Tutorial: Passo a Passo «Primeiro Domingo» para Administrador da Igreja

Público: Administrador de igreja totalmente novo configurando escalas de voluntários pela primeira vez Tempo necessário: Cerca de 30 minutos Você vai precisar de: Uma lista dos membros da equipe de adoração com os endereços de e-mail deles

O Que Você Vai Aprender

Ao final deste passo a passo, você terá:

• Uma Equipe de Adoração real com posições e membros no TimelyChurch
• Configurações de agendamento inteligente para o sistema sugerir boas opções e preencher automaticamente substitutos quando alguém recusar
• Um modelo de escala Standard Worship Setup que preenche automaticamente as posições em cada novo evento de adoração
• Uma série de eventos recorrentes Sunday Worship com os próximos meses de ocorrências prontas para preencher
• Confiança para convidar seu primeiro voluntário e ver o preenchimento automático em ação

Esta é a mesma configuração que recomendamos para toda igreja no domingo de abertura. Depois de pronta, você a mantém em vez de reconstruí-la.

Passo 1: Crie Sua Equipe de Adoração

Tempo: 4 minutos

1. Faça login no seu painel de administração.
2. Na barra lateral, expanda People e clique em Groups.
3. Clique em Adicionar grupo (canto superior direito). O painel Adicionar grupo desliza pela lateral.
4. Em Que tipo de grupo é este?, escolha Equipe — "Para voluntários e serviço. Crie posições para agendar eventos."
5. Preencha:
   • Nome: Worship Team
   • Descrição: "Sunday morning worship band, vocalists, and tech"
6. Clique em Criar.

Você chegará à página da nova equipe com abas no topo: Group details, Members, Templates (mais algumas dependendo do tipo de grupo). A aba Group details é onde você gerencia posições e agendamento.

Dica: Se sua igreja configurou os próprios tipos de grupo, o painel também oferece Tipo de grupo (opcional). Para este tutorial, você pode deixá-lo em Nenhum — usar apenas o tipo de motor.

Passo 2: Adicione Posições à Equipe

Tempo: 5 minutos

Posições são as funções que você preenche a cada domingo — Worship Leader, Sound Tech, Vocalist, etc.

1. Na página da Equipe de Adoração, abra a aba Group details.
2. Role até o card Positions.
3. Clique em + Add (canto superior direito do card). No diálogo Add Position, digite o Position Name e clique em Add position. Repita para cada função:
   • Worship Leader
   • Vocalist
   • Acoustic Guitar
   • Electric Guitar
   • Bass
   • Drums
   • Keys
   • Sound Tech
   • Projection
4. Verifique se todas as nove posições aparecem na lista.

Dica: Não se preocupe em acertar as posições perfeitamente agora. Você pode excluir qualquer posição ou adicionar mais depois — nada quebra.

Passo 3: Adicione Membros da Equipe

Tempo: 5 minutos

1. Clique na aba Members.
2. Clique em Adicionar novo no topo da lista de membros. (Você também pode usar Adicionar membro(s) no menu no topo da página da equipe.)
3. No diálogo Adicionar membro, comece a digitar um nome na caixa Pesquisar pessoa e escolha a pessoa na lista de resultados.
4. Clique em Add member.
5. Repita para cada membro da equipe. Busque pelo menos 5–8 pessoas para o domingo de abertura.

Alguém que ainda não está no diretório da sua igreja? No mesmo diálogo, use Convidar por e-mail: informe o e-mail (e, opcionalmente, o nome) e clique em Enviar convite para o grupo. A pessoa entra depois que aceitar o convite e um líder aprovar a solicitação.

Dica: Se você quiser que o agendador use pessoas apenas para as funções que elas realmente desempenham, ative Atribuir posições fixas na parte inferior do card Positions (aba Group details) — o interruptor aparece quando a equipe tem pelo menos uma posição. Quando está Ativado, cada membro fica vinculado a posições específicas e, ao agendar, os membros só podem ser designados para as posições fixas deles. A aba Members então mostra as posições de cada membro; clique em Atribuir na linha de um membro para escolher as dele. Quando está Desativado, qualquer pessoa da equipe pode ser designada para qualquer posição.

Passo 4: Configure as Configurações de Agendamento Inteligente

Tempo: 3 minutos

1. Na página da Equipe de Adoração, abra a aba Group details e role até o card Scheduling Settings.
2. Defina:
   • Rotation Strategy: Fair Rotation (based on who served least recently) — todos servem de forma aproximadamente igual
   • Max Times Per Month: 2 (ninguém se esgota)
   • Mantenha Enable auto-scheduling marcado (ele vem ativado por padrão)
   • Marque Auto-pick replacement when someone declines
3. Clique em Save Scheduling Settings.

Dica: As outras opções de rotação são Round Robin (fixed order) e Manual Only (disable auto-fill). Fair Rotation é o padrão certo para a maioria das equipes. Quando um voluntário recusa, o recurso de seleção automática atribui a vaga à próxima pessoa na rotação; após três tentativas ele para, e a vaga espera que um líder a preencha — os líderes da equipe são notificados de cada recusa.

Consulte Agendando Voluntários para Eventos para o detalhamento completo de cada opção.

Passo 5: Crie um Modelo Standard Worship Setup

Tempo: 4 minutos

Este modelo de escala informa ao TimelyChurch quais posições cada novo evento de adoração deve incluir automaticamente.

1. Ainda na página da Equipe de Adoração, clique na aba Templates.
2. Clique em New Template.
3. No diálogo Create Schedule Template, preencha:
   • Template Name: Standard Worship Setup
   • Descrição (opcional): "Default position list for Sunday worship"
   • Marque Set as default template for this team
   • Em Aplicar automaticamente aos tipos de evento (opcional), marque Culto
4. Clique em Create Template.
5. O modelo agora aparece na lista, já expandido porque ainda não tem posições (depois, a seta o expande e recolhe). Clique em Adicionar função para adicionar cada posição com a quantidade necessária — no diálogo Adicionar função ao modelo, escolha a Função, defina a Quantidade necessária e clique em Adicionar função:
   • Worship Leader — Number Needed 1
   • Vocalist — Number Needed 2
   • Acoustic Guitar — 1
   • Drums — 1
   • Keys — 1
   • Sound Tech — 1
   • Projection — 1

O modelo agora está marcado como padrão e configurado para aplicação automática. Qualquer evento de adoração que você criar daqui em diante incorporará essas posições automaticamente.

Passo 6: Crie a Série de Eventos Sunday Worship

Tempo: 5 minutos

No TimelyChurch, eventos únicos e séries recorrentes são criados no mesmo lugar — basta ativar Repeats.

1. Na barra lateral, expanda Planning e clique em Events.
2. No canto superior direito da página Events, clique em New event. O painel Criar evento abre.
3. Em O que você está planejando?, escolha Culto e preencha o básico:
   • Event title: Sunday Worship
   • Date: próximo domingo
   • Hora de início / Fim: por exemplo, 10:00 AM a 11:30 AM
   • Location: Main Sanctuary (ou onde vocês se reúnem) — e escolha uma Room se usar salas
4. Na seção Repetições, ative o interruptor. Escolha Semanal e selecione Domingo em Nestes dias. Em Termina, deixe em Nunca (ou escolha uma data de término).
5. Clique em Create series.

O TimelyChurch gera as ocorrências como registros de eventos reais que você pode abrir e editar. O botão diz «Create event» quando Repeats está desativado e «Create series» quando está ativado.

Dica: Para gerenciar todas as suas séries recorrentes depois, abra o menu More (⋮) no canto superior direito da página Events e escolha Event Series.

Passo 7: Verifique se as Posições Foram Preenchidas em Cada Evento

1. Abra um dos próximos eventos de domingo (no calendário/lista de Events ou na página Event Series).
2. Clique na aba Serving.
3. Verifique se as posições do seu modelo Standard Worship Setup estão listadas, agrupadas por equipe, cada uma mostrando quantas estão preenchidas do total necessário (por exemplo, 0/2 em Vocalist).
4. Confira um segundo evento para confirmar que a aplicação automática funcionou em toda a série.

Se um evento estiver sem posições, use Add position na aba Serving para adicionar essas posições manualmente ou Assign team para adicionar as posições de uma equipe inteira de uma vez (ninguém é designado nem notificado até que você as preencha).

Dica: Se você usar Atribuir equipe em uma equipe que ainda não tem posições (uma equipe de recepção, por exemplo), o TimelyChurch adiciona uma posição chamada Voluntário a essa equipe e a coloca no evento. Você pode renomeá-la depois em Grupos → a equipe → Funções.

Passo 8: Convide Seu Primeiro Voluntário (e Teste o Preenchimento Automático)

1. Na aba Serving de qualquer próximo evento de domingo, encontre a posição Worship Leader e clique em Assign.
2. No painel Encontrar voluntários, clique em Atribuir ao lado de um colega. Ele recebe uma notificação pedindo que confirme.
3. Para ver o preenchimento automático em ação, clique em Auto em uma posição aberta (ou Auto-fill all no topo da aba) — o sistema escolhe automaticamente o melhor colega disponível.
4. Quando um voluntário recusa, o recurso de auto-pick replacement que você ativou no Passo 4 atribui a vaga à próxima pessoa na rotação, de modo que as vagas abertas continuam se preenchendo sozinhas.

O Que Fazer em Seguida

• Guie seus líderes de equipe pelo Tutorial 02: Gerencie Sua Equipe para que assumam a responsabilidade pela escala.
• Envie aos seus voluntários o Tutorial 03: Configure Sua Disponibilidade antes de receberem o primeiro convite.
• Salve o Tutorial 04 para o inevitável «não posso ir» de sábado à noite — ele mostra como preencher uma vaga aberta com uma solicitação de preenchimento.
• Leia a Visão Geral da Gestão de Voluntários para ver tudo o mais que este módulo pode fazer.

Você está pronto. O domingo de abertura vai parecer tranquilo.