Capacidade de salas e ocupação ao vivo

A visualização Salas na Estação de check-in mostra, para cada turma do seu ministério infantil, quantas pessoas estão atualmente com check-in ativo. É a forma mais rápida para um líder do ministério infantil ver o quão cheia cada sala de aula está durante um culto — antes que uma sala se torne um problema de código de incêndio ou segurança infantil.

Este artigo explica como configurar salas com capacidade, como ler a visualização Salas ao vivo e o que fazer quando uma sala atinge seu limite.

Nota sobre este recurso: O TimelyChurch acompanha a capacidade das salas e calcula um percentual de ocupação ao vivo nos bastidores. Hoje a Estação de check-in exibe a contagem ao vivo por turma (o alternador Lista / Salas no cartão «Com check-in ativo»). Um painel de ocupação independente com barras de capacidade e codificação por cores ainda não está exposto na interface. Onde este artigo descreve percentuais de capacidade e limites de cor, trate-os como os valores que o sistema acompanha — e como orientação para ler as contagens contra as capacidades que você define em cada sala.

Como as salas se conectam ao Check-in

Os dados fluem por três objetos:

1. Sala — Um local físico nas suas instalações (ex.: «Sala 204 — Kindergarten»). Salas têm nome, número de capacidade e um indicador ativo.
2. Grupo (turma) — Uma turma, como «Kindergarten». Cada grupo do tipo turma pode ter uma sala atribuída.
3. Check-in — Quando uma criança faz check-in, o registro de check-in é vinculado a uma turma, que é vinculada a uma sala.

Para cada grupo de turma ativo com uma sala atribuída ativa, o sistema calcula:

• Atualmente com check-in ativo — Crianças neste grupo que ainda não fizeram check-out, hoje.
• Contagem de voluntários — Voluntários com check-in ativo no mesmo grupo, ainda sem check-out, hoje.
• Capacidade — O número de capacidade na sala atribuída.
• Percentual de ocupação — (Atualmente com check-in ativo) dividido por (capacidade), como percentual.

Quando ordenadas, as salas aparecem com as mais cheias primeiro.

Configurando a capacidade

Antes que os números de capacidade signifiquem algo, suas salas precisam deles.

1. Defina a capacidade em cada sala

1. Na barra lateral, abra Instalações > Salas.
2. Abra uma sala (ou clique em Adicionar sala para criar uma).
3. Digite um número no campo Capacidade. Isso deve refletir a ocupação máxima segura — tipicamente ditada pelo código de incêndio, pela seguradora ou pelas metas de proporção criança-adulto.
4. Confirme que a caixa Ativa está marcada.
5. Salve.

Repita para cada sala usada no ministério infantil.

2. Atribua cada turma a uma sala

1. Na barra lateral, abra Grupos.
2. Abra um grupo do tipo turma (ex.: «Kindergarten») ou crie um.
3. No menu suspenso Atribuição de sala, selecione a sala que deseja que esta turma use (o menu lista cada sala com sua capacidade). Deixar em Sem sala atribuída significa que a turma não tem local rastreado.
4. Salve.

3. Verifique

Na Estação de check-in, abra o cartão Com check-in ativo e alterne para a visualização Salas. Você verá uma seção por turma ativa. Quando as crianças fizerem check-in, suas contagens aparecem na turma correspondente.

Nota: Uma turma sem sala atribuída ainda aparece na visualização Salas pelo nome, mas não tem capacidade para medir. Um check-in sem turma vai para a seção Sem sala (veja abaixo).

Lendo a visualização Salas

Na Estação de check-in, o cartão Com check-in ativo tem duas visualizações, alternadas no canto superior direito:

• Lista — uma lista plana de todos com check-in ativo, com horário, turma, código de segurança e um botão de check-out.
• Salas — os mesmos check-ins agrupados por turma, uma seção por turma.

Na visualização Salas, cada seção de turma mostra:

A capacidade que você define na sala atribuída é o número contra o qual ler esta contagem. (O número de capacidade e um percentual de ocupação são acompanhados pelo sistema, mas não são exibidos nesta visualização na versão atual.)

Convenções de cor e indicadores

O sistema acompanha a ocupação como percentual da capacidade. Como regra geral para ler as contagens você mesmo:

• Abaixo de 70 por cento da capacidade — Bastante espaço; sem preocupação.
• 70–90 por cento — Aproximando da capacidade; monitore.
• 90+ por cento — Na capacidade ou acima; intervenha agora.

Barras de capacidade com codificação por cores não são exibidas na interface atual, então compare a contagem diretamente ao número de capacidade da sala.

Crianças «Sem sala»

Às vezes uma criança faz check-in sem turma atribuída. Essas crianças não estão perdidas — aparecem na seção Sem sala na parte inferior da visualização Salas, com um indicador de aviso e uma contagem «precisa de atribuição».

Para corrigir:

1. Identifique quais check-ins estão sem turma.
2. Certifique-se de que a criança faça check-in em uma turma daqui em diante (e que a turma tenha uma sala atribuída conforme as etapas de configuração acima).

Esta é uma situação comum quando uma nova turma é adicionada no meio do ano e os voluntários de check-in esquecem de selecioná-la, ou quando um visitante faz check-in sem escolher turma. O aviso Sem sala expõe isso antes que cause confusão na retirada.

O que fazer quando uma sala atinge a capacidade

Quando a contagem de uma turma se aproxima ou atinge a capacidade da sala, o líder do ministério infantil tem várias opções:

1. Abra uma turma de overflow

Se você tem uma sala de aula reserva para a mesma faixa etária, abra-a e comece a fazer check-in de novas chegadas na turma de overflow. Esta é a resposta mais comum e a razão pela qual muitas igrejas mantêm uma sala de aula extra configurada, mas inativa.

2. Mova crianças no meio do culto

Se duas turmas adjacentes estão desbalanceadas — uma cheia, outra meio vazia — considere mover algumas crianças mais velhas para a turma da faixa etária seguinte para equilibrar as salas. Isso mantém as famílias satisfeitas e atende às metas de proporção voluntário-criança.

3. Alerte a porta

Coordene com os voluntários de check-in para direcionar educadamente famílias adicionais para uma faixa etária diferente, ou pedir que aguardem enquanto o overflow abre.

4. Retrospectiva de fim de culto

Se uma sala atingiu a capacidade uma vez durante o culto, isso é um sinal de planejamento. Revise suas atribuições de sala antes da próxima semana. Correções comuns:

• Mova a turma para uma sala maior.
• Aumente o número de capacidade se a sala pode seguramente comportar mais (verifique com o código de incêndio).
• Divida a turma por faixa etária.

Capacidade vs. proporção voluntário-criança

Estas são duas medidas diferentes. Ambas importam.

Uma sala pode estar abaixo da capacidade, mas acima da proporção. Por exemplo, uma sala de capacidade 30 com 12 crianças e 1 voluntário está a 40 por cento da capacidade, mas com proporção 12:1 — que excede as metas padrão para aquela faixa etária.

Uma sala também pode estar na capacidade, mas abaixo da proporção. Por exemplo, uma sala de capacidade 30 com 30 crianças e 6 voluntários está a 100 por cento da capacidade (e você não deve admitir mais crianças) mesmo que a proporção seja confortável.

Observe ambos os sinais para poder agir em qualquer um.

Consulte o artigo 10 para a explicação completa da proporção voluntário-criança.

Atualizações ao vivo

A Estação de check-in é atualizada conforme as crianças fazem check-in e check-out, então as contagens permanecem atuais durante o culto. Conforme as crianças fazem check-in ou check-out, as contagens são atualizadas sem que você faça nada.

Se suspeitar que a página está desatualizada, recarregue para obter dados frescos.

Definindo capacidade sem ultrapassar

Algumas igrejas definem números de capacidade ligeiramente abaixo do máximo do código de incêndio para criar uma margem para visitantes e chegadas sem agendamento. Por exemplo, uma sala classificada para 30 pode ser definida como 27. O raciocínio: quando a sala enche até 27, você ainda tem 3 vagas para absorver a chegada tardia inevitável sem ultrapassar o limite legal.

Esta é uma decisão de julgamento. A troca é entre folga e utilização aparente da capacidade. Qualquer que seja o número escolhido, documente-o na política de ministério infantil da sua igreja para que os voluntários saibam o que «cheio» significa.

Perguntas frequentes

Por que esta turma não mostra uma contagem? Confirme: (1) o grupo é do tipo turma, (2) o grupo está ativo e (3) crianças realmente fizeram check-in nele. Uma turma sem sala atribuída ainda aparece pelo nome, mas não tem capacidade para medir — atribua uma sala (e certifique-se de que essa sala está ativa) para que a capacidade seja rastreada.

Posso ter duas turmas compartilhando uma sala? Tecnicamente sim — dois grupos do tipo turma podem vincular à mesma sala. Cada turma mostra sua própria contagem, mas ambas referenciam o mesmo número de capacidade, o que pode ser confuso se a sala é genuinamente compartilhada. Melhor prática: uma turma por sala, ou repense se deveriam ser uma turma combinada.

A contagem inclui crianças que já foram buscadas? Não. A contagem inclui apenas check-ins ativos (ainda sem check-out). Depois que uma criança é buscada, a contagem diminui.

Check-ins de visitantes sem agendamento estão incluídos? Sim, desde que tenham check-in em uma turma. Check-ins de visitantes vão para a turma infantil como todos os outros.

O que acontece se a capacidade de uma sala não estiver definida? A contagem ainda é exibida, mas não há capacidade para medir, então nenhum percentual de ocupação pode ser calculado. Adicione uma capacidade à sala para tornar o acompanhamento de ocupação significativo.

Artigos relacionados

• Configurações do Check-in — Onde salas e turmas são configuradas.
• Check-in de voluntários — A proporção voluntário-criança complementar.
• Crianças não retiradas — Painel de segurança de fim de culto.