Tutorial: Passo a Passo de Convite de Substituto em Precisa de Atenção

Público: Administrador da igreja ou líder de equipe lidando com uma solicitação de substituto de última hora Tempo necessário: Cerca de 5 minutos (na vida real, num sábado à noite de verdade) Você vai precisar de: Permissões de administrador ou líder de equipe na equipe que está sem voluntário

O Que Você Vai Aprender

Ao final deste passo a passo, você saberá como:

• Abrir o painel Precisa de Atenção e encontrar Open Sub Requests
• Usar o modal Invite Teachers para enviar um convite de substituto a vários candidatos de uma vez
• Confiar no filtro automático que oculta quem já está agendado naquele dia (sem reserva dupla)
• Confirmar que os convites saíram por e-mail e notificações no aplicativo

Este é o tutorial pelo qual você vai se agradecer na primeira noite de sábado em que receber uma mensagem de «não posso amanhã». Cinco minutos do início ao fim.

Passo 1: Abra o Painel Precisa de Atenção

Tempo: 30 segundos

1. Faça login no seu painel de administração do TimelyChurch.
2. Na barra lateral, clique em Need Attention. (Geralmente tem um selo pequeno com um número indicando quantos itens precisam de atenção humana.)

O painel é organizado em seções, incluindo Open Sub Requests, Unfilled Positions, Pending Invites e Prep Tasks. O objetivo desta página é ser sua única visualização de «o que precisa de mim agora» — nada mais.

Dica: Salve esta URL no seu celular. A primeira coisa todo sábado de manhã é conferir. Na maioria das semanas estará vazio — que é exatamente o objetivo.

Para o detalhamento completo do recurso, consulte Solicitações de Substituto.

Passo 2: Encontre a Solicitação de Substituto Aberta

Tempo: 30 segundos

1. Role até a seção Open Sub Requests. (Se não a vir, clique na engrenagem Settings no topo do painel e certifique-se de que Show Open Sub Requests está ativado.)
2. A seção lista cada solicitação de substituto ativa com:
   • Quem pediu o substituto (por exemplo, Sarah M., Vocalist)
   • Para qual evento está agendado (por exemplo, Sunday Worship, Aug 11, 10:00 AM)
   • Quando fez a solicitação
   • O motivo informado (por exemplo, «Family emergency»)
3. Encontre a linha da posição que você precisa preencher. Clique na linha para expandir os detalhes.

Dica: As solicitações de substituto vêm de duas fontes: um voluntário clicando em Decline na própria designação, ou um líder de equipe marcando uma posição como aberta. Ambas terminam aqui.

Passo 3: Clique em «Invite Teachers»

Tempo: 15 segundos

1. Na linha expandida da solicitação de substituto, clique no botão Invite Teachers (está rotulado assim tanto para equipes de ensino quanto de serviço — a função é idêntica).
2. Um modal desliza da direita.

Nota: O botão diz «Invite Teachers», mas se aplica a todo tipo de equipe — adoração, som, crianças, recepção, etc. A função é idêntica independentemente do rótulo.

Passo 4: Revise a Lista Disponível com Filtro Automático

Tempo: 1–2 minutos

O modal faz a parte difícil por você. Ele mostra cada membro da mesma equipe exceto:

• Pessoas já agendadas para servir em outro lugar no mesmo dia (sem reserva dupla)
• Pessoas que se marcaram como indisponíveis para aquela data (Out-of-Office + padrões recorrentes se aplicam)
• Pessoas que já recusaram esta solicitação específica (para não insistir de novo)
• Pessoas que atingiram o limite de Max Times Per Month

O que sobra é uma lista de substitutos legítimos e disponíveis.

Cada linha de candidato mostra:

• O nome e as posições principais
• Um ponto verde se é uma boa opção (cobre esta posição exata)
• Uma marca de tempo pequena «Last served: [date]» para preferir quem não serviu recentemente
• Um link com ícone de telefone se quiser enviar mensagem diretamente antes

Ordene a lista por Last served (oldest first) se quiser distribuir a carga com equidade.

Passo 5: Selecione Substitutos e Envie

Tempo: 1 minuto

1. Marque a caixa ao lado de cada pessoa que deseja convidar. Você pode escolher mais de uma. Quem aceitar primeiro ganha — quem aceitar primeiro obtém a vaga e o restante recebe um aviso educado de «não é mais necessário».
2. Opcionalmente adicione uma nota pessoal no campo Message — uma ou duas frases bastam: "Hey team, Sarah's out tomorrow. First yes wins. Thanks!"
3. Clique em Send Invitations.
4. O modal fecha e um banner de confirmação verde aparece: Invitations sent to N people.

Dica: Selecionar 2–3 pessoas é o ponto ideal. Selecionar apenas 1 arrisca que não vejam a tempo. Selecionar 8 faz todos os celulares vibrarem desnecessariamente.

Passo 6: Confirme que as Notificações Saíram

Tempo: 30 segundos

O sistema entrega cada convite de duas formas ao mesmo tempo:

• E-mail — para o endereço no perfil, com um botão Accept de um clique
• Notificação no aplicativo — o ícone de sino no cabeçalho do portal, com o mesmo botão Accept

Para verificar se está funcionando:

1. Atualize a página Precisa de Atenção.
2. A solicitação de substituto agora mostra N pending invites em vez de «Open».
3. Clique na linha para expandir — você verá o status de cada convidado (Pending, Accepted, Declined).
4. Conforme as pessoas respondem, o status atualiza em tempo real. O primeiro Accept fixa o substituto e cancela automaticamente os convites dos demais.

Você receberá uma notificação no momento em que alguém aceitar — para parar de atualizar a página.

Para informações mais detalhadas, consulte Notificações de Voluntários.

Passo 7: E Se Ninguém Aceitar?

Tempo: Varia

Se passarem 6 horas e ninguém disser sim, você tem duas opções:

1. Amplie a rede. Abra a solicitação de novo, clique em Invite Teachers uma segunda vez e escolha mais algumas pessoas.
2. Ligue diretamente. Clique no ícone de telefone ao lado de um candidato provável e ligue. Depois que aceitar verbalmente, clique em Mark Confirmed no modal para registrar manualmente.

Se a posição genuinamente não puder ser preenchida, clique em Mark Position Unfilled para removê-la de Precisa de Atenção — o evento exibirá cobertura «1 of 2» em vez de permanecer sinalizado para sempre.

O Que Fazer em Seguida

• Guie seus líderes de equipe por este tutorial também — eles têm os mesmos poderes de Invite Teachers em suas próprias equipes. (Tutorial 02: Gerencie Sua Equipe)
• Certifique-se de que cada voluntário configurou a disponibilidade para o filtro automático funcionar de verdade. (Tutorial 03: Configure Sua Disponibilidade)
• Leia Solicitações de Substituto para a referência completa de cada opção neste fluxo.
• Configure Auto-pick replacement em cada equipe para que a maioria das recusas seja preenchida pelo sistema antes de chegar à sua página Precisa de Atenção. (Tutorial 01, Passo 4)

O sonho é um painel Precisa de Atenção vazio na maior parte do tempo. Agora você sabe como chegar lá.