Notificações de Voluntários
O TimelyChurch mantém os voluntários informados sobre suas designações e faz de aceitar ou recusar uma tarefa de um toque. As mensagens vão pelo Telegram quando o voluntário vinculou a conta; caso contrário, por e-mail, e a maioria também aparece na lista de notificações dentro do app. Este artigo cobre todas as mensagens para voluntários, quando elas saem e as configurações de equipe que as controlam.
Tipos de Notificação
1. Convite "Você foi escalado"
Disparado quando: Um voluntário é designado para uma posição de serviço (manualmente, pelo preenchimento automático, pela Grade de escala ou pelo Telegram) — e a data está dentro da janela de aviso da equipe.
Cada equipe decide com quanta antecedência suas pessoas ficam sabendo, em Grupos → [Equipe] → Detalhes → Configurações de escala → Quando as pessoas são avisadas de que estão escaladas → Avisar com esta antecedência (dias) (padrão 30 dias):
- Se o evento está dentro desse número de dias, o convite sai na hora.
- Se está mais distante, o convite fica retido e é enviado pela manhã (por volta das 9h, no horário da igreja) no dia em que o evento entra no prazo. Você pode planejar um trimestre ou um ano inteiro de uma vez, e cada voluntário fica sabendo de cada data cerca de um mês antes.
- 0 significa "avisar as pessoas no momento em que você as escala".
Alterar a configuração afeta os convites que ainda não saíram. Ninguém é avisado duas vezes.
No Telegram, o voluntário recebe uma mensagem com o evento, a data, o horário e a posição, e três botões: ✅ Sim, eu posso, ❌ Desta vez não e ⏰ Lembrar antes… (que oferece 3 dias antes, 1 dia antes ou De manhã).
Por e-mail, o assunto é «Serving Request: [Position Name] - [Event Title]» e o e-mail mostra:
- O título, a data, o horário e o local do evento
- O nome da posição
- Quem designou (se aplicável)
- Botões Aceitar e Recusar
- Links para ver a escala completa e para gerenciar a disponibilidade no portal
Detalhes importantes:
- Os links de Aceitar e Recusar são links pessoais e seguros que expiram após 7 dias.
- Não é necessário login para aceitar ou recusar pelo e-mail.
- Aceitar muda a designação para Confirmado; recusar muda para Recusado e avisa os líderes da equipe (veja Solicitações de substituto).
Quando a designação já está confirmada -- a equipe tem Confirmar atribuições automaticamente (pular status pendente) ativado, então a designação feita por um líder ou o preenchimento automático a confirma na hora -- a mensagem avisa o voluntário de que ele está escalado em vez de perguntar. No Telegram ela traz o mesmo evento, data, horário e posição e "Você está confirmado — não precisa responder.", sem botões. Por e-mail o assunto é "Atribuição de serviço: [Nome da posição] - [Título do evento]", o e-mail diz "Você foi escalado(a) para servir em um evento futuro:" e "Você está confirmado — não precisa responder.", e não há botões Aceitar ou Recusar. Para uma data mais distante do que a janela de aviso da equipe, o voluntário fica sabendo pelo lembrete de serviço antes de servir.
Copiando muitas semanas de uma vez? Quando você usa Copiar para frente em uma série, cada voluntário recebe uma mensagem-resumo listando todas as datas em que foi adicionado, em vez de uma mensagem separada por data. O resumo o leva a Minha agenda no portal, onde ele pode confirmar ou recusar cada data.
2. Lembretes de Serviço
Os lembretes automáticos vão para voluntários Pendente ou Confirmado, uma vez, à noite (18h, no horário da igreja) no dia de lembrete de cada equipe. Cada equipe define:
- Enviar lembretes de serviço para esta equipe — ativado por padrão.
- Enviar o lembrete com esta antecedência (dias) — padrão 2 ("você serve em 2 dias"; 0 = na manhã do evento). Quando for 2 ou mais, as pessoas também recebem um último lembrete no dia anterior.
Lembretes manuais: abra a aba Serviço do evento, clique em Mais ações → Enviar lembretes, e todos os voluntários confirmados daquele evento são lembrados na hora. Na Grade de escala, Lembrar N lembra todos que ainda estão pendentes na janela visível.
Assunto do e-mail: «Reminder: You're serving [timing] - [Event Title]» — o timing aparece como «today», «tomorrow» ou «in X days».
Conteúdo do e-mail: o título do evento, a data e o horário, o local, a posição, quão próximo é e um link para Minha agenda no portal.
Voluntários ignorados: Voluntários sem Telegram vinculado e sem endereço de e-mail cadastrado não podem ser alcançados e são ignorados.
3. Lembretes para Quem Ainda Não Respondeu
Se uma equipe define Lembrar quem não confirmou (dias antes do evento) (por exemplo "4, 2"), quem ainda está pendente é avisado de novo nesses dias. Com Seguir em frente quando alguém não responde ativado, um convite sem resposta além do Prazo de resposta expira e a próxima pessoa do rodízio é convidada. Veja Preenchimento automático em cascata, convites de substituto e selos de ausência.
4. Alertas de Recusa para Líderes
Disparado quando: Um voluntário recusa.
Quem recebe: Os líderes e colíderes da equipe (ou os administradores da sua igreja, se a equipe não tem líder) — no app, no Telegram com os botões Encontrar substituto, Reconvidar e Ver evento, ou por e-mail com um botão Abrir a escala.
5. Convites de Solicitação de Preenchimento
Disparado quando: Um líder envia uma solicitação de preenchimento para uma posição aberta. Cada pessoa convidada recebe um link pessoal para assumir a vaga (no Telegram, um botão Eu posso cobrir). Veja Solicitações de preenchimento: ofereça as vagas abertas, o primeiro a aceitar fica.
6. Notificação de Alteração de Evento
Disparado quando: Um evento é reagendado e o administrador opta por avisar as pessoas.
Quem recebe: Os inscritos e os voluntários de serviço confirmados do evento. Veja Lembretes e notificações de eventos.
7. Notificações de Solicitação de Troca
Disparado quando: Um voluntário propõe uma troca em Minha agenda (veja Solicitações de troca).
Quem recebe:
- O colega (ou toda a equipe, no caso de uma troca aberta) é avisado de que alguém quer trocar, com ações de aceitar e recusar no portal.
- O solicitante é avisado quando a troca é aceita ou recusada.
Se a troca for aceita, ambas as designações voltam a Pendente para que cada voluntário possa reconfirmar sua nova data.
O Fluxo de Aceitar/Recusar
O fluxo de aceitar/recusar foi projetado para ser o mais sem atrito possível para voluntários:
Pelo Telegram ou por E-mail
- O convite chega com os detalhes da designação.
- O voluntário toca em Sim, eu posso / Aceitar ou Desta vez não / Recusar.
- Aceitar: A designação muda para «Confirmado». Pelo e-mail, o voluntário vê uma página de confirmação.
- Recusar: O voluntário pode opcionalmente dar um motivo. A designação muda para «Recusado».
Pelo Portal
- O voluntário faz login e abre Minha agenda (visualização Lista).
- Os itens que precisam de resposta são marcados com Precisa de resposta; ele toca em Confirmar ou Recusar.
- Também pode usar Propor troca para trocar com um colega.
- No dia, pode tocar em Estou aqui para fazer check-in.
O Que Acontece ao Recusar
Quando um voluntário recusa:
- A designação muda para «Recusado» e o motivo (se houver) é registrado.
- A recusa é contada nas estatísticas de aceitação do voluntário.
- Os líderes da equipe são avisados e — se a equipe permitir — a próxima pessoa do rodízio é convidada automaticamente (veja Solicitações de substituto).
Check-in
Voluntários podem fazer check-in na designação em Minha agenda:
- Janela de check-in: Começa 2 horas antes do horário de início do evento e termina quando o evento acaba (ou 2 horas após o horário de início se nenhum horário de término estiver definido).
- Elegibilidade: Apenas designações confirmadas que ainda não fizeram check-in.
- Processo: O voluntário toca em Estou aqui; a designação passa então a mostrar Com check-in feito.
Configurações de Notificação para Equipes
Essas configurações ficam no card Configurações de escala, na aba Detalhes da equipe:
| Configuração | Descrição |
|---|---|
| Notificar voluntários quando atribuídos automaticamente | Se habilitado, os voluntários são avisados quando o preenchimento automático os designa. Se desabilitado, designações preenchidas automaticamente são silenciosas. |
| Confirmar atribuições automaticamente (pular status pendente) | Se habilitado, as designações que um líder faz (na aba Serviço de um evento, pela Grade de escala ou com Mudar função) e as preenchidas automaticamente começam como «Confirmado» em vez de «Pendente», então não há nada para o voluntário aceitar. Os voluntários que se inscrevem por conta própria continuam seguindo a configuração Exigir aprovação da função. |
| Enviar lembretes de serviço para esta equipe | Ativa ou desativa os lembretes automáticos. |
| Enviar o lembrete com esta antecedência (dias) | Quando o lembrete automático sai (padrão 2). |
| Avisar com esta antecedência (dias) | Com quanta antecedência as pessoas são avisadas pela primeira vez de que estão escaladas (padrão 30; 0 = imediatamente). |
| Lembrar quem não confirmou (dias antes do evento) | Avisos extras para quem não respondeu. |
| Seguir em frente quando alguém não responde / Prazo de resposta | Expira convites sem resposta e convida a próxima pessoa. |
Outras Atualizações Automáticas
Mais duas tarefas automáticas afetam os voluntários, mas não enviam mensagens. Veja Automação e tarefas agendadas.
| Tarefa | Quando | O que faz |
|---|---|---|
| Redefinição mensal de estatísticas | 1º de cada mês, de madrugada | Redefine o contador «vezes servidas este mês» de cada membro da equipe, para que o preenchimento automático trate o novo mês como uma janela de rotação limpa. |
| Geração de indisponibilidade recorrente | Semanalmente, domingos à meia-noite | Transforma os padrões de indisponibilidade recorrente de cada voluntário (todo domingo, 1º do mês, etc.) em datas bloqueadas para os próximos três meses. Consulte Indisponibilidade Recorrente. |
Dica: Quanto mais voluntários vincularem o Telegram, mais rápido voltam as respostas — um botão de um toque vence um e-mail. Os membros o vinculam pelo perfil do portal.
Dica: Se você tem voluntários que consistentemente não respondem, verifique se o endereço de e-mail está correto e se eles vincularam o Telegram. Quem não tem nenhum dos dois não pode ser alcançado.
Dica: Use Confirmar atribuições automaticamente para equipes pequenas e unidas onde você sabe que todos vão comparecer. Isso elimina a etapa de aceitar/recusar. Reserve o fluxo completo de aceitar/recusar para equipes maiores.