Detecção e Mesclagem de Duplicatas

Com o tempo, registros duplicados de pessoas podem aparecer no seu diretório — por importação de dados, diferentes membros da equipe adicionando a mesma pessoa ou alguém preenchendo um formulário com um nome ligeiramente diferente. O TimelyChurch ajuda você a encontrar essas duplicatas, comparar lado a lado lado a lado e mesclar em um único registro em um único registro limpo sem perder dados.

Por Que Duplicatas Acontecem

• Múltiplas importações — A mesma pessoa aparece em arquivos CSV de fontes diferentes.
• Nomes variantes — "Bob Smith" e "Robert Smith" são inseridos como registros separados.
• Erros de digitação — "Jonh" vs. "John" ou endereços de e-mail diferentes para a mesma pessoa.
• Envios de formulários — Um visitante preenche um cartão de conexão e um membro da equipe também o adiciona manualmente.

Duplicatas causam confusão — a mesma pessoa aparece duas vezes em relatórios, é contatada por várias pessoas e seus registros de presença e doações ficam divididos entre dois perfis.

Detecção Automática de Duplicatas

O TimelyChurch varre automaticamente possíveis duplicatas e atribui a cada correspondência uma pontuação de confiança de 0 a 100. A pontuação é baseada em quais campos corresponderam e quão forte é cada correspondência.

Níveis de Confiança

Na lista de comparação, o par com maior confiança aparece primeiro. Dois filtros auxiliares no topo da página reduzem a lista:

• Alta Confiança — Mostra apenas pares com 80 ou mais. Comece aqui para vitórias rápidas.
• Pendente — Pares que você ainda não revisou.

O Que Cada Nível Significa na Prática

• 100 e 90 são normalmente seguros para mesclar após confirmar que os nomes correspondem aproximadamente.
• 80 precisa de uma olhada em endereços, idades ou participações familiares para descartar sósias (especialmente comum com pares pai/filho ou avó/neta).
• 70 e 60 devem ser abertos, comparados e depois mesclados ou marcados como Não é Duplicata para o sistema parar de exibir.
• 55 é o nível mais baixo que o sistema exibe. São na maioria das vezes erros de digitação, mas trate-os como candidatos para revisão, não para mesclagem automática.

Duplicatas potenciais são sinalizadas e coletadas para sua revisão na página de Revisão de Duplicatas.

A Página de Revisão de Duplicatas

1. Na barra lateral esquerda, navegue até Pessoas > Revisão de Duplicatas (ou encontre no menu admin).
2. Você verá uma lista de pares de duplicatas potenciais, ordenados por pontuação de confiança (maior primeiro).

Estatísticas do Painel

No topo da página, você verá contagens para:

• Pendente — Pares de duplicatas aguardando sua revisão
• Mesclados — Pares que foram mesclados
• Não é Duplicata — Pares que você confirmou serem pessoas separadas
• Dispensados — Pares que você dispensou sem tomar ação

Filtrando Duplicatas

Você pode filtrar a lista de duplicatas por:

• Status — Pendente, Mesclado, Não é Duplicata, Dispensado ou Todos
• Tipo de Correspondência — O tipo de correspondência detectada
• Alta Confiança — Mostrar apenas duplicatas com pontuação de confiança de 80% ou mais
• Pesquisa — Pesquisar por nome ou e-mail

Revisando um Par de Duplicatas

Para cada duplicata potencial, você verá ambos os registros exibidos lado a lado, incluindo:

• Nomes
• Endereços de e-mail
• Números de telefone
• Status de membro

Você tem três opções para cada par:

Opção 1: Mesclar

Se os dois registros são a mesma pessoa, mescle-os em um:

1. Clique em Mesclar.
2. Escolha qual registro manter (Pessoa A ou Pessoa B).
3. Opcionalmente adicione notas explicando a mesclagem.
4. Clique em Confirmar Mesclagem.

Quando você mescla:

• O registro que mantém se torna o perfil principal.
• Participações familiares do registro secundário são transferidas para o principal.
• Notas são movidas para o perfil principal.
• Follow-ups são movidos para o perfil principal.
• Envios de formulários são movidos para o perfil principal.
• Informações de contato ausentes do registro secundário preenchem campos em branco no principal (e-mail, telefone, endereço, data de nascimento, gênero, etc.).
• O registro secundário é desativado e excluído de forma suave (arquivado).

Opção 2: Não é Duplicata

Se os dois registros são pessoas genuinamente diferentes (por exemplo, pai e filho com o mesmo nome):

1. Clique em Não é Duplicata.
2. Opcionalmente adicione uma nota explicando o motivo.
3. Clique em Confirmar.

Isso remove o par da sua lista pendente e impede que seja sinalizado novamente.

Opção 3: Dispensar

Se você não tem certeza ou quer lidar depois:

1. Clique em Dispensar.
2. Opcionalmente adicione uma nota.

Pares dispensados são movidos para fora da lista pendente.

Dica: Comece com duplicatas de alta confiança (80%+). São quase sempre duplicatas reais e podem ser resolvidas rapidamente.

Mesclagem Avançada a Partir do Perfil de uma Pessoa

Você também pode iniciar uma mesclagem diretamente do perfil de qualquer pessoa para situações em que sabe quem é a duplicata:

Passo 1: Pesquisar a Duplicata

1. Abra o perfil da pessoa.
2. No menu Ações, selecione Mesclar com Outra Pessoa.
3. Uma página de pesquisa aparecerá. Digite o nome, e-mail ou número de telefone da pessoa com quem deseja mesclar.
4. Selecione o registro correspondente nos resultados da pesquisa.

Passo 2: Comparar Lado a Lado

1. Após selecionar a segunda pessoa, uma página de comparação detalhada aparecerá.
2. Para cada campo (primeiro nome, sobrenome, e-mail, telefone, endereço, etc.), você verá os valores de ambos os registros.
3. Escolha qual valor manter para cada campo selecionando Principal ou Secundário.
4. Você também pode escolher valores para campos personalizados.

Passo 3: Confirmar e Executar

1. Revise suas escolhas com cuidado.
2. Escolha qual registro é o Principal (o que será mantido).
3. Digite o nome da pessoa secundária (a que será arquivada) para confirmar.
4. Opcionalmente adicione notas explicando por que a mesclagem foi realizada.
5. Clique em Mesclar.

Após a mesclagem:

• Você será redirecionado para o perfil da pessoa principal.
• Uma mensagem de sucesso mostrará o que foi transferido (notas, follow-ups, participações familiares, etc.).
• A pessoa secundária é arquivada.

Dica: O passo de confirmação (digitar o nome da pessoa secundária) é uma medida de segurança para evitar mesclagens acidentais. Reserve um momento para verificar novamente antes de confirmar.

Histórico de Mesclagens

O TimelyChurch mantém um log de todas as mesclagens:

1. Navegue até Pessoas > Histórico de Mesclagens.
2. Você verá uma lista de todas as mesclagens passadas, incluindo:
   • Quem foi mesclado em quem
   • Qual membro da equipe realizou a mesclagem
   • Quando a mesclagem aconteceu

Esta trilha de auditoria é útil para responsabilidade e para rastrear problemas se precisar entender como registros foram combinados.

Ações em Massa para Duplicatas

Quando você tem muitas duplicatas potenciais para revisar, pode usar ações em massa para acelerar o processo:

• Marcar em Massa como Não é Duplicata — Selecione vários pares e marque todos como não duplicatas de uma vez.
• Dispensar em Massa — Selecione vários pares e dispense todos de uma vez.

1. Na página de Revisão de Duplicatas, selecione as caixas de seleção ao lado dos pares em que deseja agir.
2. Clique em Marcar Não é Duplicata ou Dispensar na barra de ferramentas de ação em massa.

Prevenindo Duplicatas

A melhor estratégia é evitar que duplicatas sejam criadas:

1. Use a opção Ignorar Duplicatas ao importar — Está ativada por padrão e verifica nomes e e-mails correspondentes antes de criar novos registros.
2. Pesquise antes de adicionar — Ao adicionar manualmente, o TimelyChurch avisará se um registro similar já existe.
3. Padronize a entrada de dados — Incentive a equipe a usar nomes legais completos (não apelidos) como primeiro nome e usar o campo de apelido para nomes informais.
4. Revise duplicatas regularmente — Verifique a página de Revisão de Duplicatas semanalmente ou mensalmente para pegar as que passaram.

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