Contas a Pagar e Pagamentos
Visão Geral
O recurso de Contas a Pagar no TimelyChurch ajuda a rastrear dinheiro que sua igreja deve a fornecedores antes de ser pago. Em vez de registrar uma despesa no momento em que recebe uma fatura, você pode inserir a conta primeiro, acompanhar a data de vencimento e registrar o pagamento quando estiver pronto. Isso dá uma imagem clara das obrigações pendentes a qualquer momento.
Status de Conta
| Status | Cor | Descrição |
|---|---|---|
| Não Paga | Vermelho | A conta foi inserida mas nenhum pagamento foi feito. |
| Parcial | Amarelo | Um pagamento parcial foi registrado, mas resta um saldo. |
| Paga | Verde | A conta foi totalmente paga. |
Uma conta também é marcada como Vencida se está não paga ou parcialmente paga e a data de vencimento passou.
Criando uma Conta
- Navegue até Finanças > Contabilidade e abra a aba Contas a Pagar (a página Contas e pagamentos).
- Clique em Adicionar conta a pagar. A janela Adicionar nova conta a pagar é aberta.
- Preencha os detalhes:
- Beneficiário (obrigatório) — Selecione o fornecedor de quem é a conta. Se o fornecedor ainda não está no sistema, adicione-o primeiro na página de Beneficiários.
- Conta nº — O número de fatura ou conta do fornecedor para referência.
- Data da Conta (obrigatório) — A data em que a conta foi emitida.
- Data de Vencimento (obrigatório) — A data em que o pagamento vence. Deve ser na data da conta ou depois.
- Valor (obrigatório) — O valor total devido.
- Categoria — Selecione uma categoria de despesa para esta conta.
- Fundo — Opcionalmente atribua a conta a um fundo específico.
- Descrição — Notas sobre o que é a conta.
- Conta recorrente — Ative para uma conta que se repete (veja Contas Recorrentes abaixo).
- Clique em Adicionar conta a pagar.
A conta aparecerá na lista de contas com status "Não Paga".
Visualizando Contas
A página de Contas a Pagar mostra um resumo no topo:
- Não pago — quantas contas ainda não foram totalmente pagas.
- Devido — o valor total em dólares ainda devido.
- Em atraso — quantas contas não pagas passaram da data de vencimento.
Você pode filtrar a lista por:
- Status — Todos os status, Não pago, Parcialmente pago ou Pago.
- Beneficiário — Mostrar contas de um fornecedor específico (Todos os beneficiários).
Cada linha mostra Conta nº, Beneficiário, Categoria, Data de vencimento (com os dias em atraso), Valor (e o valor já pago) e Status, além de um selo ↻ Recorrente nas contas recorrentes.
Contas são ordenadas por data de vencimento (mais próxima primeiro) para que você veja o que precisa ser pago mais cedo.
Pagando uma Conta
Quando estiver pronto para pagar uma conta:
- Na lista de Contas a Pagar, clique em Pagar na linha da conta — ou clique em Ver para abrir a página de detalhes da conta e clique em Pagar conta.
- A janela Pagar conta mostra a quem você está pagando e quanto. Preencha os detalhes do pagamento:
- Pagar da conta — Selecione a conta bancária de onde o pagamento sairá.
- Data do Pagamento — A data em que o pagamento é feito.
- Valor do Pagamento — O valor sendo pago. Para pagamento integral, corresponderá ao valor devido. Para pagamento parcial, insira o valor sendo pago.
- Cheque nº — Se pagando com cheque, insira o número do cheque.
- Clique em Registrar pagamento.
Pagar uma conta exige a permissão Editar na linha de Contabilidade do seu perfil.
O Que Acontece Quando Você Paga uma Conta
- Uma transação de despesa é automaticamente criada na conta bancária selecionada com o beneficiário, categoria, fundo e descrição da conta.
- Se o valor do pagamento cobre o saldo restante integral, o status da conta muda para Paga.
- Se o valor do pagamento é menor que o saldo restante, o status da conta muda para Parcial e o saldo restante é rastreado.
- O saldo da conta bancária é atualizado automaticamente.
Dica: Você não precisa registrar separadamente a transação de despesa ao pagar uma conta. O sistema a cria para você. Se registrar a transação manualmente E pagar a conta, terá uma entrada de despesa duplicada.
Pagamentos Parciais
O TimelyChurch suporta pagamentos parciais de contas. Se não pode pagar uma conta integralmente:
- Clique em Pagar na conta (ou em Pagar conta na página de detalhes dela).
- Insira o valor que está pagando (menor que o total devido).
- Clique em Registrar pagamento.
O status da conta muda para "Parcial" e o valor pago é rastreado. Você pode fazer pagamentos adicionais até a conta ser totalmente paga.
Editando uma Conta
Você pode editar uma conta não paga ou parcialmente paga:
- Na lista de Contas a Pagar, clique em Editar na linha da conta.
- Atualize os detalhes conforme necessário na janela Editar conta a pagar. (As configurações de recorrência são escolhidas ao adicionar a conta e não aparecem aqui.)
- Clique em Atualizar conta.
Nota: Contas pagas não podem ser editadas. Se precisar corrigir uma conta paga, anule o pagamento primeiro.
Excluindo uma Conta
Contas não pagas podem ser excluídas:
- Clique em Excluir na linha da conta (ou em Excluir conta a pagar na página de detalhes dela).
- Confirme a exclusão na janela Excluir conta a pagar ("Esta ação não pode ser desfeita.").
Nota: Contas pagas não podem ser excluídas. Você deve anular o pagamento primeiro, o que retorna a conta ao status não paga.
Anulando um Pagamento de Conta
Se um pagamento foi registrado por engano ou um cheque foi devolvido:
- Abra a página de detalhes da conta paga (ou parcialmente paga).
- Clique em Anular pagamento e confirme.
- A conta retorna ao status "Não Paga" com o valor pago zerado.
Anular exige a permissão Anular na linha de Contabilidade do seu perfil (incluída em Acesso completo).
O que acontece com a transação de despesa depende se foi conciliada:
- Se não conciliada: A transação de despesa é excluída.
- Se conciliada: A transação de despesa não pode ser excluída (para proteger a integridade da conciliação). Em vez disso, uma entrada de reversão é criada — uma transação de receita pelo mesmo valor, com a data de hoje, com "VOID:" prefixado à descrição. Você verá um aviso explicando isso.
Um pagamento de fatura não pode ser reembolsado. Se você usar Reembolsar na despesa criada ao pagar uma fatura, a ação é recusada com "Esta despesa é um pagamento de fatura — anule o pagamento da fatura em vez disso." Anular é a forma de desfazer um pagamento de fatura; isso também devolve a fatura a não paga. (Para o reembolso de um fornecedor sobre uma compra comum, veja Registrando um Reembolso em uma Despesa.)
Um pagamento não pode ter data dentro de um período que você já conciliou para aquela conta bancária, e o lançamento de estorno de uma anulação também não: ambos são recusados para que uma conciliação concluída continue equilibrada. Dê ao pagamento uma data posterior à data do extrato da sua última conciliação concluída.
Página de Detalhes da Conta
Clicar em uma conta abre uma página de detalhes mostrando:
- Informações da conta (Data da conta, Data de vencimento, Valor, Valor pago, descrição, categoria, fundo)
- Status atual e dias em atraso (se aplicável)
- Transação de pagamento — quando e de qual conta foi paga, com o número do cheque
- Quem criou a conta e quando foi atualizada pela última vez
- Botões Pagar conta, Anular pagamento e Excluir conta a pagar (a edição é feita na lista de Contas a Pagar)
Contas Recorrentes
Muitas obrigações com fornecedores se repetem em um cronograma regular — extratos mensais de utilidades, prêmios trimestrais de seguro, uma licença anual de software. Em vez de criar cada uma manualmente, você pode marcar uma conta como recorrente e deixar o TimelyChurch criar a próxima para você.
Criando uma Conta Recorrente
- Clique em Adicionar conta a pagar e preencha a primeira conta como de costume (a Data de vencimento dela define o cronograma).
- Ative Conta recorrente.
- Escolha uma Frequência: Semanal, Quinzenal, Mensal, Trimestral ou Anual.
- Opcionalmente defina uma Data de término (opcional). Após esta data nenhuma conta adicional é criada.
- Clique em Adicionar conta a pagar.
"A próxima conta será gerada automaticamente quando esta vencer." O TimelyChurch verifica as contas recorrentes toda manhã e cria a próxima conta da série — mesmo beneficiário, valor, categoria, fundo e descrição — com a próxima data de vencimento (por exemplo, um mês depois do vencimento desta conta, para uma conta mensal). Cada conta da série é uma conta normal que você paga, edita, anula ou exclui como qualquer outra, e cada uma mostra o selo ↻ Recorrente.
Parando uma Conta Recorrente
A frequência e a data de término são escolhidas ao adicionar a conta — a janela Editar conta a pagar não as altera. Para que uma série pare sozinha, defina a Data de término ao criar a conta recorrente.
Melhores Práticas para Contas
Insira contas quando as receber. Mesmo que não esteja pagando imediatamente, registrar a conta ajuda a ver suas obrigações totais e evitar vencimentos perdidos.
Revise a lista de contas semanalmente. Verifique vencimentos próximos e contas vencidas. O resumo no topo da página dá um instantâneo rápido.
Use o campo Beneficiário consistentemente. Sempre selecione o beneficiário correto no menu suspenso. Isso garante relatórios precisos de gasto por fornecedor e rastreamento 1099.
Fechando o ano: Contas não pagas ou parcialmente pagas datadas em um ano bloqueiam Fechar ano fiscal para esse ano — pague-as ou exclua-as primeiro. Veja Encerramento de fim de ano.
Atribua categorias e fundos. Categorização adequada garante que seus Relatórios de Demonstração de Resultados e de Variação de Orçamento sejam precisos.