O processo de Check-in

Este artigo percorre todos os métodos que as famílias podem usar para fazer check-in, seja no quiosque de autoatendimento ou com a ajuda de um administrador na Estação de check-in.

Iniciando uma sessão de Check-in

Antes de qualquer pessoa fazer check-in, uma sessão deve estar ativa.

1. Abra Check-in na barra lateral do painel de administração.
2. Clique em Iniciar sessão.
3. Na janela Iniciar sessão de check-in, escolha opcionalmente um evento ou turma no menu suspenso Vincular a evento/turma (ou deixe em «Sem evento — sessão independente») e dê um nome personalizado à sessão (ou deixe em branco para o padrão).
4. Clique em Iniciar sessão para ativá-la.

Uma sessão também pode ser criada automaticamente quando você abre Check-in a partir de um evento no módulo Eventos, que repassa o evento para que a nova sessão fique vinculada a ele.

Nota: Você pode executar várias sessões ao mesmo tempo para diferentes eventos ou turmas. Cada sessão mantém sua própria lista independentemente.

Método 1: Busca por número de telefone (recomendado)

Este é o método mais rápido para famílias que já estão no sistema.

No quiosque

1. A família digita o número de telefone usando o teclado numérico na tela. Apenas os últimos 4 ou mais dígitos são necessários.
2. Toque em Encontrar minha família.
3. O sistema busca em telefones celular, residencial e comercial de todas as pessoas no banco de dados da igreja.
4. As famílias correspondentes aparecem, agrupadas por domicílio. Cada membro da família é listado com nome, idade, foto, informações de alergia e turma inscrita.
5. A família toca em cada pessoa que fará check-in hoje. Um visto verde aparece ao lado dos membros selecionados.
6. Toque em Check-in para concluir o processo.
7. Os códigos de segurança são exibidos e as etiquetas podem ser impressas.

No painel de administração

1. Selecione a aba Número de telefone na página da Estação de check-in. É a aba que já vem selecionada ao abrir a estação, então normalmente você pode começar a digitar imediatamente.
2. Digite o número de telefone no campo de busca (texto de exemplo «Digite o telefone (últimos 4+ dígitos)...»).
3. Os resultados da família aparecem sozinhos. Clique em cada pessoa para selecioná-la.
4. Clique em Check-in de [N] pessoa(s).

Dica: As informações da turma inscrita são preenchidas automaticamente. Se uma criança está inscrita em «Kindergarten», essa turma será pré-selecionada — o pai ou a mãe não precisa escolhê-la manualmente.

Digite ou escaneie o número de telefone

O campo de telefone na aba Número de telefone é um campo padrão de entrada de telefone, e ele aceita um número de duas formas:

• Digite os dígitos no teclado do computador ou no teclado numérico na tela, ou
• Escaneie o número com um scanner de código de barras/crachá USB ou Bluetooth. Um scanner simplesmente «digita» os caracteres em qualquer campo que estiver em foco, então não há um modo de scanner separado para ativar — clique no campo de telefone e escaneie.

Não há um botão «Buscar» separado na estação de administração. À medida que você insere dígitos, a busca é executada automaticamente após uma breve pausa (cerca de um terço de segundo), e os resultados se estreitam conforme você adiciona mais dígitos.

Nota: Você precisa apenas dos últimos 4 ou mais dígitos. Menos de 4 dígitos não retorna nenhum resultado. A busca olha os números de celular, residencial e comercial das pessoas ativas na sua igreja.

Dica: A correspondência ignora completamente a pontuação. Parênteses, espaços, hifens, pontos e barras são todos removidos tanto do que você digita quanto do que está armazenado antes de os números serem comparados — assim, um número salvo como (360) 903-5828 é encontrado quer você digite 3609035828, 903-5828 ou apenas 5828. (Isso costumava atrapalhar as igrejas: números armazenados com parênteses ou barras podiam silenciosamente nunca corresponder. Isso agora está corrigido.)

(Captura de tela em breve.)

Método 2: Busca por nome

Útil quando o número de telefone da família não está cadastrado ou a família não lembra qual número registrou.

No quiosque

1. Na tela de entrada do telefone, toque em Buscar por nome.
2. Digite o primeiro ou último nome da pessoa.
3. Os resultados correspondentes aparecem com fotos, idades e alertas de alergia.
4. Selecione a pessoa e prossiga para o check-in.

No painel de administração

1. Selecione a aba Busca por nome.
2. Digite pelo menos 2 caracteres. Os resultados aparecem imediatamente.
3. Clique em Check-in ao lado da pessoa.
4. Atribua opcionalmente uma turma no menu suspenso.
5. Clique em Concluir check-in.

Método 3: Código QR / código de pré-check-in

Para famílias que fizeram pré-check-in pelo portal do membro (consulte o artigo Pré-check-in).

No quiosque

1. Na tela de entrada do telefone, toque em Tem um código de pré-check-in? ou Escanear código QR com a câmera.
2. Escaneie o código QR do celular da família ou digite manualmente o código de 8 caracteres usando o teclado na tela.
3. O sistema valida o código, verifica se é para hoje e se ainda não foi usado, e faz check-in automaticamente de todos os membros da família pré-selecionados.
4. Códigos de segurança e etiquetas são gerados instantaneamente.

Um scanner de código de barras Bluetooth ou USB também pode ler o código QR a qualquer momento, sem navegar para uma tela específica.

Método 4: Registro de visitante sem agendamento

Para visitantes pela primeira vez que ainda não estão no sistema.

No quiosque

1. Toque em Adicionar visitante na barra do cabeçalho do quiosque.
2. Digite o primeiro nome, último nome e, opcionalmente, um número de telefone para cada membro da família.
3. Marque se cada pessoa é criança ou adulto.
4. Para crianças, digite opcionalmente a série escolar e informações de alergia.
5. Envie o formulário. Um único código de segurança compartilhado é gerado para toda a família.
6. O sistema cria novos registros de Pessoa e, se várias pessoas forem inseridas, um novo registro familiar que as vincula.

No painel de administração

O registro de visitantes também está disponível no cabeçalho do quiosque. O modal de visitante aceita até 7 membros da família de uma vez.

Método 5: Check-in de voluntários

Voluntários (professores, auxiliares, recepcionistas) fazem check-in separadamente das crianças que atendem. Isso facilita saber quem está de plantão em cada culto e aplicar proporções voluntário-criança em cada sala.

Na Estação de check-in de administração

1. Abra Check-in no painel de administração.
2. Encontre o voluntário no painel de busca (busca por telefone ou nome).
3. Escolha a turma/grupo em que ele servirá no dia.
4. Toque em Check-in como voluntário.

O voluntário é adicionado à sessão com um tipo de check-in volunteer. Ele aparece na visualização por sala e no painel de voluntários do relatório da sessão.

Check-out de voluntários

Voluntários não precisam de código de segurança no check-out. Toque no botão Saída ao lado do nome deles na lista — o sistema registra o horário do check-out e reduz a contagem ao vivo de voluntários naquela sala.

Dica: Os registros de check-in de voluntários também alimentam suas estatísticas de serviço. O sistema acompanha com que frequência cada pessoa serve, o que ajuda no reconhecimento de fim de ano e nos relatórios de rotação de serviço.

Proporção voluntário-criança

Para cada turma com crianças com check-in ativo, o TimelyChurch calcula uma proporção ao vivo de voluntários de plantão para crianças presentes. A proporção é:

• Voluntários — contagem de check-ins de voluntários para aquele grupo, ainda sem check-out, no dia de hoje.
• Crianças — contagem de check-ins de crianças para o mesmo grupo, ainda sem check-out, no dia de hoje.
• Proporção — crianças divididas por voluntários (arredondado para uma casa decimal). Exibida apenas quando pelo menos um voluntário fez check-in.

Por exemplo, se 3 voluntários e 12 crianças fizeram check-in em «Kindergarten», a proporção é 4,0 (um voluntário para cada quatro crianças).

Você pode usar esse número para:

• Conformidade — muitas políticas de segurança infantil exigem uma proporção mínima adulto-criança (comumente 1:5 para 3–5 anos, 1:8 para 6–12 anos). O painel torna a proporção atual visível de relance.
• Cobertura — identifique salas com pouca equipe e reatribua um voluntário antes das crianças chegarem.
• Relatórios — revisões pós-culto usam os mesmos dados.

Consulte Check-in de voluntários para o fluxo completo.

O que acontece no check-in

Quando uma pessoa faz check-in com sucesso, ocorre o seguinte:

1. Um registro de check-in é criado com o nome da pessoa, alergias, notas especiais e um código de segurança único.
2. Esse mesmo registro de check-in também funciona como frequência da pessoa no dia, marcada como «presente». Se a pessoa está atribuída a uma turma, a frequência é registrada para essa turma naquela data. (Check-in e Frequência são um sistema unificado — não há etapa de frequência separada para concluir.)
3. O check-in aparece na lista ao vivo na Estação de check-in de administração, visível na visualização em lista e por salas.
4. Se a impressão automática estiver habilitada, as etiquetas são enviadas à impressora imediatamente.

Fazendo check-in de várias pessoas (check-in familiar)

Ao usar a busca por telefone, você pode selecionar vários membros da família e fazer check-in de todos com uma única ação. Cada pessoa recebe seu próprio código de segurança. O modal de sucesso exibe todos os códigos e oferece um botão Imprimir etiquetas para imprimir todas de uma vez.

Fazendo check-out

O check-out exige um código de segurança para proteger a segurança infantil.

Check-out com verificação de código

1. Na Estação de check-in de administração, encontre o painel Verificar e fazer check-out (no desktop, fica na barra lateral direita; no celular, toque na seção expansível «Verificar e fazer check-out»).
2. Digite o código de segurança de 6 caracteres.
3. Clique em Verificar código.
4. O sistema exibe o nome da pessoa, horário do check-in e quaisquer notas de alergia.
5. Para uma criança: aparece uma lista «Quem vai buscar?» com os adultos autorizados a buscar da família. Selecione quem está buscando a criança. O botão Confirmar check-out permanece desabilitado até que uma pessoa de retirada seja escolhida.
6. Clique em Confirmar check-out para concluir o check-out.

Substituição de administrador: Se você estiver conectado como administrador e o adulto correto não estiver na lista de retiradas autorizadas, marque Substituir autorização de retirada (somente administrador) no painel. Isso permite concluir o check-out, e a substituição fica registrada nas notas do check-in para seus registros.

Check-out rápido (botão «Saída»)

O botão Saída ao lado de cada pessoa com check-in ativo na lista faz o check-out sem digitar o código de segurança — útil quando o pai ou a mãe perdeu o comprovante.

• Para adultos e voluntários, o botão Saída faz o check-out com um toque.
• Para uma criança, o botão Saída abre uma janela «Quem vai buscar?» com os adultos autorizados a buscar da família. Você deve selecionar um antes que o check-out possa ser concluído. Se não houver adultos autorizados cadastrados, use Verificar e fazer check-out com a substituição de administrador.

Segurança infantil: Uma criança nunca pode ser liberada sem nomear um adulto autorizado para retirada (ou um administrador substituindo isso no painel Verificar e fazer check-out). O check-out rápido para crianças ainda aplica essa proteção — ele apenas pula a etapa do código de segurança, não a verificação de retirada.

Quem vai buscar? (o seletor de retirada)

Sempre que você faz o check-out de uma criança — por Verificar e fazer check-out ou pelo botão rápido Saída — aparece uma lista «Quem vai buscar?». Ela mostra os membros da família da criança que estão marcados como retiradas autorizadas, cada um com uma foto (ou a inicial) e, quando aplicável, um distintivo Responsável legal para responsáveis legais.

Escolha a pessoa que realmente vai buscar a criança e pressione Confirmar check-out (ou Fazer check-out). O botão permanece esmaecido até você selecionar alguém. Quem você escolher é registrado no check-in e mostrado na lista como «Retirado por …», para que você tenha um registro claro de quem saiu com cada criança. O servidor verifica novamente a sua escolha contra a lista de retiradas autorizadas da criança antes de liberar.

Algumas coisas que vale a pena saber:

• A foto está ali para verificar um rosto, não apenas um código. Cada retirada autorizada aparece com sua foto de perfil ao lado do nome (recorrendo a um avatar de iniciais quando não há foto registrada), para que o voluntário que libera a criança possa comparar a pessoa à sua frente, não apenas confiar que o código de segurança correto foi entregue. A mesma foto de retirada aparece em todos os lugares onde o check-out acontece — a janela de check-out rápido, o índice de Check-in, a Lista da sala de aula e o Quiosque.
• A lista vem da opção «Pode buscar». Um membro da família aparece aqui apenas quando Pode buscar está marcado no registro dele. Defina isso em Pessoas → Famílias: abra a família e marque Pode buscar para cada pai, mãe ou responsável autorizado a buscar as crianças.
• O distintivo Responsável legal não concede a retirada. Ele existe para ajudar você a reconhecer um responsável legal, mas não autoriza uma liberação por si só. A autorização vem exclusivamente da opção Pode buscar. Isso significa que você pode barrar um responsável específico de buscar uma criança (por exemplo, uma restrição de custódia) simplesmente deixando Pode buscar desmarcado para ele.
• A pessoa precisa estar na lista da criança. Se você nomear alguém que não é uma retirada autorizada, a liberação é bloqueada com «Esta pessoa não está autorizada a buscar [nome].» Um administrador ainda pode substituir isso no painel Verificar e fazer check-out (veja acima); o botão rápido Saída não tem substituição.
• Ninguém cadastrado ainda? Se a criança não tem nenhuma retirada autorizada cadastrada, o seletor exibe uma nota âmbar — «Ainda não há ninguém autorizado a buscar esta criança.» — com um lembrete para abrir Pessoas → Famílias e marcar Pode buscar para o pai, a mãe ou o responsável.

(Captura de tela em breve.)

Notas de custódia

Se uma criança tem uma nota de custódia no registro da família (uma ordem judicial ou uma restrição de retirada), ela é destacada como um alerta vermelho «Nota de custódia:» no topo da janela de check-out rápido — mostrado antes de você liberar a criança, para que o voluntário na porta a veja a tempo de agir. Se a criança pertence a mais de uma família, as notas são combinadas para que nada seja perdido.

Nota: O alerta de custódia aparece na janela de Fazer check-out da criança (o caminho pelo celular / página da sessão). A barra lateral Verificar e fazer check-out no desktop mostra o seletor de retirada, mas não repete a nota de custódia, então, para crianças com restrições de custódia, o botão rápido Saída é o lugar mais seguro para fazer a liberação.

Prevenção de check-in duplicado

O sistema impede que uma pessoa faça check-in duas vezes na mesma sessão. Se alguém já fez check-in, o sistema exibirá uma mensagem de erro e pulará essa pessoa durante um check-in familiar.