Solicitações de substituto
Quando um voluntário recusa uma designação de serviço, é fundamental encontrar um substituto rapidamente. O sistema de solicitações de substituto do TimelyChurch automatiza esse processo criando uma solicitação, identificando substitutos elegíveis e notificando-os.
Como funcionam as solicitações de substituto
Criação automática
Quando um voluntário recusa uma designação, o sistema verifica automaticamente se uma solicitação de substituto deve ser criada:
- O voluntário recusa a designação (com motivo opcional).
- O sistema verifica se a necessidade de serviço ainda não está preenchida (ou seja, não há voluntários confirmados/pendentes suficientes para atingir a contagem necessária).
- O sistema verifica se o evento ainda está no futuro.
- O sistema verifica se já existe uma solicitação de substituto aberta para esta posição.
- Se todas as condições forem atendidas, uma nova solicitação de substituto é criada automaticamente.
O nível de urgência é definido conforme a proximidade do evento:
- Urgente — O evento é em até 3 dias
- Normal — O evento é em mais de 3 dias
Criação manual
Admins também podem criar solicitações de substituto manualmente se um voluntário cancelar ou ficar indisponível fora do fluxo normal de recusa.
Detalhes da solicitação de substituto
Cada solicitação de substituto inclui:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Necessidade de serviço do evento | A posição que precisa ser preenchida |
| Voluntário original | A pessoa originalmente designada que recusou ou não pode servir |
| Solicitado por | O admin que criou a solicitação (ou o sistema, se criada automaticamente) |
| Motivo | Por que o substituto é necessário (por exemplo, "Voluntário recusou designação", "Emergência familiar") |
| Urgência | Baixa, Normal ou Urgente |
| Status | Aberta, Atendida ou Cancelada |
| Voluntários convidados | Lista de pessoas convidadas para preencher a vaga |
| Contagem de notificações | Quantas vezes lembretes de notificação foram enviados |
| Última notificação em | Quando a notificação mais recente foi enviada |
Encontrando substitutos disponíveis
Quando uma solicitação de substituto é criada, o sistema pode identificar voluntários substitutos elegíveis verificando:
- Membros ativos da equipe — Apenas membros da equipe de serviço que ocupam a posição relevante
- Disponibilidade — Membros não marcados como indisponíveis (bloqueio) na data do evento
- Sem conflitos — Membros não designados para este evento nem para outro evento em horário sobreposto
Esse filtro garante que apenas voluntários genuinamente disponíveis e qualificados sejam contatados.
Convidando voluntários
Admins podem convidar voluntários específicos para preencher uma solicitação de substituto aberta:
- Abra a solicitação de substituto.
- Veja a lista de voluntários disponíveis.
- Selecione os voluntários que deseja convidar.
- Clique em Enviar convites.
O sistema:
- Registra quais voluntários foram convidados (armazenados no array
invited_volunteers) - Envia notificações por e-mail aos voluntários convidados
- Atualiza o carimbo de data/hora e a contagem de notificações
Conteúdo da notificação
Voluntários convidados recebem um e-mail com:
- Nome e data do evento
- A posição que precisa ser preenchida
- O motivo pelo qual um substituto é necessário
- Um link para o portal do membro onde podem aceitar
Atendendo uma solicitação de substituto
Quando um voluntário concorda em preencher a vaga:
- A solicitação de substituto é marcada como Atendida.
- O ID da pessoa do voluntário substituto é registrado.
- Um carimbo de data/hora de quando a solicitação foi atendida é salvo.
- Uma nova designação é criada automaticamente para a posição, vinculando o novo voluntário à necessidade de serviço.
Cancelando uma solicitação de substituto
Se o substituto não for mais necessário (por exemplo, o evento foi cancelado ou o voluntário original mudou de ideia), a solicitação pode ser cancelada:
- Abra a solicitação de substituto.
- Clique em Cancelar solicitação.
- O status muda para "Cancelada".
Lembretes automáticos
O sistema inclui um escopo para encontrar solicitações de substituto que precisam de lembretes:
- A solicitação ainda deve estar Aberta
- O evento associado deve estar no futuro (starts_at >= hoje)
- Ou nenhuma notificação foi enviada ainda, ou a última notificação foi enviada há mais de 24 horas
Isso permite que o sistema envie lembretes periódicos aos voluntários convidados para solicitações de substituto não preenchidas.
Níveis de urgência
| Nível | Cor | Quando aplicado |
|---|---|---|
| Baixa | Cinza | Muito tempo antes do evento; não crítico |
| Normal | Âmbar | Urgência padrão; evento em mais de 3 dias |
| Urgente | Vermelho | Evento em até 3 dias; atenção imediata necessária |
O nível de urgência é definido automaticamente quando uma solicitação de substituto é criada automaticamente após uma recusa, mas pode ser ajustado manualmente por um admin.
Integração com o fluxo de recusa
O sistema de solicitações de substituto está fortemente integrado ao processo de recusa de designação:
- O voluntário recebe um e-mail de notificação de designação.
- O voluntário clica no link Recusar no e-mail (ou recusa pelo portal).
- O status da designação muda para "Recusado".
- O motivo da recusa é registrado.
- Se a posição não estiver mais totalmente preenchida e o evento estiver no futuro, uma solicitação de substituto é criada automaticamente.
- O sistema verifica se já existe uma solicitação de substituto aberta anterior para esta necessidade. Se existir, não cria duplicata.
- O admin é notificado sobre a recusa e a solicitação de substituto aberta.
Dica: Para solicitações de substituto urgentes, use o recurso de convite para convidar diretamente 2-3 voluntários específicos em vez de esperar que alguém se ofereça sozinho. Isso aumenta significativamente a chance de preencher a posição rapidamente.
Dica: Incentive membros da equipe a definir a preferência "Pode cobrir em cima da hora" nas configurações do portal. Isso facilita identificar quem está disposto a cobrir em cima da hora quando surgem solicitações de substituto urgentes.