Configurações do Check-in

A página de Configuração do check-in permite configurar seus modelos de etiquetas, a configuração da impressora, as opções de impressão e as opções gerais de check-in. Abra-a pela Estação de check-in (Planejamento > Check-in): clique no ícone de engrenagem (Configurações de check-in) no cabeçalho da página.

Abas de configuração

A página de configurações é organizada em três abas:

1. Designer de etiquetas — Gerencie seus modelos de etiquetas (coberto no artigo Modelos de etiquetas).
2. Configuração da impressora — Escolha o tamanho da etiqueta e configure o que será impresso.
3. Opções — Comportamento geral do check-in: Notificações de check-in, Alertas de crianças não retiradas, Os novos acompanhamentos de visitantes são atribuídos a e Retenção do histórico de check-in (veja A aba Opções abaixo).

Alterar as configurações exige a permissão Gerenciar do Check-in.

Configuração da impressora

Selecionando um tamanho de etiqueta

Escolha o estoque de etiquetas que corresponde à sua impressora:

Para selecionar uma predefinição:

1. Abra a aba Configuração da impressora.
2. Clique no tamanho de etiqueta que corresponde ao seu estoque.
3. Se usar dimensões personalizadas, digite a largura, altura e selecione a unidade (milímetros ou polegadas).

Opções de impressão

Estes quatro alternadores controlam o que é impresso em cada check-in. Todos estão ligados por padrão.

Para salvar suas alterações, clique em Salvar configurações da impressora na parte inferior da aba Configuração da impressora.

A aba Opções

A aba Opções tem quatro cartões. Altere o que precisar e clique em Salvar opções na parte inferior da aba.

Notificações de check-in

O cartão Notificações de check-in permite enviar aos pais de uma criança uma mensagem curta quando a criança faz check-in, e novamente quando faz check-out.

Para ativar os avisos:

1. Abra a aba Opções (a terceira aba).
2. No cartão Notificações de check-in, ative «Notificar os pais na entrada e na saída».
3. No menu suspenso «Quando enviar um aviso» que aparece, escolha quando os avisos são enviados.
4. Clique em Salvar opções.

Os avisos vão apenas para os responsáveis legais da criança, entregues pelo Telegram se o responsável o tiver vinculado, e por e-mail caso contrário. Cada responsável também pode ser desativado individualmente com o botão Avisos de check-in na aba Família da pessoa. Para o fluxo completo, destinatários, entrega e cancelamentos, consulte Notificações de check-in / check-out para os pais.

Alertas de crianças não retiradas

"Para crianças ainda registradas após o término de uma sessão." Quando Alertar a equipe sobre crianças não retiradas está ativado (vem ativado por padrão), o TimelyChurch avisa a equipe uma vez quando uma criança ainda está com check-in ativo depois do fim da sessão e, depois, só de novo se a criança ainda estiver lá mais tarde — não a cada poucos minutos.

Em Quem recebe esses alertas, escolha:

• Os líderes da turma (recomendado) — os líderes da turma em que cada criança não retirada está. Se uma turma não tiver líder, o alerta vai para o(s) coordenador(es) abaixo ou para todos os administradores.
• Um coordenador específico — apenas as pessoas que você marcar em Coordenador(es) de check-in (todos os administradores, se ninguém estiver marcado).
• Apenas quem iniciou o check-in — para que nem todos os administradores sejam avisados.
• Todos os administradores da igreja — todos os administradores da igreja são avisados.

Veja Alertas de crianças não retiradas para saber quando uma sessão é considerada encerrada e como responder.

Os novos acompanhamentos de visitantes são atribuídos a

Quando alguém com o status Visitante faz check-in pela primeira vez, o TimelyChurch cria um acompanhamento de Visitante pela primeira vez. Busque entre as suas pessoas e escolha quem será o responsável — um recepcionista, o pastor de visitantes, qualquer pessoa. Ela não precisa ter login: se ainda não tiver, uma nota âmbar avisa que ela verá a tarefa assim que um login for vinculado. Deixe vazio para manter os acompanhamentos de novos visitantes sem responsável. Veja Acompanhamentos.

Retenção do histórico de check-in

"Por quanto tempo manter os registros individuais de check-in. Os perfis de pessoas nunca são excluídos por esta configuração." Digite um número de dias em Manter o histórico de check-in por (dias) ou deixe em branco (ou 0) para manter o histórico de check-in para sempre (o padrão). A cada noite, os registros de check-in mais antigos que isso são removidos — as pessoas em si nunca são excluídas. Os check-ins removidos deixam de aparecer no histórico de frequência e nos relatórios, então escolha o período de acordo com as suas necessidades de registro. Veja Histórico de check-in, privacidade e retenção.

Sessões vinculadas a eventos

As sessões de check-in podem ser vinculadas a eventos do módulo Eventos. Quando vinculadas:

• O nome da sessão usa por padrão o título do evento.
• A sessão é exibida com um ícone de calendário no banner de Sessões ativas.
• Os dados de frequência do check-in alimentam os relatórios do evento.
• Se você abrir Check-in a partir de um evento (por exemplo, na página de detalhes de um evento), uma sessão para aquele evento é criada ou retomada automaticamente.
• Se o evento tiver horário de término, a sessão o usa como término previsto — que é quando os alertas de crianças não retiradas começam.

Executando várias salas para um único evento (a aba Check-in do evento)

Para um único evento que tem vários pontos de check-in ao mesmo tempo -- por exemplo, um Berçário, 1º Ano e 2º Ano reunidos durante um mesmo culto -- use a própria aba Check-in do evento. Esta é a superfície principal para o check-in em várias salas.

Abra o evento e, em seguida, abra sua aba Check-in:

1. Na caixa Sessões de check-in, digite o nome de uma sala ou turma no campo de nome. Ele vem preenchido com um valor padrão incremental (Sala 1, Sala 2, Sala 3, ...) para que duas salas nunca sejam idênticas, mas você deve editá-lo com o nome real da sala (Berçário, 1º Ano, ...).
2. Clique em Iniciar uma sessão. Repita uma vez por sala -- todas funcionam ao mesmo tempo sob o mesmo evento; iniciar uma nova sala não encerra as demais.

Cada sessão aparece em seu próprio cartão mostrando seu nome, um selo Ao vivo ou Encerrada e seus totais atuais (total, presentes e contagem de presentes, se usada). Cada cartão tem seus próprios controles:

• Renomear -- edite o nome da sala/turma diretamente a qualquer momento.
• Abrir quiosque -- abre um quiosque de autoatendimento para aquela sala específica (exibido apenas enquanto a sessão está Ao vivo). Uma sessão encerrada nunca apresenta um quiosque ao vivo.
• Encerrar -- fecha aquela sala para novos check-ins (as pessoas já presentes continuam com check-in).
• Retomar -- reativa uma sessão Encerrada para que você possa continuar fazendo check-in de pessoas naquela sala.
• Excluir -- remove a sessão permanentemente. Esta é uma ação irreversível: se a sessão tiver check-ins, excluí-la também exclui permanentemente esses check-ins e seus registros de frequência, e não pode ser desfeita. É solicitada uma confirmação primeiro.

Check-in rápido e o seletor de sala. A aba Check-in também tem uma busca de Check-in rápido para fazer o check-in de pessoas a partir da própria página do evento. Quando duas ou mais salas estão Ao vivo ao mesmo tempo, um seletor de sala "Fazendo check-in em" aparece ao lado da busca -- escolha a sala primeiro para que cada pessoa faça o check-in na sala correta. Quando há apenas uma sessão ao vivo, essa sessão é usada automaticamente.

Nota: As sessões nesta aba são limitadas a hoje (no fuso horário da sua igreja), portanto a aba sempre mostra as salas em funcionamento neste momento. Inicie suas salas no dia do evento.

Executando sessões simultâneas

O TimelyChurch suporta várias sessões ativas ao mesmo tempo. Isso é útil quando:

• Um culto e a igreja infantil acontecem simultaneamente.
• Um culto cedo e um culto tarde se sobrepõem.
• Um programa de meio de semana tem sessões separadas por faixa etária.
• Um único evento precisa de um ponto de check-in separado por sala ou faixa etária (Berçário, 1º Ano, 2º Ano), iniciado a partir da aba Check-in desse evento (veja acima).

Cada sessão mantém sua própria lista e estatísticas. No quiosque, se várias sessões estiverem ativas, as famílias são solicitadas a selecionar em qual sessão estão fazendo check-in. Para executar várias salas sob um único evento, use a aba Check-in do evento descrita em Executando várias salas para um único evento acima.

Dica: Vincule cada sessão ao evento correspondente para os relatórios de frequência mais limpos.

Iniciando e encerrando sessões

Iniciando uma sessão

1. Clique em Iniciar sessão na Estação de check-in.
2. No menu suspenso Vincular ao evento, escolha um evento (o menu lista eventos de hoje até os próximos 7 dias) ou escolha «Sem evento — sessão independente» para iniciar uma sessão sem vincular a um evento.
3. Digite opcionalmente um Nome da sessão (opcional) personalizado. Deixe em branco para usar o título do evento ou um nome padrão.
4. Opcionalmente, anexe um formulário de Consentimento / Autorização e escolha com que frequência os pais devem assinar — veja Formulários de consentimento e termos no check-in.
5. Opcionalmente, marque Esta sessão usa pulseiras — veja Configurar o check-in com pulseiras.
6. Clique em Iniciar sessão.

Uma sessão também pode ser iniciada automaticamente quando Check-in é aberto a partir de uma página de evento.

Encerrando uma sessão

1. Encontre a sessão no banner de Sessões ativas na Estação de check-in.
2. Clique em Encerrar ao lado da sessão.
3. A sessão é marcada como inativa e recebe um horário de término.

Encerrar uma sessão não faz check-out das pessoas que ainda estão com check-in ativo. Ela simplesmente fecha a sessão para impedir novos check-ins. Para uma sessão antiga que ainda mostra pessoas com check-in ativo, veja Encerrando uma sessão antiga.

Modo de contagem de presentes

Para cultos ou áreas em que o check-in individual é impraticável (como um auditório grande), use a contagem de presentes:

1. No quiosque, toque no botão Contagem de presentes (na barra de estatísticas).
2. Digite o número de pessoas contadas.
3. A contagem de presentes é salva e exibida junto com as contagens de check-in individuais nas estatísticas ao vivo.

A frequência total de uma sessão equivale a check-ins individuais mais a contagem de presentes.

Capacidade de salas e ocupação ao vivo

Cada turma pode ser vinculada a uma Sala, e cada sala pode ter um valor de capacidade.

Definindo a capacidade da sala

1. Na barra lateral, abra Instalações > Salas (Salas requer o recurso Salas no seu plano).
2. Abra uma sala e digite um número em Capacidade.
3. Certifique-se de que a sala está marcada como Ativa.
4. Atribua a sala a cada turma que a usa: abra a turma (Planejamento > Turmas) e escolha-a no menu suspenso Sala da turma.

Consulte o artigo Ocupação de salas para saber como ler as contagens de presentes ao vivo em relação à capacidade, além do tratamento «Nenhuma sala» para crianças que fizeram check-in sem turma.

Permissões e recursos do plano

Duas camadas controlam quem pode usar o módulo de Check-in: seu plano de assinatura e suas permissões da igreja.

Restrição de recurso no nível do plano

O Check-in é um recurso restrito nos planos TimelyChurch. Se seu plano não incluir o recurso Check-in, o módulo inteiro (incluindo quiosque, designer de etiquetas e relatórios) ficará oculto no menu e exibirá uma mensagem de «recurso não disponível» se você tentar acessá-lo.

• Todas as partes do Check-in (estação, quiosque, configurações e designer de etiquetas) exigem o recurso Check-in no seu plano.
• Se você fizer upgrade para um plano que inclui Check-in, o módulo aparece imediatamente — sem configuração extra necessária.

Para ver o que seu plano atual inclui, clique em Configuração da igreja na parte inferior da barra lateral esquerda e abra a aba Faturamento e planos.

Permissões no nível da igreja

Para igrejas cujo plano inclui Check-in, o acesso é ainda controlado pelas suas funções. No editor de funções, o módulo Check-in tem três caixas de seleção (o nível Acesso completo marca as três):

• Visualizar — Ver a Estação de check-in, sessões e listas.
• Usar — Operar o check-in: abrir o quiosque, iniciar e encerrar sessões, buscar famílias (somente enquanto uma sessão está aberta), fazer check-in e check-out de pessoas, imprimir etiquetas e atualizar contagens de presentes.
• Gerenciar — Tudo o que há em Usar, mais as configurações de check-in e os modelos de etiquetas, renomear e excluir sessões, alterar o formulário de consentimento de uma sessão, encerrar check-ins antigos e liberar crianças pela página Precisa de atenção.
• Bloqueio — O servidor permite que qualquer pessoa com Gerenciar (administradores e a função integrada Safety Officer) ative ou desative o bloqueio, mas os botões na Estação de check-in atualmente aparecem apenas para administradores (veja Modo bloqueio).

Configure quem tem qual função em Administração > Funções e permissões (atribua pessoas a funções e edite o que cada função pode fazer).