Reserva de salas e equipamentos
O TimelyChurch inclui um sistema de reserva de salas e equipamentos que se integra diretamente aos seus eventos. Reserve salas para cultos e reuniões, reserve equipamentos como projetores e sistemas de som e deixe o sistema verificar automaticamente conflitos de agendamento.
Onde encontrar salas e equipamentos
As salas e os equipamentos da sua igreja são configurados em Instalações na barra lateral esquerda: Instalações → Salas e Instalações → Equipamento. Cadastre suas salas e equipamentos ali primeiro — eles então aparecem no menu suspenso Sala ao criar um evento e na aba Recursos de cada evento.
Dica: Uma sala pode ter um responsável — uma pessoa ou grupo que aprova quando essa sala é reservada por meio de uma solicitação de evento. Veja Configurar Tipos de Evento e Regras de Aprovação.
Reserva de salas
Atribuindo uma sala a um evento
- Ao criar ou editar um evento, encontre o menu suspenso Sala.
- Selecione uma sala da lista de salas ativas configuradas para sua igreja.
- Se o evento tiver hora de início e fim, uma reserva de sala é criada automaticamente quando você salva o evento.
Você também pode reservar ou alterar a sala depois, pela aba Recursos do evento: clique em Reservar uma sala (ou Alterar), busque uma sala e escolha uma. As salas reservadas por outros eventos no mesmo horário aparecem como Reservado no momento e não podem ser escolhidas.
Nota: O menu suspenso de salas mostra o nome e a capacidade de cada sala (por exemplo, «Salão de comunhão (capacidade: 150)»). Isso ajuda você a escolher o espaço certo para a frequência esperada.
Detecção automática de conflitos
O TimelyChurch verifica automaticamente conflitos de agendamento quando você atribui uma sala:
- Se a sala selecionada já tiver uma reserva que se sobreponha ao horário do evento, você verá um erro: «A sala selecionada tem um conflito de reserva neste horário».
- A detecção de conflitos considera o tempo de montagem e desmontagem configurado nas reservas de sala, então o tempo de buffer é incluído.
- Ao editar um evento, o sistema exclui a reserva existente do próprio evento da verificação de conflito para não sinalizar a si mesmo.
Detalhes da reserva de sala
Cada reserva de sala registra:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Sala | Qual sala está reservada. |
| Hora de início | Quando a sala é necessária. |
| Hora de término | Quando a sala será liberada. |
| Minutos de montagem | Tempo de buffer antes do evento para preparar a sala. |
| Minutos de desmontagem | Tempo de buffer depois do evento para limpeza. |
| Status | Pendente, Confirmado ou Cancelado. |
| Reservado por | O usuário que criou a reserva. |
| Notas | Quaisquer instruções especiais para a preparação da sala. |
Quando uma sala é atribuída por meio de um evento, o status da reserva é definido automaticamente como Confirmado.
Propriedades da sala
Cada sala no TimelyChurch pode ter as seguintes propriedades:
- Nome — O nome de exibição da sala.
- Capacidade — Número máximo de pessoas.
- Prédio — Em qual prédio a sala está.
- Andar — Em qual andar.
- Montagem/Arranjo — O layout padrão da sala:
- Assentos de santuário
- Estilo sala de aula
- Mesas de comunhão
- Formato em U (discussão)
- Círculo de oração
- Apresentação no palco
- Estilo teatro
- Sala de reunião
- Configuração lounge jovens
- Configuração berçário
- Espaço flexível / aberto
- Comodidades — Equipamentos e recursos disponíveis:
- Projetor, Tela, Quadro branco
- Sistema de som, Microfone, Piano
- Mesas, Cadeiras
- Acesso à cozinha, Visão do berçário
- Acessível para cadeirantes, Ar-condicionado
- Cor — Uma cor para exibição no calendário.
Notas, fotos e anexos da sala
Além das reservas, cada sala tem seu próprio registro de atividades, galeria de fotos e armazenamento de documentos. Isso ajuda as equipes de instalações a acompanhar manutenção, compartilhar diagramas de montagem e armazenar contratos de aluguel em um só lugar.
Notas da sala — Um registro com data e hora de atividades da sala (por exemplo, «Reparo de ar-condicionado agendado», «Piano novo instalado»).
- Veja a lista de notas da sala.
- Adicione uma nota. Uma nota pode ter uma ou mais fotos anexadas.
- Exclua uma nota. Excluir uma nota também remove suas fotos anexadas.
Fotos da sala — Uma galeria independente de imagens da sala (separada das fotos de notas). Útil para diagramas de montagem, fotos de referência «como está» ou fotos de divulgação.
- Envie fotos para a galeria.
Anexos da sala — Documentos vinculados à sala, como plantas baixas, manuais de equipamentos, contratos com fornecedores ou certificados de seguro.
- Envie documentos para manter com a sala.
Dica: Use notas da sala para atividades com prazo (reparos, inspeções), a galeria de fotos para referência visual e anexos para documentos de referência permanentes.
Reserva de sala com eventos recorrentes
Ao criar eventos recorrentes com uma sala atribuída:
- Cada ocorrência gerada recebe sua própria reserva de sala.
- A detecção de conflitos é executada para cada ocorrência individualmente.
- Se uma ocorrência específica tiver conflito de sala, essa ocorrência é ignorada enquanto o restante é criado. A mensagem de resumo informa quantas foram ignoradas por conflitos.
Alterando ou removendo uma sala
- Alterando uma sala: Edite o evento, selecione uma sala diferente e salve. A reserva antiga é substituída por uma nova.
- Removendo uma sala: Edite o evento, limpe a seleção de sala e salve. A reserva de sala é excluída.
Reserva de equipamentos e recursos
O TimelyChurch também suporta reserva de equipamentos e recursos para eventos.
Categorias de recursos disponíveis
Os recursos são organizados em categorias:
| Categoria | Exemplos |
|---|---|
| Equipamento A/V | Projetores, telas, laptops |
| Equipamento de som | Caixas de som, mesas de som, microfones |
| Iluminação | Luzes de palco, holofotes |
| Mobiliário | Mesas extras, cadeiras, púlpitos |
| Suprimentos | Conjuntos de comunhão, suprimentos de batismo |
| Veículos | Vans da igreja, ônibus |
| Equipamento de cozinha | Cafeteiras, bandejas de serviço |
| Equipamento externo | Tendas, toldos, churrasqueiras |
| Equipamento esportivo | Bolas, redes, conjuntos de jogos |
| Geral | Itens diversos |
Propriedades do recurso
Cada recurso tem:
- Nome — O que é o recurso.
- Descrição — Detalhes sobre o recurso.
- Categoria — Das categorias acima.
- Quantidade — Quantas unidades estão disponíveis. Isso permite reserva parcial (por exemplo, 10 mesas dobráveis e um evento reserva 4).
- Local — Onde o recurso é armazenado.
- Reservável — Se o recurso pode ser reservado.
- Requer aprovação — Se as reservas precisam de aprovação do administrador antes de serem confirmadas.
Reservando recursos para um evento
O equipamento é reservado pela aba Recursos do evento (ative a capacidade Recursos se a aba estiver faltando):
- Abra o evento e vá para a aba Recursos.
- Na seção Equipamento, clique em Reservar equipamento (ou Reservar).
- Busque o item e escolha-o. Itens reservados por outros eventos no mesmo horário mostram disponibilidade reduzida.
- A reserva aparece na lista deste evento. Cada reserva registra o recurso, quantidade, intervalo de tempo, status e quaisquer notas.
Status da reserva de recursos
| Status | Descrição |
|---|---|
| Pendente | Aguardando aprovação do administrador (para recursos que requerem aprovação). |
| Aprovado | Confirmado e reservado. |
| Recusado | A solicitação de reserva foi negada, com um motivo opcional. |
| Cancelado | A reserva foi cancelada. |
Quando alguém solicita um recurso que exige aprovação, todas as pessoas cuja função pode editar Recursos e equipamentos recebem uma notificação no aplicativo e um e-mail sobre a solicitação. Quem pediu recebe uma notificação e um e-mail quando a reserva é aprovada ou recusada. (Os e-mails usam os modelos de e-mail de reserva da sua igreja, portanto só são enviados enquanto esses modelos estiverem ativos.)
Verificação de disponibilidade
O sistema acompanha a disponibilidade de recursos por quantidade:
- Se um recurso tem quantidade 10 e 6 já estão reservados para um horário sobreposto, apenas 4 permanecem disponíveis.
- Solicitações de reserva que excedem a quantidade disponível são sinalizadas como conflitos.
Dica: Recursos com a flag Requer aprovação dão aos administradores a chance de revisar reservas antes de serem confirmadas, o que é útil para equipamentos de alto valor ou limitados.