha por item do orçamento (por Categoria) e uma coluna por mês do período do orçamento.
- Cada célula mostra o valor planejado daquele mês e o valor real. O planejado por mês é o valor total planejado do item dividido igualmente entre os meses do período do orçamento.
- O real por mês é a soma das transações da categoria correspondente (e do fundo, se a linha tiver um) datadas naquele mês.
- As células têm cores: verde para Abaixo do orçamento (despesas) / Acima da meta (receitas), vermelho para Acima do orçamento (despesas), cinza quando não há atividade.
- Mostrar: no topo alterna entre Ambos (padrão), Somente receitas e Somente despesas.
- Uma linha Totais embaixo e uma coluna Total à direita dão os totais mensais e do período inteiro.
Como ler:
- Uma categoria de despesa que esquenta nos primeiros meses: se o real já passou do plano linear nos três primeiros meses, espere estouros depois, a menos que o gasto mude.
- Despesas irregulares (seguros, conferências, equipamentos): elas parecem "acima" no mês em que ocorrem e "abaixo" no resto do ano. É esperado — foque no total dessas linhas.
- Use o filtro: alterne para Somente despesas antes de uma reunião do comitê financeiro — os estouros de despesa costumam ser o assunto da reunião.
Dica: O Detalhamento mensal é o melhor relatório para planejamento de fluxo de caixa. O relatório de variação diz se você está acima ou abaixo; a grade mensal diz quando se preparar.
Relatório do Conselho PDF
Use quando precisar imprimir ou enviar por e-mail um resumo limpo, pronto para a diretoria. Clique em Baixar relatório da diretoria (PDF) na página de detalhes do orçamento — o PDF é baixado na hora, sem pré-visualização na tela.
O que ele inclui: um Budget vs Actual Report com um Resumo financeiro (receita total, despesas totais, posição líquida), tabelas de receita e despesa com Categoria, Planejado, Real e Variação, o nome da sua igreja e o horário em que o PDF foi gerado.
O Relatório da diretoria é um retrato de um momento. Se você o gerar de novo na semana que vem, os números podem mudar conforme novas transações chegam — então arquive o PDF que você apresentou junto com as atas da diretoria em vez de gerá-lo de novo depois.
Dica: Compartilhe o relatório de variação com seu comitê financeiro e leve o PDF do Relatório da diretoria à própria reunião da diretoria. Arquive-o mensalmente junto com o Relatório do Tesoureiro.