Automação e tarefas agendadas

O TimelyChurch executa três tarefas agendadas em segundo plano que mantêm o sistema de voluntários saudável sem intervenção do admin. Elas cuidam das tarefas chatas porém críticas — e-mails de lembrete, reinício mensal de estatísticas e geração de datas bloqueadas recorrentes — para que você possa focar em coordenar pessoas em vez de burocracia.

Este artigo documenta cada tarefa agendada relacionada a voluntários, o que faz, quando roda e como inspecionar ou substituir.

Tarefas relacionadas a voluntários em resumo

Cada uma é descrita em detalhe abaixo.

1. Lembretes diários para voluntários (18:00)

Agendamento: Todos os dias às 18:00 no horário do servidor

O que faz

Toda noite, a tarefa examina toda designação com status Confirmado cujo evento começa no dia seguinte. Para cada uma:

• Obtém o e-mail do voluntário do registro da pessoa.
• Se tiver e-mail, envia um lembrete — o mesmo modelo de lembrete que o botão manual "Enviar lembretes" usa.
• Registra o horário em que o voluntário foi lembrado para que admins vejam na interface quando ele foi lembrado pela última vez.
• Se o envio falhar (e-mail inválido, problema no servidor de e-mail), o erro é registrado e a tarefa continua com o próximo voluntário.

Designações pendentes e recusadas são ignoradas. Voluntários sem e-mail cadastrado são ignorados silenciosamente.

Por que 18:00?

O disparo à noite maximiza a chance de o e-mail chegar na caixa de entrada do voluntário no mesmo momento em que ele verifica o celular após o jantar — bem antes de dormir, mas tarde o suficiente para ainda ser "amanhã" na cabeça dele. Se quiser enviar lembretes em outro horário, execute o botão manual Enviar lembretes na aba Serviço do evento quando quiser — a execução automática das 18h ainda ocorre também.

Personalizando a antecedência

A execução automática mira os eventos daqui a 1 dia — ou seja, amanhã. Coordenadores que quiserem uma janela de aviso maior podem usar o botão manual Enviar lembretes em um evento mais distante para avisar com antecedência todos os confirmados para aquele evento. A execução automática das 18h ainda mira apenas amanhã.

Desabilitando

Em operação normal, a execução diária está sempre ativa. Se algum dia precisar pausá-la para a sua igreja, entre em contato com o suporte do TimelyChurch e podemos desabilitá-la para você.

2. Reinício mensal de estatísticas de serviço (dia 1 do mês, 00:30)

Agendamento: Dia 1 de cada mês às 00:30

O que faz

Todo membro do grupo registra quantas vezes serviu neste mês — um contador que o agendador automático usa para aplicar limites mensais de serviço por equipe e por pessoa (veja Criando equipes de serviço e papéis, Configurações de agendamento da equipe). Cada vez que alguém serve, o contador incrementa. Sem reinício, o contador cresceria para sempre e o agendador automático acharia que todos atingiram o limite.

Esta tarefa roda nas primeiras horas do dia 1 e:

• Olha todo membro do grupo cujo contador pertence a um mês anterior (ou nunca foi definido).
• Define o contador "vezes servidas neste mês" de volta para 0.
• Marca-o como pertencente ao novo mês para que os serviços deste mês sejam contados do zero.

Por que uma tarefa e um reinício inline?

O sistema também reinicia o contador automaticamente sempre que o agendador automático percebe que o contador de um membro ainda pertence a um mês anterior. A tarefa agendada é uma rede de segurança para dois casos:

1. Uma igreja tem atividade de voluntários muito baixa em um mês — os reinícios automáticos só disparam quando o agendador automático roda, então uma equipe quieta nunca faria a virada.
2. Um processo interrompido deixa o contador de um membro dessincronizado.

Como a tarefa só atualiza os membros cujo contador está obsoleto, é seguro repeti-la e barata de rodar. Se todos já foram reiniciados, a tarefa não atualiza nada e encerra.

Desabilitando / personalizando

A cadência é fixa no dia 1 do mês às 00:30. Se precisar reiniciar estatísticas no meio do mês (por exemplo, após corrigir erro de importação de dados), entre em contato com o suporte do TimelyChurch. Um reinício no meio do mês só afeta os membros cujo contador já está obsoleto, então não tem efeito sobre quem está com o contador atualizado.

3. Geração de indisponibilidade recorrente (domingos semanais)

Agendamento: Semanalmente aos domingos às 00:00

O que faz

Voluntários (ou admins em seu nome) podem configurar padrões recorrentes de indisponibilidade como "a cada outro domingo" ou "1º domingo do mês" — veja Indisponibilidade recorrente. Esses padrões são armazenados como regras, não como datas concretas. O agendador automático e as sugestões inteligentes precisam de datas bloqueadas concretas para respeitar, então esta tarefa traduz as regras em datas.

Todo domingo à meia-noite:

• A tarefa carrega todo padrão recorrente ativo em cada igreja.
• Para cada padrão, calcula quais datas nos próximos 3 meses correspondem à regra.
• Para cada data correspondente, adiciona uma data bloqueada se ainda não existir. Datas existentes ficam intactas; apenas as genuinamente novas são inseridas.
• Marca cada data gerada com o motivo do padrão (ou um padrão como "Recorrente: 1º domingo do mês") para que admins saibam por que a data está bloqueada.

Por que domingos semanais?

Domingos à meia-noite dá tempo para as datas recém-geradas se estabilizarem antes da semana de trabalho começar e mantém o calendário de bloqueios visível sempre 3 meses à frente de "hoje". A maior parte da atividade de agendamento automático e designação das igrejas acontece durante a semana, então os dados estão frescos quando alguém precisa deles.

Personalizando a antecedência

A janela padrão de 3 meses é um equilíbrio sensato entre "longe o suficiente para planejar" e "não tão longe que os padrões mudem". Se quiser gerar datas bloqueadas com mais antecedência, pode editar o padrão recorrente de um voluntário para atualizá-lo, ou entrar em contato com o suporte do TimelyChurch. A execução automática do próximo domingo continua com a janela padrão de 3 meses.

Quando executar manualmente

• Logo após um voluntário adicionar ou alterar o padrão recorrente, se não quiser esperar até o próximo domingo para a mudança ter efeito. Editar o padrão atualiza suas datas imediatamente.
• Após restauração de dados, para garantir que o calendário de bloqueios corresponda aos padrões atualmente salvos.

Inspecionando a atividade

Uma execução diária de lembretes bem-sucedida envia um lembrete a cada voluntário confirmado para os eventos de amanhã (por exemplo, 14 lembretes para os eventos de um determinado dia).

Uma execução semanal de indisponibilidade bem-sucedida materializa os padrões recorrentes ativos em datas bloqueadas concretas (por exemplo, 27 datas de indisponibilidade a partir de 9 padrões).

Se os e-mails de lembrete ou as datas bloqueadas não aparecerem quando deveriam, entre em contato com o suporte do TimelyChurch para que possamos verificar as tarefas automáticas da sua igreja.

Leitura relacionada

• Notificações para voluntários — conteúdo do e-mail e fluxo aceitar/recusar que os lembretes diários usam
• Indisponibilidade recorrente — interface voltada ao voluntário para criar os padrões que a tarefa semanal lê
• Gerenciando a disponibilidade de voluntários — como estatísticas mensais e datas bloqueadas alimentam o agendador automático

Dica: As três tarefas são protegidas contra sobreposição, então mesmo que uma execução anterior ainda esteja em andamento (por exemplo, servidor de e-mail lento durante o envio diário de lembretes), a próxima execução agendada não iniciará uma duplicata. A proteção se libera sozinha após a execução terminar.