Configurações do Check-in

A página de Configuração do check-in permite configurar seus modelos de etiquetas, a configuração da impressora e as opções de impressão. Abra-a pela Estação de check-in: clique no ícone de engrenagem (Configuração) no cabeçalho da página.

Abas de configuração

A página de configurações é organizada em três abas:

1. Designer de etiquetas — Gerencie seus modelos de etiquetas (coberto no artigo Modelos de etiquetas).
2. Configuração da impressora — Escolha o tamanho da etiqueta e configure o que será impresso.
3. Opções — Configurações gerais de comportamento do check-in. Esta aba contém a seção Notificações de check-in, onde você ativa os avisos de check-in / check-out para os pais e escolhe quando eles são enviados (consulte Notificações de check-in (aba Opções) abaixo). Outras opções gerais, como horários de encerramento automático de sessão, estão planejadas para esta aba.

Configuração da impressora

Selecionando um tamanho de etiqueta

Escolha o estoque de etiquetas que corresponde à sua impressora:

Para selecionar uma predefinição:

1. Abra a aba Configuração da impressora.
2. Clique no tamanho de etiqueta que corresponde ao seu estoque.
3. Se usar dimensões personalizadas, digite a largura, altura e selecione a unidade (milímetros ou polegadas).

Opções de impressão

Estes quatro alternadores controlam o que é impresso em cada check-in. Todos estão ligados por padrão.

Para salvar suas alterações, clique em Salvar configurações da impressora na parte inferior da aba Configuração da impressora.

Notificações de check-in (aba Opções)

A aba Opções inclui uma seção Notificações de check-in que permite enviar aos pais de uma criança uma mensagem curta quando a criança faz check-in, e novamente quando faz check-out.

Para ativar os avisos:

1. Abra a aba Opções (a terceira aba).
2. Na seção Notificações de check-in, ative «Notificar os pais na entrada e na saída».
3. No menu suspenso «Quando enviar um aviso» que aparece, escolha quando os avisos são enviados.
4. Clique em Salvar configurações de notificação.

Os avisos vão apenas para os responsáveis legais da criança, entregues pelo Telegram se o responsável o tiver vinculado, e por e-mail caso contrário. Cada responsável também pode cancelar o recebimento — um administrador o alterna por responsável na aba Pessoas > Família, ou o responsável desativa Avisos de check-in de crianças no perfil do seu próprio portal.

Nota: A tela de administração indica claramente: «Desativado por padrão; cada responsável também pode cancelar individualmente». O menu suspenso «Quando enviar um aviso» só aparece enquanto o interruptor principal está ligado. Para o fluxo completo, destinatários, entrega e as duas formas de cancelar, consulte Notificações de check-in / check-out para os pais.

Sessões vinculadas a eventos

As sessões de check-in podem ser vinculadas a eventos do módulo Eventos. Quando vinculadas:

• O nome da sessão usa por padrão o título do evento.
• A sessão é exibida com um ícone de calendário no banner de Sessões ativas.
• Os dados de frequência do check-in alimentam os relatórios do evento.
• Se você abrir Check-in com um ID de evento (por exemplo, na página de detalhes de um evento), uma sessão para aquele evento é criada ou retomada automaticamente.

Executando várias salas para um único evento (a aba Check-in do evento)

Para um único evento que tem vários pontos de check-in ao mesmo tempo -- por exemplo, um Berçário, 1º Ano e 2º Ano reunidos durante um mesmo culto -- use a própria aba Check-in do evento. Esta é a superfície principal para o check-in em várias salas.

Abra o evento e, em seguida, abra sua aba Check-in:

1. Na caixa Sessões de check-in, digite o nome de uma sala ou turma no campo de nome. Ele vem preenchido com um valor padrão incremental (Sala 1, Sala 2, Sala 3, ...) para que duas salas nunca sejam idênticas, mas você deve editá-lo com o nome real da sala (Berçário, 1º Ano, ...).
2. Clique em Iniciar uma sessão. Repita uma vez por sala -- todas funcionam ao mesmo tempo sob o mesmo evento; iniciar uma nova sala não encerra as demais.

Cada sessão aparece em seu próprio cartão mostrando seu nome, um selo Ao vivo ou Encerrada e seus totais atuais (total, presentes e contagem de presentes, se usada). Cada cartão tem seus próprios controles:

• Renomear -- edite o nome da sala/turma diretamente a qualquer momento.
• Abrir quiosque -- abre um quiosque de autoatendimento para aquela sala específica (exibido apenas enquanto a sessão está Ao vivo). Uma sessão encerrada nunca apresenta um quiosque ao vivo.
• Encerrar -- fecha aquela sala para novos check-ins (as pessoas já presentes continuam com check-in).
• Retomar -- reativa uma sessão Encerrada para que você possa continuar fazendo check-in de pessoas naquela sala.
• Excluir -- remove a sessão permanentemente. Esta é uma ação irreversível: se a sessão tiver check-ins, excluí-la também exclui permanentemente esses check-ins e seus registros de frequência, e não pode ser desfeita. É solicitada uma confirmação primeiro.

Check-in rápido e o seletor de sala. A aba Check-in também tem uma busca de Check-in rápido para fazer o check-in de pessoas a partir da própria página do evento. Quando duas ou mais salas estão Ao vivo ao mesmo tempo, um seletor de sala "Fazendo check-in em" aparece ao lado da busca -- escolha a sala primeiro para que cada pessoa faça o check-in na sala correta. Quando há apenas uma sessão ao vivo, essa sessão é usada automaticamente.

Nota: As sessões nesta aba são limitadas a hoje (no fuso horário da sua igreja), portanto a aba sempre mostra as salas em funcionamento neste momento. Inicie suas salas no dia do evento.

Executando sessões simultâneas

O TimelyChurch suporta várias sessões ativas ao mesmo tempo. Isso é útil quando:

• Um culto e a igreja infantil acontecem simultaneamente.
• Um culto cedo e um culto tarde se sobrepõem.
• Um programa de meio de semana tem sessões separadas por faixa etária.
• Um único evento precisa de um ponto de check-in separado por sala ou faixa etária (Berçário, 1º Ano, 2º Ano), iniciado a partir da aba Check-in desse evento (veja acima).

Cada sessão mantém sua própria lista e estatísticas. No quiosque, se várias sessões estiverem ativas, as famílias são solicitadas a selecionar em qual sessão estão fazendo check-in. Para executar várias salas sob um único evento, use a aba Check-in do evento descrita em Executando várias salas para um único evento acima.

Dica: Vincule cada sessão ao evento correspondente para os relatórios de frequência mais limpos.

Iniciando e encerrando sessões

Iniciando uma sessão

1. Clique em Iniciar sessão na Estação de check-in.
2. No menu suspenso Vincular a evento/turma, escolha um evento (o menu lista eventos futuros dos próximos 7 dias). O campo é marcado com asterisco, mas é funcionalmente opcional — escolha «Sem evento — sessão independente» para iniciar uma sessão sem vincular a um evento.
3. Digite opcionalmente um Nome da sessão personalizado. Deixe em branco para usar o título do evento ou um nome padrão.
4. Clique em Iniciar sessão.

Uma sessão também pode ser iniciada automaticamente quando Check-in é aberto a partir de uma página de evento.

Encerrando uma sessão

1. Encontre a sessão no banner de Sessões ativas na Estação de check-in.
2. Clique em Encerrar ao lado da sessão.
3. A sessão é marcada como inativa e recebe um horário de término.

Encerrar uma sessão não faz check-out das pessoas que ainda estão com check-in ativo. Ela simplesmente fecha a sessão para impedir novos check-ins.

Modo de contagem de presentes

Para cultos ou áreas em que o check-in individual é impraticável (como um auditório grande), use a contagem de presentes:

1. No quiosque, toque no botão Contagem de presentes (na barra de estatísticas).
2. Digite o número de pessoas contadas.
3. A contagem de presentes é salva e exibida junto com as contagens de check-in individuais nas estatísticas ao vivo.

A frequência total de uma sessão equivale a check-ins individuais mais a contagem de presentes.

Capacidade de salas e ocupação ao vivo

Cada turma/grupo pode ser vinculada a uma Sala, e cada sala pode ter um valor de capacidade. Quando ambos estão definidos, o TimelyChurch pode reportar a ocupação ao vivo por sala.

Definindo a capacidade da sala

1. Na barra lateral, abra Instalações > Salas (Salas requer o recurso Salas no seu plano).
2. Abra uma sala e digite um número em Capacidade.
3. Certifique-se de que a sala está marcada como Ativa.
4. Confirme que cada turma ou grupo que usa a sala tem a sala atribuída na configuração Atribuição de sala do grupo.

Dados de ocupação ao vivo

• A ocupação ao vivo é calculada a partir da capacidade da sala de cada turma e do número de pessoas atualmente com check-in ativo (com uma contagem separada de voluntários).
• As salas são ordenadas por percentual de ocupação para que as mais cheias apareçam primeiro.

Consulte o artigo Ocupação de salas para mais detalhes sobre o tratamento de capacidade, além do tratamento «Sem sala» para crianças cujo grupo não tem sala atribuída.

Permissões e recursos do plano

Duas camadas controlam quem pode usar o módulo de Check-in: seu plano de assinatura e suas permissões da igreja.

Restrição de recurso no nível do plano

O Check-in é um recurso restrito nos planos TimelyChurch. Se seu plano não incluir o recurso Check-in, o módulo inteiro (incluindo quiosque, designer de etiquetas e relatórios) ficará oculto no menu e exibirá uma mensagem de «recurso não disponível» se você tentar acessá-lo.

• Todas as partes do Check-in (estação, quiosque, configurações e designer de etiquetas) exigem o recurso Check-in no seu plano.
• Se você fizer upgrade para um plano que inclui Check-in, o módulo aparece imediatamente — sem configuração extra necessária.

Para ver o que seu plano atual inclui, acesse Configuração > Assinatura ou entre em contato com seu gerente de conta TimelyChurch.

Permissões no nível da igreja

Para igrejas cujo plano inclui Check-in, o acesso é ainda controlado pelas funções no aplicativo. Cada função concede um conjunto de ações no módulo de Check-in:

• Visualizar — Ver a Estação de check-in, sessões e listas.
• Usar — Operar o check-in: iniciar/encerrar sessões, fazer check-in e check-out de pessoas e atualizar contagens de presentes.
• Gerenciar — Controle total do módulo de Check-in, incluindo configurações e modelos de etiquetas.
• Bloqueio — Ativar ou desativar o modo bloqueio é restrito a usuários com privilégios de administrador, independentemente da função de Check-in (consulte o artigo 9).

Configure quem tem qual função em Administração > Funções e permissões (atribua pessoas a funções e edite o que cada função pode fazer).