Contas a Pagar e Pagamentos

Visão Geral

O recurso de Contas a Pagar no TimelyChurch ajuda a rastrear dinheiro que sua igreja deve a fornecedores antes de ser pago. Em vez de registrar uma despesa no momento em que recebe uma fatura, você pode inserir a conta primeiro, acompanhar a data de vencimento e registrar o pagamento quando estiver pronto. Isso dá uma imagem clara das obrigações pendentes a qualquer momento.

Status de Conta

Uma conta também é marcada como Vencida se está não paga ou parcialmente paga e a data de vencimento passou.

Criando uma Conta

1. Navegue até Finanças > Contabilidade > Contas a Pagar.
2. Clique em Adicionar Conta.
3. Preencha os detalhes:
   • Beneficiário (obrigatório) — Selecione o fornecedor de quem é a conta. Se o fornecedor ainda não está no sistema, adicione-o primeiro na página de Beneficiários.
   • Número da Conta — O número de fatura ou conta do fornecedor para referência.
   • Data da Conta (obrigatório) — A data em que a conta foi emitida.
   • Data de Vencimento (obrigatório) — A data em que o pagamento vence. Deve ser na data da conta ou depois.
   • Valor (obrigatório) — O valor total devido.
   • Categoria — Selecione uma categoria de despesa para esta conta.
   • Fundo — Opcionalmente atribua a conta a um fundo específico.
   • Descrição — Notas sobre o que é a conta.
4. Clique em Salvar.

A conta aparecerá na lista de contas com status "Não Paga".

Visualizando Contas

A página de Contas a Pagar mostra um resumo no topo:

• Contagem e valor total em dólares de contas não pagas.
• Contagem de contas vencidas (contas não pagas após a data de vencimento).

Você pode filtrar a lista por:

• Status — Não Paga, Parcial ou Paga.
• Beneficiário — Mostrar contas de um fornecedor específico.

Contas são ordenadas por data de vencimento (mais próxima primeiro) para que você veja o que precisa ser pago mais cedo.

Pagando uma Conta

Quando estiver pronto para pagar uma conta:

1. Clique na conta na lista para abrir a página de detalhes da conta.
2. Clique em Pagar Conta (ou Registrar Pagamento).
3. Preencha os detalhes do pagamento:
   • Conta — Selecione a conta bancária de onde o pagamento sairá.
   • Data do Pagamento — A data em que o pagamento é feito.
   • Valor do Pagamento — O valor sendo pago. Para pagamento integral, corresponderá ao valor devido. Para pagamento parcial, insira o valor sendo pago.
   • Número do Cheque — Se pagando com cheque, insira o número do cheque.
4. Clique em Enviar Pagamento.

O Que Acontece Quando Você Paga uma Conta

• Uma transação de despesa é automaticamente criada na conta bancária selecionada com o beneficiário, categoria, fundo e descrição da conta.
• Se o valor do pagamento cobre o saldo restante integral, o status da conta muda para Paga.
• Se o valor do pagamento é menor que o saldo restante, o status da conta muda para Parcial e o saldo restante é rastreado.
• O saldo da conta bancária é atualizado automaticamente.

Dica: Você não precisa registrar separadamente a transação de despesa ao pagar uma conta. O sistema a cria para você. Se registrar a transação manualmente E pagar a conta, terá uma entrada de despesa duplicada.

Pagamentos Parciais

O TimelyChurch suporta pagamentos parciais de contas. Se não pode pagar uma conta integralmente:

1. Abra a conta e clique em Registrar Pagamento.
2. Insira o valor que está pagando (menor que o total devido).
3. Envie o pagamento.

O status da conta muda para "Parcial" e o valor pago é rastreado. Você pode fazer pagamentos adicionais até a conta ser totalmente paga.

Editando uma Conta

Você pode editar uma conta não paga ou parcialmente paga:

1. Clique na opção de editar na conta.
2. Atualize os detalhes conforme necessário.
3. Clique em Salvar.

Nota: Contas pagas não podem ser editadas. Se precisar corrigir uma conta paga, anule o pagamento primeiro.

Excluindo uma Conta

Contas não pagas podem ser excluídas:

1. Clique na opção de excluir na conta.
2. Confirme a exclusão.

Nota: Contas pagas não podem ser excluídas. Você deve anular o pagamento primeiro, o que retorna a conta ao status não paga.

Anulando um Pagamento de Conta

Se um pagamento foi registrado por engano ou um cheque foi devolvido:

1. Abra a página de detalhes da conta paga.
2. Clique em Anular Pagamento.
3. A conta retorna ao status "Não Paga" com o valor pago zerado.

O que acontece com a transação de despesa depende se foi conciliada:

• Se não conciliada: A transação de despesa é excluída.
• Se conciliada: A transação de despesa não pode ser excluída (para proteger a integridade da conciliação). Em vez disso, uma entrada de reversão é criada — uma transação de receita pelo mesmo valor com "VOID:" prefixado à descrição. Você verá um aviso explicando isso.

Página de Detalhes da Conta

Clicar em uma conta abre uma página de detalhes mostrando:

• Informações da conta (número, datas, valor, beneficiário, categoria, fundo)
• Status atual e valor devido
• Dias em atraso (se aplicável)
• Histórico de pagamentos (o registro de transação do pagamento)
• Quem criou a conta
• Opções para editar, pagar ou anular

Contas Recorrentes

Muitas obrigações com fornecedores se repetem em um cronograma regular — extratos mensais de utilidades, prêmios trimestrais de seguro, uma licença anual de software. Em vez de criar cada uma manualmente, você pode marcar uma conta como recorrente e deixar o TimelyChurch gerar a próxima automaticamente.

Criando uma Conta Recorrente

1. No formulário Nova Conta ou Editar Conta, marque a opção Esta é uma conta recorrente.
2. Escolha uma Frequência:
   • Semanal
   • Quinzenal
   • Mensal
   • Trimestral
   • Anual
3. Para contas recorrentes mensais, defina o Dia do Mês (1-31). Se um mês tem menos dias, o sistema usa o último dia daquele mês.
4. Para contas recorrentes semanais ou quinzenais, defina o Dia da Semana.
5. Opcionalmente defina uma Data Final de Recorrência. Após esta data nenhuma conta adicional é gerada.
6. Salve a conta como de costume.

Como Contas Recorrentes São Geradas

A conta recorrente que você cria é o modelo. Quando a próxima data de vencimento chega, o TimelyChurch gera uma nova conta filha vinculada ao modelo. A conta filha é uma conta normal — você a paga, edita ou anula como qualquer outra.

O modelo em si nunca é pago. Existe apenas para gerar contas filhas no cronograma.

Editando uma Conta Recorrente

Editar o modelo recorrente altera o cronograma e padrões que contas filhas futuras usarão. Contas filhas existentes não são modificadas — se precisar corrigir uma já gerada, edite essa conta filha diretamente.

Parando uma Conta Recorrente

Para parar de gerar contas futuras:

• Defina uma Data Final de Recorrência no passado, ou
• Exclua o modelo recorrente (contas filhas já geradas permanecem intactas).

Nota: Contas recorrentes rastreiam dinheiro que você deve a um fornecedor (com datas de vencimento e status de pagamento). Transações recorrentes registram entradas de receita ou despesa diretamente no razão. Use uma conta recorrente quando precisa rastrear quando algo vence antes de pagar; use uma transação recorrente quando a entrada é automática (por exemplo, um débito fixo mensal já deduzido pelo banco). Veja Transações Recorrentes.

Melhores Práticas para Contas

Insira contas quando as receber. Mesmo que não esteja pagando imediatamente, registrar a conta ajuda a ver suas obrigações totais e evitar vencimentos perdidos.

Revise a lista de contas semanalmente. Verifique vencimentos próximos e contas vencidas. O resumo no topo da página dá um instantâneo rápido.

Use o campo Beneficiário consistentemente. Sempre selecione o beneficiário correto no menu suspenso. Isso garante relatórios precisos de gasto por fornecedor e rastreamento 1099.

Atribua categorias e fundos. Categorização adequada garante que seus Relatórios de Demonstração de Resultados e de Variação de Orçamento sejam precisos.