Agendando Voluntários para Eventos

Este artigo cobre como adicionar necessidades de serviço a eventos e designar voluntários para essas posições. O TimelyChurch oferece várias formas de agendar voluntários — desde designação manual uma a uma até agendamento inteligente totalmente automatizado.

Modelo mental. O agendamento de voluntários é organizado em torno do Evento em si. A grade entre eventos é o botão Grade de escala na página Events. Para o modelo de cinco conceitos (Evento, Série, Equipe, Posição, Designação), consulte Como o Agendamento de Voluntários É Organizado. Para a maior economia de tempo — pré-carregar posições em cada novo evento — consulte Modelos de Agenda de Equipe.

Pré-requisitos

Antes de agendar voluntários para um evento, certifique-se de ter:

• Criado pelo menos uma Equipe de Serviço com posições definidas e membros ativos (consulte Criando Equipes de Serviço e Funções)
• Habilitado Volunteer Scheduling no evento ou na série de eventos (pelas configurações de recursos do evento)

Adicionando Necessidades de Serviço a um Evento

Uma «necessidade de serviço» define uma posição que precisa ser preenchida para um evento específico, junto com quantas pessoas são necessárias.

Passo a Passo

1. Navegue até Events e abra o evento que deseja montar.

2. Clique na aba Serving.

3. Clique em Add Serving Need.

4. Escolha um modo de posição:

   Selecionar de posições existentes:

   • Escolha uma equipe de serviço no menu suspenso.
   • Selecione uma posição dentro dessa equipe (por exemplo, «Sound Tech» da «Tech Team»).

   Criar uma posição personalizada:

   • Mude para o modo «Custom».
   • Digite um nome de posição (por exemplo, «Parking Attendant»).
   • O sistema criará automaticamente uma equipe «Ad-Hoc Events» se necessário.

5. Defina o Number Needed — quantos voluntários são exigidos para esta posição.

6. Opcionalmente adicione Notes sobre requisitos especiais.

7. Configure as configurações de inscrição:

1. Clique em Save.

Dica: Você pode adicionar várias necessidades de serviço a um único evento. Para um culto dominical de manhã, você pode adicionar necessidades para Sound Tech (1 necessário), Greeters (3 necessários), Worship Leader (1 necessário) e Nursery Workers (2 necessários).

Atualizando e Removendo Necessidades de Serviço

• Para atualizar uma necessidade de serviço, clique no ícone de editar na linha da necessidade e altere o número necessário ou as notas.
• Para remover uma necessidade de serviço (e todas as suas designações), clique no ícone de excluir.

Designando Voluntários

Depois que as necessidades de serviço estiverem no lugar, você pode designar voluntários usando vários métodos.

Método 1: Designação Manual

1. Na aba Serving do evento, encontre a posição que deseja preencher.
2. Clique no botão Assign ao lado da posição.
3. Um modal aparecerá mostrando voluntários disponíveis.
4. Pesquise por nome para encontrar uma pessoa específica.
5. Clique no nome de um voluntário para designá-lo.

O sistema realiza estas verificações antes de permitir uma designação:

• Membresia na igreja — A pessoa deve pertencer à sua igreja.
• Disponibilidade — A pessoa não deve estar marcada como indisponível (data bloqueada) na data do evento.
• Prevenção de duplicatas — A pessoa não pode ser designada para a mesma posição duas vezes.
• Detecção de conflitos — A pessoa não pode ser designada para outro evento que sobreponha em horário.

Se alguma verificação falhar, você verá uma mensagem de erro explicando por que a designação não pode ser feita.

Método 2: Sugestões Inteligentes

Quando você abre o modal de designação para uma posição específica, o TimelyChurch categoriza membros disponíveis da equipe em quatro grupos:

1. Suggested (verde) — Membros que não serviram recentemente (14+ dias desde o último serviço) e estão disponíveis. São ordenados por pontuação de prioridade, com os melhores candidatos primeiro.
2. Recently Served (neutro) — Membros disponíveis que serviram recentemente. São mostrados para que você ainda possa designar se necessário se necessário.
3. Unavailable (cinza) — Membros que se marcaram como indisponíveis na data do evento. O motivo da indisponibilidade é exibido.
4. Conflicts (laranja) — Membros já designados para outra posição neste evento ou para um evento sobreposto em outro lugar.

O algoritmo de sugestão considera:

• Dias desde que o voluntário serviu pela última vez (mais dias = maior prioridade)
• Vezes que serviu este mês (menos vezes = maior prioridade)
• Se o voluntário nunca serviu antes (maior prioridade)
• Preferências de dia da semana e horário
• Limites pessoais de frequência de serviço
• Regras de agendamento da equipe (máximo por mês, mínimo de dias entre)
• Se o voluntário optou por sair do agendamento automático

Método 3: Preenchimento Automático (Uma Posição)

Para uma única posição não preenchida:

1. Clique no botão Auto-Fill ao lado da posição.
2. Você pode Preview para ver quem seria designado antes de confirmar.
3. Clique em Confirm para designar automaticamente o(s) melhor(es) candidato(s).

O algoritmo de preenchimento automático seleciona o voluntário com a maior pontuação de prioridade. Se a equipe tem Auto-Confirm habilitado, a designação é confirmada automaticamente. Caso contrário, começa como «pending».

Método 4: Preenchimento Automático (Evento Inteiro)

Para preencher automaticamente todas as posições não preenchidas de uma vez:

1. Clique no botão Auto-Fill All no topo da aba Serving.
2. Visualize as designações propostas.
3. Confirme para designar voluntários a todas as posições abertas.

O sistema preenche posições em ordem e garante que nenhum voluntário seja designado duas vezes em posições diferentes.

Método 5: Preenchimento Automático de Série

Se seu evento faz parte de uma série recorrente (domingo de manhã, quarta à noite, etc.), você pode preencher automaticamente todas as ocorrências futuras da série em um clique, em vez de abrir cada evento individualmente:

1. Navegue até Events > Series e abra a série.
2. Clique em Auto-Fill All na página da série.
3. O sistema percorre cada evento futuro e ativo da série, executa a pontuação de preenchimento automático em cada um e designa os melhores voluntários disponíveis a todas as posições abertas.
4. Você verá um resumo de quantas posições foram preenchidas em quantos eventos (por exemplo, «Auto-filled 24 of 30 positions across 6 events»).

O preenchimento automático no nível da série respeita as mesmas regras do preenchimento automático de um único evento: ignora voluntários indisponíveis em uma data específica, honra máximo por mês e mínimo de dias entre serviços da equipe, evita designação dupla em eventos sobrepostos e honra qualquer voluntário que optou por sair do agendamento automático. Como executa em várias semanas de uma vez, distribui naturalmente as designações de forma justa na janela completa.

Dica: Combine Auto-Fill Series com um Serving Position Template na série de eventos (consulte Criando Equipes de Serviço e Funções) para que novas ocorrências já cheguem com suas necessidades de posição definidas. Então um único clique pode montar um trimestre inteiro.

Método 6: Designar Equipe Inteira

Se você quer designar uma equipe inteira de uma vez:

1. Clique em Assign Team.
2. Selecione uma equipe de serviço no menu suspenso.
3. Opcionalmente escolha Create Needs para criar automaticamente necessidades de serviço com base nas posições da equipe.
4. O sistema designa membros da equipe às suas posições designadas, verificando disponibilidade e conflitos.

Método 7: Copiar de Evento Anterior

Para cultos recorrentes em que os mesmos voluntários costumam servir:

1. Clique em Copy From Previous.
2. O sistema mostra eventos passados semelhantes (mesmo tipo de evento ou grupo anfitrião) que tiveram designações de voluntários.
3. Selecione um evento de origem.
4. Escolha se deseja:
   • Copy positions only — Cria as mesmas necessidades de serviço sem designar ninguém
   • Copy positions and assignments — Replica tanto as posições quanto as designações de voluntários
   • Notify volunteers — Enviar notificações aos voluntários recém-designados
5. O sistema ignora voluntários indisponíveis na nova data do evento.

Método 8: Designação em Massa

Para designar vários voluntários de uma vez:

1. Use a interface de designação em massa na aba Serving.
2. Selecione vários voluntários e suas posições de destino.
3. Envie todas as designações de uma vez.

O sistema valida cada designação individualmente, reportando quantas foram designadas e quantas foram ignoradas (com motivos).

Status de Designação

Cada designação de voluntário tem um de três status:

Alterando o Status de Designação

Administradores podem alterar manualmente o status de uma designação:

1. Encontre a designação na aba Serving do evento.
2. Clique no selo de status ou no botão de editar.
3. Selecione o novo status: Pending, Confirmed ou Declined.

Confirmar em Massa

Para confirmar todas as designações pendentes de uma vez:

1. Clique em Confirm All no topo da aba Serving.
2. Todas as designações pendentes do evento são alteradas para «confirmed».

Removendo uma Designação

Para remover um voluntário de uma posição:

1. Encontre a designação na aba Serving do evento.
2. Clique no botão Remove (X) ao lado do nome.
3. Confirme a remoção.

O nome do voluntário será removido da posição, e a vaga será marcada como aberta novamente.

Status de Preenchimento das Necessidades de Serviço

Cada necessidade de serviço mostra seu progresso de preenchimento:

• Filled — Todas as vagas necessárias têm voluntários confirmados ou pendentes
• X/Y filled — Mostra quantas das vagas necessárias estão preenchidas (por exemplo, «2/4 filled»)
• Fill percentage — Indicador visual de progresso

Uma necessidade de serviço é considerada «totalmente montada» quando o número de designações confirmadas ou pendentes atinge ou excede a contagem necessária.

Dica: Use o recurso «Copy From Previous Event» para cultos semanais recorrentes. Economiza tempo significativo e garante consistência nas designações de voluntários semana a semana.