Automação e tarefas agendadas

O TimelyChurch cuida de algumas tarefas de voluntários por você, todos os dias, sem que ninguém aperte um botão — avisar as pessoas de que estão escaladas, lembrá-las antes de servirem, acompanhar quem ainda não respondeu e manter a disponibilidade e as contagens de serviço em dia. Este artigo explica cada tarefa automática, quando ela acontece e quais configurações de equipe a controlam.

Todos os horários seguem o fuso horário da sua própria igreja.

Tarefas automáticas em resumo

Cada uma é descrita abaixo.

1. Convites "Você foi escalado" (manhã)

Quando você escala alguém para uma data mais distante do que a janela de aviso da equipe, o convite fica retido em vez de ser enviado. Toda manhã, o TimelyChurch envia os convites retidos das datas que acabaram de entrar no prazo.

• Controlado por: Avisar com esta antecedência (dias) em Quando as pessoas são avisadas de que estão escaladas, nas Configurações de escala da equipe (padrão 30 dias; 0 = avisar as pessoas no momento em que são escaladas).
• Por que de manhã: é a primeira vez que um voluntário fica sabendo daquela data, então chega quando ele ainda pode arranjar cobertura.
• Datas dentro da janela nunca ficam retidas — escalar alguém para este domingo ainda o avisa na hora.

2. Aviso de vagas abertas para líderes (manhã)

Toda manhã, o TimelyChurch olha os eventos dos próximos 3 dias que ainda têm posições de serviço sem preencher e dá um aviso aos líderes da equipe responsável (no app, e por e-mail ou Telegram), no máximo uma vez por dia por evento. Assim, uma vaga aberta não fica quietamente aberta até a manhã de domingo.

3. Acompanhamento de convites sem resposta (meio da manhã)

É isso que torna o silêncio inofensivo:

• Lembra de novo todos que ainda estão Pendente nos dias que a equipe escolheu em Lembrar quem não confirmou (dias antes do evento) — padrão 4 e 2 dias antes do evento; no máximo um aviso por dia.
• Expira convites que ficaram sem resposta além do Prazo de resposta (dias depois do convite) da equipe quando Seguir em frente quando alguém não responde está ativado. O convite expirado é tratado como uma recusa, então a próxima pessoa do rodízio é convidada na mesma manhã.
• Encerra solicitações de preenchimento cujo prazo venceu sem ninguém assumir, e avisa o líder da equipe de que a vaga continua aberta.

Roda de manhã de propósito: quando um convite expira e passa adiante, a próxima pessoa tem o dia inteiro para responder.

4. Lembretes de serviço (noite)

Toda noite, o TimelyChurch lembra os voluntários Pendente ou Confirmado de uma data próxima — uma vez, no dia de lembrete da equipe.

• Controlado por: Enviar lembretes de serviço para esta equipe (ativado por padrão) e Enviar o lembrete com esta antecedência (dias) (padrão 2; 0 = na manhã do evento) nas Configurações de escala da equipe.
• Quando o dia de lembrete é 2 ou mais dias antes, os voluntários também recebem um último lembrete no dia anterior.
• Quem é escalado dentro da janela de lembrete (por exemplo, na sexta para o domingo) é lembrado na próxima execução da noite.
• Os lembretes vão pelo Telegram se o voluntário o vinculou; caso contrário, por e-mail.
• Designações recusadas nunca são lembradas, e ninguém recebe dois lembretes no mesmo dia.

Quer lembrar as pessoas em outro horário? Use Mais ações → Enviar lembretes na aba Serviço do evento, ou Lembrar N na Grade de escala, a qualquer momento. O lembrete automático também continua saindo.

5. Verificação "Pronto para domingo" (sábado à noite)

No sábado à noite, os administradores da sua igreja recebem um breve resumo para o domingo: ou "✅ Você está pronto para domingo", quando tudo está certo, ou "Quase pronto — algumas coisas para olhar", com os itens específicos e links para corrigi-los. Vai pelo Telegram se o administrador o vinculou; caso contrário, por e-mail. Igrejas sem eventos de domingo naquela semana não recebem nada.

6. Reinício mensal da contagem de serviço (dia 1 do mês)

Todo membro da equipe tem uma contagem de "vezes servidas neste mês" que o preenchimento automático usa para respeitar os limites mensais (Máx. vezes por mês na equipe e o limite de cada voluntário). Cada vez que alguém serve, a contagem sobe — no mês do evento, então confirmar alguém hoje para uma data do mês que vem conta para o mês que vem.

Logo após a meia-noite do dia 1, o TimelyChurch volta a 0 qualquer contagem que ainda pertença a um mês anterior. (O preenchimento automático também zera uma contagem antiga sempre que percebe uma, então equipes quietas também ficam corretas.) Quem já tem a contagem atual não é afetado.

7. Indisponibilidade recorrente (domingo à meia-noite)

Os voluntários podem definir padrões de indisponibilidade repetitivos como "a cada outro domingo" ou "1º domingo do mês" — veja Indisponibilidade recorrente. Todo domingo à meia-noite, o TimelyChurch transforma cada padrão ativo em datas bloqueadas concretas para os próximos 3 meses:

• Apenas datas que ainda não estão bloqueadas são adicionadas; as datas existentes ficam intactas.
• Cada data gerada leva o motivo do padrão (ou um padrão como "Recorrente: 1º domingo do mês") para que os líderes saibam por que está bloqueada.

Editar um padrão atualiza suas datas na hora, então o voluntário não precisa esperar até domingo para a mudança ter efeito.

Se as mensagens não estão chegando

• Confira se a equipe não desativou Enviar lembretes de serviço para esta equipe.
• Confira o Avisar com esta antecedência (dias) da equipe — uma data mais distante do que isso ainda não é anunciada.
• Confira se o voluntário tem um endereço de e-mail cadastrado ou vinculou o Telegram. Quem não tem nenhum dos dois não pode ser alcançado.
• Lembre-se de que designações recusadas e removidas nunca são lembradas.

Leitura relacionada

• Notificações para voluntários — as mensagens que essas tarefas enviam e o fluxo de aceitar/recusar
• Indisponibilidade recorrente — os padrões voltados ao voluntário que a tarefa de domingo lê
• Gerenciando a disponibilidade de voluntários — como as contagens mensais e as datas bloqueadas alimentam o preenchimento automático
• Preenchimento automático em cascata, convites de substituto e selos de ausência — o que acontece depois de uma recusa ou de um convite expirado