Fluxos de Aprovação

O TimelyChurch Forms inclui um fluxo de aprovação integrado que permite revisar e agir sobre envios antes de serem considerados finais. Todo envio passa por um ciclo de vida de três status: Pending, Approved ou Rejected.

Como o Fluxo de Aprovação Funciona

Ciclo de Vida do Status do Envio

Submission Received --> Pending --> Approved
                                --> Rejected
                                --> (Reset to Pending for re-review)

1. Pending — Todo novo envio começa com status "Pending". Ele aguarda a revisão de um administrador.
2. Approved — Um administrador revisou o envio e o aceitou. Se o formulário usa sincronização de perfil "On Approval", os dados mapeados são gravados no registro da Pessoa neste momento.
3. Rejected — Um administrador revisou o envio e o rejeitou. Nenhum dado de perfil é sincronizado.

Os envios podem ser redefinidos para "Pending" a partir dos status Approved ou Rejected se você precisar reavaliar uma decisão.

Quando Usar Fluxos de Aprovação

Fluxos de aprovação são valiosos quando você precisa:

• Avaliar candidaturas de voluntários antes de adicionar esses voluntários às equipes de ministério
• Verificar informações de inscrição antes de confirmar a matrícula no evento
• Triar solicitações (por exemplo, uso de instalações, agendamentos de aconselhamento) antes de processar essas solicitações
• Controlar a qualidade dos dados revisando o que é sincronizado aos perfis de membros
• Controlar o acesso a recursos ou serviços com base nas respostas do formulário

Revisando Envios

Na Lista de Envios

1. Navegue até o formulário e clique em View Submissions.
2. Use o menu suspenso de filtro de status para mostrar apenas envios Pending.
3. Clique em um envio para abrir sua página de detalhes.

A lista de envios mostra um distintivo de status com código de cores para cada envio:

• Pending (âmbar) — Aguardando revisão
• Approved (verde) — Aceito
• Rejected (vermelho) — Recusado

Na Página de Detalhes do Envio

A página de detalhes oferece:

• Um indicador de status grande no topo
• Todas as respostas do formulário exibidas campo a campo
• Informações do remetente na barra lateral
• Botões de ação para aprovar ou rejeitar

Aprovando um Envio

1. Abra a página de detalhes do envio.
2. Clique no botão verde Approve.
3. Um modal aparece onde você pode adicionar opcionalmente notas de revisão.
4. Clique em Approve Submission.

O que acontece quando você aprova:

• O status do envio muda para "Approved."
• O registro de data/hora da revisão e o revisor são gravados.
• Se o modo de Profile Sync do formulário estiver definido como On Approval, os campos mapeados são sincronizados ao registro da Pessoa. Você verá uma mensagem de sucesso como "Submission approved and 3 field(s) synced to profile."
• Se a sincronização falhar por qualquer motivo, a aprovação ainda é concluída e o erro é registrado.

Rejeitando um Envio

1. Abra a página de detalhes do envio.
2. Clique no botão vermelho Reject.
3. Um modal aparece onde você deve informar um motivo de rejeição (obrigatório).
4. Clique em Reject Submission.

O que acontece quando você rejeita:

• O status do envio muda para "Rejected."
• O registro de data/hora da revisão, o revisor e o motivo da rejeição são gravados.
• Nenhum dado de perfil é sincronizado, independentemente do modo de sincronização do formulário.
• O motivo da rejeição é armazenado e exibido na seção Review Notes na página de detalhes do envio.

Redefinindo uma Decisão

Se você precisar reconsiderar um envio aprovado ou rejeitado:

1. Abra a página de detalhes do envio.
2. Clique em Reset to Pending.
3. O envio retorna ao status Pending e pode ser revisado novamente.

Nota: Se os dados já foram sincronizados a um perfil de Pessoa (de uma aprovação anterior), redefinir o status não desfaz a sincronização. Alterações de perfil são permanentes depois de aplicadas.

Notas de Revisão

As notas de revisão servem como trilha de auditoria das suas decisões:

• Notas de aprovação são opcionais e podem documentar por que o envio foi aceito.
• Motivos de rejeição são obrigatórios e explicam por que o envio foi recusado.
• As notas são exibidas na página de detalhes do envio junto com a data/hora da revisão e o nome do revisor.

Combinando Aprovações com Sincronização de Perfil

O fluxo de aprovação é especialmente poderoso quando combinado com o modo Profile Sync On Approval:

Dica: Para formulários como candidaturas de voluntários ou solicitações de membresia, use o modo de sincronização "On Approval". Isso garante que apenas dados avaliados e aprovados entrem no banco de dados de Pessoas.

Indicadores no Painel

Distintivo de Contagem Pendente

Na página de detalhes do formulário, o link View Submissions na barra lateral Quick Actions mostra um distintivo pulsante com o número de envios pendentes. Isso oferece um sinal visual rápido de que há envios aguardando atenção.

Cartões de Estatísticas

A página de detalhes do formulário e a lista de envios mostram cartões de estatísticas com contagens de Total, Pending, Approved e Rejected, oferecendo uma visão rápida da sua fila de revisão.

Boas Práticas

1. Revise com prontidão. Verifique seus envios pendentes regularmente, especialmente para formulários sensíveis ao tempo, como inscrições em eventos.
2. Use notas de revisão. Documente seu raciocínio para aprovações e rejeições. Isso cria uma trilha de auditoria útil.
3. Configure notificações. Ative notificações de administrador ou adicione destinatários personalizados para ser alertado quando novos envios chegarem.
4. Escolha o modo de sincronização certo. Use "On Approval" para formulários em que a qualidade dos dados importa e "On Submit" para formulários de baixo risco em que a velocidade é importante.
5. Exporte regularmente. Exporte envios para CSV para arquivamento e relatórios, especialmente antes de arquivar ou excluir um formulário.