Agendamento de Voluntários em Eventos
Quando um evento tem o recurso Volunteer Scheduling ativado, a aba Serving na página de detalhes do evento se torna o centro para definir quais funções de voluntário você precisa e designar pessoas para preencher. Este artigo cobre o fluxo completo, desde a definição das necessidades de serviço até o agendamento automático e lembretes.
Para gestão mais ampla de voluntários (qualificações, disponibilidade, equipes), consulte a seção volunteer-management.
Dica: Para planejar muitas semanas e pessoas de uma só vez — convidar, confirmar, lembrar e preencher uma escala inteira visualmente a partir de uma única tela — use a Grade de escala. Este artigo aborda a configuração de um único evento em detalhe; a Grade de escala é a visão de todos ao mesmo tempo.
Definindo Necessidades de Serviço
Uma serving need é uma vaga aberta de voluntário para um evento (por exemplo, "1 sound tech", "2 greeters", "3 nursery workers").
Adicionando uma Necessidade
- Abra o evento e clique na aba Serving.
- Clique em Add Serving Need.
- Escolha uma Position da lista de posições de serviço da igreja (por exemplo, Greeter, Sound Tech, Children's Lead).
- Informe o número de vagas necessárias.
- Opcionalmente, adicione notas (por exemplo, "Need someone with the new soundboard training").
- Salve.
Cada necessidade salva cria as vagas abertas; em seguida, você designa pessoas para essas vagas.
Designando Voluntários
Há várias formas de preencher as vagas, desde a designação manual de uma pessoa até o preenchimento totalmente automático.
Designação Manual Individual
- Na linha de uma serving need, clique em Assign.
- Pesquise uma pessoa.
- Selecione o status da designação (Pending, Confirmed, Declined).
- Salve.
Designação em Massa de Várias Pessoas
Se você já sabe quem quer para várias posições de uma vez:
- Clique em Bulk Assign na aba Serving do evento.
- Pesquise e selecione várias pessoas, mapeando cada uma a uma posição.
- Salve.
Designar uma Equipe Inteira
Se você tem uma equipe de serviço configurada, pode incluir todos os membros da equipe com um clique:
- Clique em Assign Team.
- Escolha a equipe e quais posições preencher com os membros da equipe.
- Salve.
Mostrar Voluntários Disponíveis
Para ver quem está disponível na data do evento (filtrando pessoas que informaram indisponibilidade pelo portal), abra a visão de voluntários disponíveis. Ela retorna uma lista de candidatos com o status de disponibilidade indicado.
Agendamento Automático
O TimelyChurch pode pontuar e escolher automaticamente o melhor voluntário para cada vaga aberta. O sistema de pontuação considera qualificações, disponibilidade na data do evento e carga recente de serviço (para que o mesmo voluntário não seja solicitado toda semana).
Preencher Automaticamente uma Posição
Preencha automaticamente uma vaga aberta em uma serving need:
- Clique na ação Auto-Fill na posição.
Preencher Automaticamente o Evento Inteiro
Preencha automaticamente todas as vagas de serviço abertas em uma operação:
- Clique em Auto-Fill All na aba Serving do evento.
Inspecionar Candidatos Pontuados
Se você quiser ver a lista classificada de candidatos que o sistema escolheria para uma posição (sem confirmar), abra a visão de candidatos pontuados. Ela retorna cada candidato com sua pontuação, fatores de qualificação e eventuais bloqueios (indisponibilidade, qualificação ausente).
Dica: Para agendamento automático em toda a série que preenche todos os eventos de uma série recorrente de uma vez, consulte o fluxo Auto-Fill Series em Gerenciando Séries de Eventos.
Ações Rápidas
Alguns atalhos aceleram padrões comuns ao preencher um evento.
Copiar Voluntários de um Evento Semelhante
Se o culto da semana passada teve uma ótima equipe, basta cloná-la:
- Clique em Copy From Event.
- Pesquise um evento semelhante (o sistema sugere eventos do mesmo tipo e modelo).
- Escolha quais posições copiar.
- Salve.
Confirmar Designações em Massa
Depois que o auto-fill coloca candidatos como Pending, você pode definir todos como Confirmed em massa sem clicar em cada um.
Enviando Lembretes a Voluntários
Depois que os voluntários são designados, o TimelyChurch pode enviar e-mails de lembrete sobre a função de serviço que terão em breve.
Lembrete Manual em Massa
Envie lembretes para um evento agora:
- Clique em Send Volunteer Reminders na aba Serving.
Lembrete Diário Automatizado
O TimelyChurch roda automaticamente todos os dias às 18:00 e envia e-mail a todo voluntário que servirá no dia seguinte, sem nenhuma intervenção manual.
Links de Ação no E-mail
Os e-mails de lembrete a voluntários incluem botões de aceitar e recusar. O voluntário pode confirmar ou recusar diretamente pelo e-mail, sem fazer login. O link é seguro (não pode ser adulterado) e vinculado a uma designação específica.
Solicitações de Substituto
Quando um voluntário confirmado não pode servir, ele (ou um administrador) pode marcar a designação como precisando de substituto. A partir daí, você pode criar uma solicitação de substituto, cancelá-la ou atendê-la (marcar como preenchida).
O fluxo de substituto se integra ao sistema de notificações mais amplo, para que substitutos elegíveis sejam notificados e possam assumir a vaga aberta.
Modelos de Escala de Equipe
Se uma equipe de serviço tem um modelo de escala publicado, aplicá-lo a um evento cria automaticamente todas as serving needs padrão desse evento em uma etapa. Configure isso em:
- Aba Templates na página de configuração da equipe (Groups > [Team] > Templates).
- Aplicar a um único evento: ao criar o evento, selecione o modelo em Apply Template.
- Apply automatically: configure a regra auto-apply to event types do modelo (por exemplo, "Worship"), e todo novo evento desse tipo chega com as posições do modelo pré-carregadas — sem aplicação manual.
Esse comportamento de aplicação automática é o maior economizador de tempo no agendamento de voluntários. Para o passo a passo completo de configuração, consulte Modelos de Escala de Equipe. Para o modelo mental completo, consulte Como o Agendamento de Voluntários Está Organizado.
Resumo do Fluxo de Serviço por Evento
Um fluxo típico de culto dominical:
- Crie o evento (ou gere a partir de uma série); o modelo cria automaticamente as serving needs.
- Execute Auto-Fill All para pontuar e propor candidatos.
- Revise as propostas; troque manualmente as que parecerem inadequadas.
- Clique em Bulk Confirm para confirmar todos os auto-fills.
- Clique em Send Volunteer Reminders (ou aguarde o job diário das 18:00).
- Os voluntários clicam em Accept/Decline no e-mail; recusas viram solicitações de substituto automaticamente.