Lotes de Depósito

Lotes de depósito ajudam você a agrupar doações em dinheiro e cheque que deposita juntas no banco. Ao organizar doações em lotes, você pode verificar que os valores registrados no TimelyChurch correspondem ao seu depósito físico no banco, manter uma trilha de auditoria e criar transações contábeis quando o depósito é feito.

Acessando Lotes de Depósito

1. No painel de Doações, clique no menu Mais Ações (ícone de três pontos).
2. Selecione Lotes de Depósito.

Ou navegue diretamente para Finanças > Doações > Lotes.

Criando um Lote de Depósito

1. Clique em Criar Lote.
2. Preencha os detalhes do lote:

1. Clique em Criar.

O lote recebe um número de lote gerado automaticamente no formato DEP-NNNNN (ex.: DEP-00001). Os números de lote são sequenciais por igreja.

Status do Lote

Adicionando Doações a um Lote

1. Abra o lote clicando nele.
2. A página de detalhes do lote mostra:
   • Doações já no lote.
   • Doações sem lote disponíveis para adicionar (até as 50 mais recentes).
3. Clique em Adicionar ao lado de qualquer doação sem lote para incluí-la no lote.

Nota: Apenas doações não online que ainda não estão em outro lote aparecem na lista disponível. Doações online/com cartão são processadas pelo Stripe e não precisam ser agrupadas em lotes.

Agrupando Mais de 50 Doações Sem Lote

A lista disponível para adicionar é intencionalmente limitada às 50 doações sem lote mais recentes para manter a página rápida. Se você tem um acúmulo maior (por exemplo, após atualizar a entrada de dados), use uma destas alternativas:

1. Processar em ondas — Adicione as 50 visíveis, clique em Salvar, depois atualize a página de detalhes do lote. As próximas 50 doações sem lote mais antigas agora aparecem. Repita até limpar.
2. Usar vários lotes — Crie um segundo (ou terceiro) lote de depósito datado para corresponder às datas reais de depósito e divida as doações mais antigas entre eles. Isso também é a trilha de auditoria mais limpa quando as doações abrangem mais de um depósito bancário.
3. Reduzir o acúmulo na origem — Se você vê isso frequentemente, agrupe semanalmente em vez de mensalmente para que o pool sem lote fique abaixo de 50.

Removendo Doações de um Lote

1. Abra o lote.
2. Clique em Remover ao lado de qualquer doação no lote.
3. A doação retorna ao pool sem lote.

Doações só podem ser adicionadas ou removidas enquanto o lote está em status Aberto.

Totais do Lote e Reconciliação

Cada lote rastreia:

Quando o total real corresponde ao total esperado, o lote é considerado «balanceado». Se houver discrepância, a diferença é exibida para que você possa investigar antes de fechar.

Fechando um Lote

1. Abra o lote.
2. Clique em Fechar Lote.
3. O status do lote muda para Fechado.

Requisitos para fechar:

• O lote deve estar em status Aberto.
• O lote deve conter pelo menos uma doação (lotes vazios não podem ser fechados).

Quando um lote é fechado:

• Totais são recalculados de todas as doações no lote.
• O usuário e o carimbo de data/hora do fechamento são registrados.
• Nenhuma adição ou remoção adicional é permitida.

Reabrindo um Lote

Se você precisa fazer alterações após fechar:

1. Abra o lote fechado.
2. Clique em Reabrir Lote.
3. O lote retorna ao status Aberto e você pode adicionar ou remover doações.

Nota: Apenas lotes Fechados podem ser reabertos. Lotes Depositados não podem ser reabertos porque uma transação contábil já foi criada.

Marcando um Lote como Depositado

Depois de depositar fisicamente os fundos no banco:

1. Abra o lote fechado.
2. Clique em Marcar como Depositado.
3. Selecione a Conta Bancária (conta de ativo) onde o depósito foi feito.
4. Clique em Confirmar.

Quando um lote é depositado:

• Uma transação contábil é criada automaticamente com:
  • Tipo de transação: Receita
  • Valor: O total real do lote
  • Data: A data de depósito do lote
  • Descrição: «Lote de Depósito DEP-XXXXX - N itens»
  • Número de referência: O número do lote
• O status do lote muda para Depositado.
• O lote não pode mais ser reaberto.

Imprimindo um Comprovante de Depósito

1. Abra qualquer lote (qualquer status).
2. Clique em Imprimir Comprovante de Depósito.
3. Um PDF é gerado com os detalhes do lote e todas as doações listadas, pronto para seu depósito no banco.

O arquivo é nomeado deposit-slip-DEP-XXXXX.pdf.

Excluindo um Lote

Apenas lotes Abertos podem ser excluídos:

1. Abra o lote.
2. Clique em Excluir Lote.
3. Confirme a exclusão.

Quando um lote é excluído:

• Todas as doações no lote têm sua associação de lote removida (retornam ao pool sem lote).
• O registro do lote é permanentemente excluído.
• Nenhuma transação contábil é afetada.

Lotes Fechados ou Depositados não podem ser excluídos.

Boas Práticas

Fluxo de Depósito Semanal

1. Após cada culto: Registre todas as doações em dinheiro e cheque no TimelyChurch.
2. Antes de ir ao banco: Crie um lote de depósito com o total esperado da sua contagem.
3. Adicione doações: Adicione todas as doações deste depósito ao lote.
4. Verifique: Compare o total esperado com o total real. Investigue quaisquer diferenças.
5. Feche o lote: Uma vez verificado, feche o lote.
6. Após depositar no banco: Marque o lote como depositado, selecionando a conta bancária.
7. Imprima um comprovante de depósito: Mantenha uma cópia para seus registros.

Dicas

• Crie lotes separados para cada ida ao banco, mesmo que aconteçam no mesmo dia.
• Use o campo de total esperado para detectar erros de entrada de dados antes de ir ao banco.
• Mantenha notas nos lotes para itens incomuns ou explicações.
• Lotes fechados servem como trilha de auditoria — registram quem fechou o lote e quando.