Notificações de Voluntários
O TimelyChurch envia notificações por e-mail para manter os voluntários informados sobre suas designações e simplificar o fluxo de aceitar/recusar. Este artigo cobre todos os tipos de notificação, como funcionam e como gerenciar pelo portal.
Tipos de Notificação
1. E-mail de Solicitação de Designação
Disparado quando: Um voluntário é designado para uma posição de serviço (manualmente por um administrador ou pelo agendamento automático).
Assunto do e-mail: «Serving Request: [Position Name] - [Event Title]»
Conteúdo do e-mail:
- Primeiro nome do voluntário
- Título do evento
- Data do evento (formatada como dia da semana, data completa — por exemplo, «Sunday, March 15, 2026»)
- Horário do evento (por exemplo, «9:00 AM - 11:00 AM»)
- Local do evento (se definido)
- Nome da posição (por exemplo, «Sound Tech»)
- Quem designou (nome do administrador, se aplicável)
- Nome da igreja
- Botão Accept — Uma URL assinada que confirma a designação com um clique
- Botão Decline — Uma URL assinada que recusa a designação com um clique
- Link para a página de serviço do portal do membro
- Link para a página de gestão de disponibilidade
Detalhes importantes:
- As URLs de aceitar e recusar são URLs assinadas com tempo limitado que expiram após 7 dias.
- Clicar no link de aceitar altera o status da designação para «Confirmed» e atualiza estatísticas de serviço.
- Clicar no link de recusar altera o status da designação para «Declined» e pode disparar uma solicitação de substituto.
- Não é necessário login para aceitar ou recusar — a URL assinada cuida da autenticação.
2. E-mail de Lembrete para Voluntário
Disparado quando:
- Automaticamente, todos os dias às 18:00, para cada voluntário confirmado que serve no dia seguinte. O TimelyChurch executa isso automaticamente para você (consulte Automação e Tarefas Agendadas).
- Manualmente, quando um administrador clica em Send Reminders na aba Serving do evento.
Assunto do e-mail: «Reminder: You're serving [timing] - [Event Title]»
O timing é calculado automaticamente:
- «today» se o evento for no dia atual
- «tomorrow» se o evento for no dia seguinte
- «in X days» para eventos mais distantes (por exemplo, «in 3 days»)
Conteúdo do e-mail:
- Primeiro nome do voluntário
- Título do evento
- Data e horário do evento
- Local do evento
- Nome da posição
- Quão próximo o evento está (por exemplo, «tomorrow», «in 3 days»)
- Nome da igreja
- Link para a página de serviço do portal do membro
Quem recebe: Apenas voluntários com status Confirmed para o evento. Voluntários pendentes e recusados não recebem lembretes.
Voluntários ignorados: Voluntários sem endereço de e-mail cadastrado são ignorados. O administrador vê uma contagem de quantos foram ignorados.
3. Notificação de Solicitação de Substituto
Disparado quando: Um administrador convida voluntários específicos para preencher uma solicitação de substituto aberta.
Conteúdo do e-mail:
- O nome e data do evento
- A posição que precisa ser preenchida
- Por que um substituto é necessário
- Nível de urgência
- Link para responder
4. Notificação de Alteração de Evento
Disparado quando: Os detalhes de um evento mudam (data, horário ou local) e o administrador opta por notificar.
Quem recebe: Todos os voluntários confirmados designados para esse evento.
Conteúdo do e-mail: Detalhes sobre o que mudou e as informações atualizadas do evento.
5. Comunicação em Massa
Disparado quando: Um administrador envia uma mensagem em massa a voluntários em eventos selecionados.
Quem recebe: Todos os voluntários com designações pendentes ou confirmadas para os eventos selecionados que tenham endereço de e-mail.
6. Notificações de Solicitação de Troca
Disparado quando: Um voluntário solicita trocar sua designação com outro membro da equipe pelo portal do membro (consulte Solicitações de Troca).
Quem recebe:
- O voluntário alvo é notificado de que alguém quer trocar turnos, com ações de aceitar e recusar no portal.
- O solicitante é notificado quando o alvo aceita ou recusa.
Se a troca for aceita, ambas as designações voltam ao status Pending para que cada voluntário possa reconfirmar seu novo compromisso, o que reativa o fluxo padrão de e-mail de Solicitação de Designação.
Enviando Lembretes
Lembretes Diários Automáticos (18:00)
Por padrão, o TimelyChurch envia automaticamente por e-mail a cada voluntário confirmado na noite anterior à sua designação. O lembrete executa todos os dias às 18:00 e olha todos os eventos agendados para o dia seguinte. Você não precisa fazer nada para habilitar isso — vem ativado por padrão.
O que faz:
- Encontra cada designação com status Confirmed para os eventos de amanhã.
- Envia a cada voluntário o e-mail padrão de lembrete.
- Registra quando cada lembrete foi enviado para você ver na área de administração quando cada pessoa foi lembrada pela última vez.
Designações pendentes e recusadas são ignoradas, e voluntários sem endereço de e-mail são ignorados silenciosamente. Consulte Automação e Tarefas Agendadas para a lista completa de tarefas agendadas e como inspecionar seus logs.
Lembretes Manuais para um Único Evento
Você também pode disparar lembretes sob demanda a qualquer momento:
- Abra o evento e vá à aba Serving.
- Clique no botão Send Reminders.
- O sistema envia um e-mail de lembrete a cada voluntário confirmado para este evento.
- Você verá um resumo: «X reminder(s) sent (Y skipped - no email).»
Isso é útil quando você quer lembrar as pessoas antes da execução automática das 18h — por exemplo, na quinta para um culto dominical de manhã.
Comportamento dos Lembretes (manual ou automático)
- Lembretes são enviados apenas a voluntários confirmed (não pending ou declined).
- Voluntários sem endereço de e-mail são ignorados.
- Envios com falha são registrados, mas não interrompem o processo para outros voluntários.
O Fluxo de Aceitar/Recusar
O fluxo de aceitar/recusar foi projetado para ser o mais sem atrito possível para voluntários:
Da Perspectiva do Voluntário
- A notificação por e-mail chega com os detalhes da designação.
- O voluntário clica em Accept ou Decline diretamente no e-mail.
- Accept: O status da designação muda para «Confirmed». O voluntário vê uma página de confirmação.
- Decline: O voluntário pode opcionalmente fornecer um motivo. O status da designação muda para «Declined».
- Alternativamente, o voluntário pode fazer login no Member Portal e gerenciar suas designações na página My Serving.
Pelo Portal
- O voluntário faz login e navega até My Serving.
- Vê uma lista de designações futuras, separadas por status.
- Para designações pendentes, pode clicar em Confirm ou Decline.
- Para designações confirmadas, pode fazer Check In quando o evento estiver acontecendo (a partir de 2 horas antes do evento até o fim).
O Que Acontece ao Recusar
Quando um voluntário recusa:
- O status da designação muda para «Declined».
- O motivo da recusa (se fornecido) é registrado.
- A recusa é acompanhada nas estatísticas de aceitação do voluntário.
- Se a posição não estiver mais totalmente preenchida e o evento for no futuro, uma substitute request é criada automaticamente (consulte Solicitações de Substituto).
Check-in
Voluntários podem fazer check-in na designação pelo portal:
- Janela de check-in: Começa 2 horas antes do horário de início do evento e termina quando o evento acaba (ou 2 horas após o horário de início se nenhum horário de término estiver definido).
- Elegibilidade: Apenas designações confirmadas que ainda não fizeram check-in.
- Processo: O voluntário clica em Check In no portal, e um timestamp é registrado.
Configurações de Notificação para Equipes
Alguns comportamentos de notificação são controlados no nível da equipe:
| Configuração | Descrição |
|---|---|
| Notify on Auto-Assign | Se habilitado, voluntários recebem um e-mail quando o agendador automático os designa. Se desabilitado, designações automáticas são silenciosas. |
| Auto-Confirm Assignments | Se habilitado, designações começam como «Confirmed» em vez de «Pending», o que significa que voluntários não recebem um e-mail de solicitação com botões de aceitar/recusar — vão direto para um fluxo de lembrete. |
Outras Tarefas em Segundo Plano que Afetam Voluntários
Mais duas tarefas agendadas tocam o sistema de voluntários, mas não enviam e-mail — mantêm os dados atualizados. Administradores devem saber que executam, embora sejam silenciosas. Ambas estão documentadas em detalhe em Automação e Tarefas Agendadas.
| Tarefa | Agendamento | O que faz |
|---|---|---|
| Redefinição mensal de estatísticas | 1º de cada mês, de madrugada | Redefine o contador «vezes servidas este mês» de cada membro da equipe para zero, para que o agendador automático trate o novo mês como uma janela de rotação limpa. |
| Geração de indisponibilidade recorrente | Semanalmente, domingos à meia-noite | Lê os padrões de indisponibilidade recorrente de cada voluntário (todo domingo, 1º do mês, etc.) e pré-cria datas bloqueadas para os próximos três meses. Consulte Indisponibilidade Recorrente. |
Notificações no Aplicativo
Além de e-mails, o TimelyChurch pode criar notificações no aplicativo que aparecem no centro de notificações do usuário no painel de administração ou portal. Servem como backup para voluntários que podem não verificar o e-mail regularmente.
Acompanhamento de Notificações
Cada designação acompanha:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Notificado | Quando a notificação de designação foi enviada |
| Respondido | Quando o voluntário aceitou ou recusou |
| Check-in | Quando o voluntário fez check-in no evento |
| Motivo da recusa | O motivo fornecido para recusar (se houver) |
Esses timestamps ajudam administradores a ver de relance quem foi notificado, quem respondeu e quem fez check-in.
Dica: Envie lembretes 2-3 dias antes de um evento para dar tempo suficiente aos voluntários de se prepararem. Para cultos dominicais, enviar um lembrete na quinta ou sexta é uma boa prática.
Dica: Se você tem voluntários que consistentemente não respondem às designações, verifique se o endereço de e-mail está correto. O sistema ignora voluntários sem endereço de e-mail cadastrado.
Dica: Use o recurso «Auto-Confirm» para equipes pequenas e unidas onde você sabe que todos vão comparecer. Isso elimina a etapa de aceitar/recusar e simplifica o fluxo. Reserve o fluxo completo de aceitar/recusar para equipes maiores ou grupos de voluntários menos comprometidos.