Agendando Voluntários para Eventos

Este artigo cobre como adicionar posições de serviço a eventos e designar voluntários para elas. O TimelyChurch oferece várias formas de agendar voluntários — desde designação manual uma a uma até agendamento inteligente totalmente automatizado.

Modelo mental. O agendamento de voluntários é organizado em torno do Evento em si. A grade entre eventos é o botão Grade de escala na página Events. Para o modelo de cinco conceitos (Evento, Série, Equipe, Posição, Designação), consulte Como o Agendamento de Voluntários É Organizado. Para a maior economia de tempo — pré-carregar posições em cada novo evento — consulte Modelos de Agenda de Equipe.

Pré-requisitos

Antes de agendar voluntários para um evento, certifique-se de ter:

• Criado pelo menos uma Equipe de Serviço com posições definidas e membros ativos (consulte Criando Equipes de Serviço e Funções)
• Ativado a capacidade Voluntários no evento (use Adicionar permissão na página do evento) ou Voluntários em Recursos na série de eventos

Adicionando Posições a um Evento

Uma posição em um evento define um papel que precisa ser preenchido para aquele evento específico, junto com quantas pessoas são necessárias.

Passo a Passo

1. Navegue até Events e abra o evento que deseja montar.

2. Clique na aba Serving.

3. Clique em Adicionar função. A janela Adicionar função de voluntário é aberta.

4. Escolha um modo de posição:

   Da equipe:

   • Escolha uma Equipe no menu suspenso.
   • Selecione uma Função dentro dessa equipe (por exemplo, «Sound Tech» da «Tech Team»).

   Personalizado:

   • Digite um Nome da função (por exemplo, «Parking Attendant»).
   • O sistema a adiciona automaticamente a uma equipe «Custom Roles», para que fique pronta para reutilizar em eventos futuros.

5. Defina Quantos são necessários? — quantos voluntários são exigidos para esta posição.

6. Opcionalmente adicione Notas (opcional) sobre requisitos especiais.

7. Configure as configurações de inscrição:

1. Clique em Adicionar função.

Dica: Você pode adicionar várias posições a um único evento. Para um culto dominical de manhã, você pode adicionar necessidades para Sound Tech (1 necessário), Greeters (3 necessários), Worship Leader (1 necessário) e Nursery Workers (2 necessários).

Atualizando e Removendo Posições

Abra o menu Editar posição (⋯) da posição:

• Para atualizar quantas pessoas são necessárias, altere Pessoas necessárias e clique em Salvar capacidade.
• Para deixar os membros da equipe se inscreverem sozinhos, ative Aberto para inscrições.
• Para remover a posição (e todas as suas designações) deste evento, clique em Remover função e confirme.

Designando Voluntários

Depois que as posições estiverem no lugar, você pode designar voluntários usando vários métodos.

Método 1: Designação Manual

1. Na aba Serving do evento, encontre a posição que deseja preencher.
2. Clique no botão Atribuir ao lado da posição. A janela Encontrar voluntários é aberta.
3. Navegue por Membros da equipe ou alterne para Todas as pessoas para pesquisar por nome, e-mail ou telefone.
4. Clique em Atribuir ao lado de um voluntário. (Clique em Concluído quando terminar.)

A pessoa começa como Pendente até responder -- ou como Confirmado na hora, quando a equipe dela tem Confirmar atribuições automaticamente (pular status pendente) ativado.

O sistema realiza estas verificações antes de permitir uma designação:

• Membresia na igreja — A pessoa deve pertencer à sua igreja.
• Disponibilidade — A pessoa não deve estar marcada como indisponível (data bloqueada) na data do evento.
• Prevenção de duplicatas — A pessoa não pode ser designada para a mesma posição duas vezes.
• Detecção de conflitos — Se a pessoa já estiver servindo em um horário sobreposto, aparece a pergunta Escalar mesmo assim? e você pode escolher Escalar mesmo assim.

Se uma verificação falhar, você verá uma mensagem explicando o motivo.

Método 2: Sugestões Inteligentes

Quando você abre a janela Encontrar voluntários para uma posição específica, o TimelyChurch separa os membros da equipe em grupos:

1. Sugerido (alternar) — Membros que não serviram recentemente (14+ dias desde o último serviço) e estão disponíveis. São ordenados por pontuação de prioridade, com os melhores candidatos primeiro (quem "Nunca serviu" é sinalizado).
2. Recentes (serviram recentemente) — Membros disponíveis que serviram recentemente. São mostrados para que você ainda possa designar se necessário se necessário.
3. Conflitos — Membros já designados para outra posição neste evento ou para um evento sobreposto em outro lugar.
4. Indisponível — Membros que se marcaram como indisponíveis na data do evento.

Pessoas que já estão nesta posição aparecem como Já designado.

O algoritmo de sugestão considera:

• Dias desde que o voluntário serviu pela última vez (mais dias = maior prioridade)
• Vezes que serviu este mês (menos vezes = maior prioridade)
• Se o voluntário nunca serviu antes (maior prioridade)
• Preferências de dia da semana e horário
• Limites pessoais de frequência de serviço
• Regras de agendamento da equipe (máximo por mês, mínimo de dias entre)
• Se o voluntário optou por sair do agendamento automático

Método 3: Preenchimento Automático (Uma Posição)

Para uma única posição não preenchida:

1. Clique no botão Automático (Preencher automaticamente o melhor candidato) ao lado da posição.
2. Confirme "Preencher automaticamente esta posição com o melhor candidato disponível?" clicando em Preencher automaticamente.

O algoritmo de preenchimento automático seleciona o voluntário com a maior pontuação de prioridade. Se a equipe tem Confirmar atribuições automaticamente habilitado, a designação é confirmada automaticamente. Caso contrário, começa como «pending». A mesma configuração da equipe vale quando um líder designa alguém manualmente na aba Serviço ou na Grade de escala.

Método 4: Preenchimento Automático (Evento Inteiro)

Para preencher automaticamente todas as posições não preenchidas de uma vez:

1. Clique no botão Preencher tudo automaticamente no topo da aba Serviço.
2. Confirme "Preencher automaticamente todas as posições vagas com os melhores candidatos disponíveis?" clicando em Preencher tudo automaticamente.

O sistema preenche posições em ordem e garante que nenhum voluntário seja designado duas vezes em posições diferentes.

Método 5: Preenchimento Automático de Toda a Série

Se seu evento faz parte de uma série recorrente (domingo de manhã, quarta à noite, etc.), você pode preencher automaticamente todas as ocorrências futuras da série em um clique, em vez de abrir cada evento individualmente:

1. Na página Eventos, abra Mais → Série de eventos e abra a série.
2. Clique em Preencher automaticamente todos os eventos na página da série e confirme.
3. O sistema percorre cada evento futuro e ativo da série, executa a pontuação de preenchimento automático em cada um e designa os melhores voluntários disponíveis a todas as posições abertas.
4. Você verá um resumo de quantas posições foram preenchidas em quantos eventos (por exemplo, «Auto-filled 24 of 30 positions across 6 events»).

O preenchimento automático no nível da série respeita as mesmas regras do preenchimento automático de um único evento: ignora voluntários indisponíveis em uma data específica, honra máximo por mês e mínimo de dias entre serviços da equipe, evita designação dupla em eventos sobrepostos e honra qualquer voluntário que optou por sair do agendamento automático. Como executa em várias semanas de uma vez, distribui naturalmente as designações de forma justa na janela completa.

Dica: Combine Preencher automaticamente todos os eventos com Funções de serviço na série de eventos (consulte Criando Equipes de Serviço e Funções) para que novas ocorrências já cheguem com suas necessidades de posição definidas. Então um único clique pode montar um trimestre inteiro.

Nota: Todo preenchimento automático (Métodos 3-5 e Auto-fill na Grade de Escalas) ignora equipes cuja Rotation Strategy é Manual Only ou cujo Enable auto-scheduling está desativado, e nunca escolhe pessoas arquivadas ou inativas. Veja Criando Equipes de Serviço e Funções.

Método 6: Designar Equipe Inteira

Se você quer trazer as posições de uma equipe inteira para um evento de uma vez:

1. Clique em Atribuir equipe.
2. Na janela Atribuir equipe de serviço, selecione a equipe em Selecionar equipe e (opcionalmente) um Modelo.
3. Clique em Atribuir equipe.

As posições da equipe são adicionadas ao evento. Ninguém é designado nem notificado ainda -- preencha as posições manualmente ou com Auto-fill (Métodos 3-5). Se a equipe ainda não tem posições, uma posição chamada Voluntário é adicionada à equipe e colocada no evento.

Método 7: Copiar de Evento Anterior

Para cultos recorrentes em que os mesmos voluntários costumam servir:

1. Abra Mais ações e clique em Copiar do evento. A janela Copiar do evento anterior é aberta.
2. O sistema mostra eventos passados semelhantes (mesmo tipo de evento) que tiveram designações de voluntários, cada um com sua data e horário.
3. Selecione um evento de origem.
4. Escolha se deseja:
   • Copiar atribuições de voluntários (não apenas posições) — deixe desmarcado para copiar somente as posições; marque para copiar também as pessoas
   • Enviar notificações aos voluntários designados
5. Clique em Copiar para este evento. Voluntários marcados como indisponíveis na nova data são ignorados automaticamente.

Status de Designação

Cada designação de voluntário tem um destes status:

Confirmando por um Voluntário

Se um voluntário avisou pessoalmente que vai servir, clique no botão Confirmar (✓) ao lado da designação pendente dele na aba Serviço. Para uma pessoa pendente você também pode clicar em Perguntar de novo para reenviar o pedido; para uma pessoa confirmada, Lembrar envia um lembrete.

Confirmar em Massa

Para confirmar todas as designações pendentes de uma vez:

1. Abra Mais ações no topo da aba Serviço e clique em Confirmar todos os pendentes.
2. Todas as designações pendentes do evento são alteradas para «confirmed».

Quando ninguém responde. Cada equipe pode definir Lembrar quem não confirmou (dias antes do evento) (padrão: 4 e 2 dias antes) e um Prazo de resposta — com Seguir em frente quando alguém não responde ativado, um convite sem resposta expira e a próxima pessoa do rodízio é convidada automaticamente. Veja Preenchimento automático em cascata, convites de substituto e selos de ausência.

Quando os Voluntários São Avisados

Designar alguém nem sempre envia uma mensagem imediatamente. As Configurações de escala de cada equipe incluem Quando as pessoas são avisadas de que estão escaladas → Avisar com esta antecedência (dias) (padrão 30 dias):

• Para uma data dentro dessa janela, o voluntário é avisado na hora (por Telegram, se vinculado; senão, por e-mail).
• Para uma data mais distante, a mensagem de "você foi escalado" fica retida e é enviada pela manhã no dia em que a data entra no prazo. Você pode escalar um trimestre ou um ano inteiro de uma vez e ninguém é incomodado até a sua vez se aproximar.
• Defina como 0 para avisar as pessoas no momento em que você as escala.

Até serem avisadas, a designação continua aparecendo como Pendente na aba Serviço e na Grade de escala (ou Confirmado, em uma equipe que confirma automaticamente -- esse voluntário fica sabendo pelo lembrete de serviço). Veja Notificações de Voluntários.

Removendo uma Designação

Para remover um voluntário de uma posição:

1. Encontre a designação na aba Serving do evento.
2. Clique no botão Remover (✕) ao lado do nome.

O nome do voluntário será removido da posição, e a vaga será marcada como aberta novamente.

Status de Preenchimento das Posições

Cada posição mostra seu progresso de preenchimento:

• Filled — Todas as vagas necessárias têm voluntários confirmados ou pendentes
• X/Y filled — Mostra quantas das vagas necessárias estão preenchidas (por exemplo, «2/4 filled»)
• Fill percentage — Indicador visual de progresso

Uma posição é considerada «totalmente montada» quando o número de designações confirmadas ou pendentes atinge ou excede a contagem necessária.

Dica: Use Copiar do evento para cultos semanais recorrentes. Economiza tempo significativo e garante consistência nas designações de voluntários semana a semana.