Relatórios e acompanhamento de voluntários
O TimelyChurch registra dados detalhados de participação de voluntários que ajudam líderes da igreja a entender padrões de serviço, identificar riscos de esgotamento e garantir rotação justa. Este artigo cobre estatísticas, acompanhamento e recursos de relatório disponíveis para gestão de voluntários.
Estatísticas da lista de voluntários
Abra a seção Relatórios na barra lateral, clique em Todos os relatórios e escolha Voluntários para abrir o relatório de Voluntários. Use o seletor de intervalo de datas no topo para definir o período desejado. O relatório mostra três cards de resumo:
| Estatística | Descrição |
|---|---|
| Total de voluntários | Número de pessoas distintas com designações de voluntários em eventos no período selecionado |
| Voluntários ativos | Pessoas que foram designadas ativamente para servir no período selecionado |
| Novos no período | Pessoas que serviram pela primeira vez durante o período selecionado (sem designações anteriores) |
Esses números dão um panorama rápido da sua base de voluntários para o intervalo de datas escolhido.
Perfis individuais de voluntários
As informações de serviço de uma pessoa ficam na aba Serviço. Abra Pessoas, clique em uma pessoa para abrir o perfil e selecione a aba Serviço. No topo você verá quatro blocos de resumo:
- Equipes — Quantas equipes de serviço essa pessoa integra
- Próximas — Quantas designações de eventos futuras ela tem
- Pendentes — Quantas dessas designações futuras ainda aguardam resposta
- Passadas — Quantos eventos passados ela foi designada (histórico de serviço)
Abaixo dos blocos, a aba Serviço lista Designações futuras e Histórico de serviço (cada uma mostrando o evento, a posição, a data e o status de resposta/check-in). Se a pessoa tiver Papéis de voluntário ministeriais mais antigos ou Datas indisponíveis cadastradas, essas seções também aparecem.
Estatísticas de serviço dos membros da equipe
Para membros da equipe (o sistema de agendamento baseado em eventos), o TimelyChurch registra dados muito mais granulares:
Estatísticas por membro
| Métrica | Descrição |
|---|---|
| Último serviço em | A data em que o membro serviu pela última vez em um evento |
| Dias desde o último serviço | Calculado automaticamente a partir da data do último serviço |
| Total de vezes servidas | Contagem cumulativa de todas as vezes que este membro serviu |
| Vezes servidas neste mês | Quantas vezes serviu no mês civil atual (recomeça do zero a cada mês) |
O texto "Último serviço" é exibido em formato legível:
- "Hoje" / "Ontem" / "Há 3 dias" / "Há 2 semanas" / ou a data real se mais de 30 dias atrás
- "Nunca serviu" se o membro nunca foi designado para um evento
Estatísticas de aceitação
O TimelyChurch acompanha com que confiabilidade cada membro da equipe responde às designações:
| Métrica | Descrição |
|---|---|
| Total de designações | Quantas vezes o membro foi designado para servir |
| Total aceitas | Quantas designações o membro confirmou |
| Total recusadas | Quantas designações o membro recusou |
| Taxa de aceitação | Calculada como: (Total aceitas / (Total aceitas + Total recusadas)) x 100 |
Essas estatísticas são atualizadas em tempo real conforme voluntários aceitam ou recusam designações.
Progressão de habilidade
O sistema usa estatísticas de aceitação para sugerir upgrades de nível de habilidade:
| Nível atual | Upgrade para | Requisitos |
|---|---|---|
| Não definido | Iniciante | 3+ designações aceitas |
| Iniciante | Intermediário | 8+ aceitas, 75%+ de taxa de aceitação |
| Intermediário | Avançado | 15+ aceitas, 80%+ de taxa de aceitação |
| Avançado | Especialista | 25+ aceitas, 90%+ de taxa de aceitação |
Quando um membro da equipe atende aos critérios, a aba Membros da equipe mostra quantos membros estão "pronto para upgrade de habilidade" ("Com base no histórico de aceitação, estes membros podem estar prontos para um nível de habilidade mais alto"), e a linha do membro mostra uma sugestão Fazer upgrade para. Líderes de equipe podem:
- Aprovar upgrade — O nível de habilidade do membro é elevado
- Dispensar sugestão — A sugestão é dispensada (reaparecerá se os critérios forem atendidos novamente após mais progresso)
A sugestão inclui o motivo (por exemplo, "15 designações aceitas, 82,3% de taxa de aceitação") para que líderes decidam com informação.
Detecção de esgotamento
O TimelyChurch oferece vários indicadores para identificar voluntários que podem estar em risco de esgotamento:
Indicador de servidor de alta frequência
Um membro da equipe é sinalizado como "servidor de alta frequência" quando serviu 3 ou mais vezes no mês atual. Esse indicador aparece na interface de sugestão inteligente para alertar admins antes de designá-lo novamente.
Pontuação de prioridade de agendamento (classificação de Sugestão inteligente)
Esta é a pontuação de prioridade simples usada para classificar candidatos no grupo Sugerido (alternar) quando admins designam voluntários manualmente pela aba Serviço de um evento (a janela Encontrar voluntários). Usa apenas três fatores:
- +100 pontos — Nunca serviu (maior prioridade para novos voluntários)
- +1 ponto por dia desde o último serviço (até +50 máx.)
- -10 pontos por vez servida neste mês
A pontuação tem mínimo de 0. Pontuação alta significa que o membro está atrasado na rotação; 0 significa que serviu com frequência e deve ter uma pausa.
Dois sistemas de pontuação, dois propósitos. A pontuação acima classifica a lista Sugeridos durante designação manual. Ela NÃO inclui preferências de dia/horário, limites de frequência nem regras de dias mínimos. O algoritmo Rotação justa do agendador automático (veja "Entendendo o algoritmo de pontuação" abaixo) é o mais abrangente e considera preferências e limites ao executar Preenchimento automático.
Indicador de precisa de rotação
Um membro "precisa de rotação" se não serviu nos últimos 14 dias (ou nunca serviu). Isso é usado pelo sistema de sugestão inteligente para separar voluntários em Sugerido (alternar) vs. Recentes (serviram recentemente).
Relatórios de serviço em nível de evento
Estatísticas da aba Serviço
Em cada aba Serviço de evento, você pode ver:
- Posições preenchidas — Quantas posições estão preenchidas no total, com contagens de vagas confirmado, pendentes, recusado e abertos
- Status de preenchimento por posição — Quantas das vagas necessárias estão preenchidas em cada posição
- Barras de atenção — Quantas posições ainda precisam de voluntários e quantas pessoas aguardam confirmação
- Avisos de Superatribuído e Conflito de agenda onde se aplicam
Visualização Lista
Alterne a aba Serviço para Lista para ver uma lista simples de todos os designados, com o nome do Voluntário, a Função, a Equipe e o Status (Confirmado, Pendente ou Recusado), além dos totais na parte inferior.
Histórico de serviço do evento
Para eventos recorrentes, você pode ver eventos passados semelhantes e seus dados de voluntários por Mais ações → Copiar do evento (a janela Copiar do evento anterior). Isso funciona efetivamente como visão de histórico de serviço, mostrando:
- Datas de eventos passados
- Quantas posições foram definidas
- Quantos voluntários foram designados
- Detalhamento posição a posição (nome da posição, contagem designada, contagem necessária)
Filtragem e pesquisa
Intervalo de datas do relatório de Voluntários
O relatório de Voluntários (Relatórios → Todos os relatórios → Voluntários) é filtrado por um seletor de intervalo de datas no topo da página. Escolha um intervalo predefinido ou defina datas de início e fim personalizadas, e cada card de resumo e a tabela de voluntários abaixo atualizam para mostrar apenas pessoas que tiveram designações de voluntários em eventos naquele período. Você também pode clicar em Exportar CSV para baixar a lista (Nome, E-mail, Telefone, Designações, Último serviço) para coordenação da equipe ou planejamento de reconhecimento.
Categorias de Sugestão inteligente
Ao designar voluntários pela aba Serviço do evento, a janela Encontrar voluntários agrupa os membros da equipe em:
- Sugerido (alternar) — Não serviram em 14+ dias, disponíveis, ordenados por pontuação de prioridade
- Recentes (serviram recentemente) — Disponíveis, mas serviram recentemente, ordenados pelo mais recente
- Conflitos — Já designados para outra posição ou evento sobreposto
- Indisponível — Marcados como indisponíveis na data do evento
Entendendo o algoritmo de pontuação (agendador automático)
O agendador automático usa um algoritmo de pontuação mais rico que a classificação de Sugestão inteligente acima. É o algoritmo que roda quando você clica em Automático em uma posição, em Preencher tudo automaticamente em um evento, em Preencher automaticamente todos os eventos em uma série ou em Preencher N em aberto na Grade de escala. Suporta duas estratégias (Rotação justa e Rodízio).
Veja como a estratégia Rotação justa pontua candidatos:
| Fator | Pontos | Condição |
|---|---|---|
| Pontuação base | +50 | Todos os candidatos começam aqui |
| Nunca serviu | +20 | Voluntários pela primeira vez |
| Dias desde o último serviço | +1 a +30 | 1 ponto por dia (máx. 30) |
| Vezes servidas neste mês | -5 por vez | Desencoraja superagendamento |
| Atingiu máx. da equipe | -100 | Efetivamente excluído |
| Atingiu máx. pessoal | -100 | Efetivamente excluído |
| Muito cedo (mín. dias entre) | -50 | Abaixo do intervalo mínimo |
| Prefere este dia | +5 | Corresponde aos dias preferidos do voluntário |
| Evita este dia | -20 | Conflita com dias evitados do voluntário |
| Não prefere este horário | -10 | Incompatibilidade manhã/tarde/noite |
| Já neste evento | -30 | Designado para outra posição no mesmo evento |
| Designação no mesmo dia | -15 | Tem designação em outro evento no mesmo dia |
Para a estratégia Rodízio, a pontuação é baseada puramente na posição na ordem de rotação. A próxima pessoa na fila recebe a maior pontuação.
Atualizações das estatísticas de serviço
As estatísticas de serviço são atualizadas automaticamente em momentos específicos:
- Quando uma designação é confirmada — O sistema registra a data de serviço, soma ao total de vezes servidas do membro e soma à contagem do mês atual
- Reinício mensal — O contador de "vezes servidas neste mês" reinicia automaticamente quando um novo mês começa
- Quando uma nova designação é criada — O total de designações do membro aumenta
- Quando uma designação é aceita — A contagem de aceitas aumenta e o sistema verifica se um upgrade de habilidade deve ser sugerido
- Quando uma designação é recusada — A contagem de recusadas aumenta
Dica: Revise as estatísticas de serviço dos voluntários mensalmente para identificar quem pode estar servindo demais ou de menos. A pontuação de prioridade de agendamento facilita detectar desequilíbrios — membros com pontuação muito alta estão atrasados para uma oportunidade de serviço, enquanto membros com pontuação baixa podem precisar de uma pausa.
Dica: Preste atenção às taxas de aceitação. Uma taxa de aceitação em queda para um membro da equipe pode indicar que está sendo agendado com muita frequência ou em horários inconvenientes. Considere ajustar a preferência de frequência de serviço ou conversar sobre disponibilidade.
Dica: Use as sugestões de progressão de habilidade como forma de reconhecer e encorajar seus voluntários. Quando o sistema sugere um upgrade de habilidade, reserve um momento para reconhecer pessoalmente a fidelidade e o crescimento do voluntário.